Offre d'emploi







HR & Administration Officer


Référence 114829
Salaire xxx/ mois
Localisation Mopti / Mali
Type contrat CDD
Expiration 30 Avril 2021

Description de l'offre

Description de l'emploi

HR & Administration Officer - (210002LW)

HUMAN RESOURCES & ADMINISTRATION OFFICER
(Les candidatures féminines sont fortement encouragées)
DEPARTEMENT : RH ET ADMINISTRATION
LIEU DE TRAVAIL : MOPTI
GRADE : 4.1
DUREE DU CONTRAT : CDD

LE BUT DU ROLE :
Basé à Mopti et sous la supervision directe du Coordinateur des ressources humaines et de l’Administration, il/elle devra s'assurer que les opérations administratives quotidiennes et les fonctions des RH sont exécutées conformément aux politiques, aux procédures et aux pratiques des RH de Save the Children International.
Il/Elle jouera le rôle d'interface et de coordination pour l'ensemble des services internes et externes et assurera la diffusion des informations au sein du bureau et sera le garant de la bonne mise en œuvre des politiques/procédures administratives de l’organisation.
Il travaillera sur la base des procédures et politiques SCI, dans le contexte normal, ainsi que dans le contexte des urgences.
Il ou Elle appuiera le Coordinateur des ressources humaines et de l’Administration dans le processus des recrutements et de gestion des performances, ainsi que dans la mise en œuvre de la politique de protection de l'enfance de Save the Children dans les sous bureaux du Nord & du Centre.

DIMENSION DU POSTE
Rapporte au : Coordinateur des ressources humaines et de l’Administration
Staff sous la supervision de ce poste : N/A

Responsabilité budgétaire : N/A
Etendu du Rôle : travaille en coordination avec l’équipe RH et Administration du Centre et du Nord, l’Inspection du travail, l’INPS, CANAM et assure les relations, avec les autres partenaires.
Il/Elle travaillera avec les auditeurs au besoin en vue de fournir les documents requis et répondre à toutes les questions liées aux audits des dossiers du personnel et de l’Administration.
Il/Elle coordonnera avec le staff HR de Bamako pour les accès dont il n’a pas avec ORACLE et TALEO.

PRINCIPALES RESPONSABILITES :

Politique/conseil/gestion :
Appuyer le Coordinateur RH et Administration à faire respecter les politiques et les procédures du SCI en matière de ressources humaines au sein des bureaux du Centre et du Nord ;
Assurer un niveau élevé de confidentialité des données relatives au personnel et veiller à ce que toutes les informations relatives aux employés soient tenues à jour, complètes et conservées dans un lieu sécurisé.
Maintenir une connaissance approfondie des politiques nationales du Mali en matière de ressources humaines et d'administration et veiller à leur application cohérente.
Fournir, en temps opportun et à la demande du supérieur hiérarchique, des séances d'information au personnel sur les nouveaux développements en matière de politiques, afin d'assurer une application correcte et cohérente grâce à la formation, à la surveillance et aux mesures de suivi appropriées.
Fournir des conseils et un soutien aux responsables/coordonnateurs de terrain et aux chefs de projet sur les questions relatives aux ressources humaines, notamment le recrutement, l'orientation, le développement de carrière, l'évaluation des performances et la séparation.
Aider périodiquement les responsables des projets à rédiger ou à modifier les descriptions de poste en fonction des besoins.
Appuyer le Coordinateur RH et Administration à coordonner les questions disciplinaires et à donner des conseils et agir conformément à la législation du travail en vigueur et aux politiques et procédures internes de Save the Children au Mali.

RESPONSABILITES SPECIFIQUES AUX RESSOURCES HUMAINES

Recrutements :
Coordonner le processus de recrutement à travers la plateforme Taleo et assurer leur intégration dans Oracle
Appuyer les managers dans l’élaboration des Termes De Référence des recrutements ;

A la demande du supérieur hiérarchique, organiser et coordonner le processus des recrutements, en collaboration avec le département technique, en participant activement au processus.
S’assurer que les descriptions de poste sont mises dans le bon format et que la demande de recrutement est bien renseignée et signée par toutes les parties.
Veiller à la diffusion des annonces de recrutement aussi bien à l’interne qu’à l’externe à, travers TALEO et au niveau des services et structures appropriés, etc.
Assurer la mise à jour et le suivi du tracer de recrutements et le partager avec le bureau principal.

Orientation du personnel
Coordonner et élaborer des plans d'intégration efficaces, en veillant à ce que le personnel soit au courant des politiques et des pratiques relatives à son emploi.
Veiller sur la mise en œuvre du calendrier d'intégration pour les nouveaux employés en coordination avec les Superviseurs hiérarchiques.
Coordonner et s'assurer que les nouveaux employés sont formés, comprennent et signent les politiques de Save the Children telles que la Politique de défense de l'enfant et le Code de conduite, la fraude l’induction globale et autres politiques de Save the Children ;
Coordonner l’orientation des employés nouvellement recrutés avec leur superviseur.
Coordonner la mise à niveau périodique du personnel ancien

Coordination de la revue des performances du Personnel
Appuyer le Coordinateur RH et Administration dans la coordination du processus de gestion des performances des staffs des sous bureaux du Nord et du Centre.
Appuyer les employés dans la gestion des évaluations de performance et dans la fixation des objectifs dans le système ORACLE
Assurer le suivi et la transmission de l’extraction des rapports trimestriels des évaluations du personnel.
Appuyer le Coordinateur RH et Administration dans la collecte des besoins en formation.

Gestion administrative du personnel :
Assurer l’extraction du rapport des congés du Nord et du centre en vue d’une mise à jour et l’ajustement pour chaque employé dans Oracle.
Assurer la mise à jour de l’archivage physique et numérique et le classement des dossiers du personnel des bureaux du centre et du nord.
Faire la mise à jour régulière de la liste du personnel des bureaux du centre et du nord.
Assurer la mise à disposition des bulletins de salaires des employés et le classement des duplicatas.
Suivre l’épuisement des congés/permissions et dans le système Oracle et remonte à son supérieur hiérarchique.
Assurer le respect des procédures administratives d’absence et de congé
S’assurer que tout nouvel employé a une copie de sa description de tâches et de son contrat de travail.
Organiser des visites médicales d’embauches pour tous les employés recrutés.
Organiser et veille au suivi des visites annuelles périodiques de tous les staffs du centre et du nord.
Assurer le visa des contrats par le médecin du travail et par l’inspection du travail et acheminer les copies physiques à Bamako.
Assurer le suivi des dates de fin de contrats et prendre les dispositions pour la notification d’extension ou de notification de préavis.

A la demande du supérieur hiérarchique, être l’interphase avec les administrations nationales relatives à l’emploi telles que la l’inspection du travail, l’ANPE, l’INPS ; la CANAM etc.
Assurer la mise à jour et le suivi de la déclaration/immatriculation ou le transfert des employés à l’INPS pour l’obtention d’un numéro ou de la carte de sécurité sociale.
Assurer, auprès de l’INPS, le suivi du paiement des allocations familiales de tous les staffs du centre et du nord.
Appuyer les staffs dans la constitution de leurs dossiers allocataires et suivre leur évolution au niveau de l’INPS.
Suivre le retrait des staffs partant dans l’assurance maladie avec l’Assistant des opérations HR Basé à Bamako immédiatement à la date de départ.
Suivre le retrait des staffs partant dans la flotte de communication de Save the Children immédiatement à la date de départ.
Suivre la fermeture des adresses emails professionnelles avec le IT immédiatement à la date de départ.
Veiller au bon respect des conventions médicales d’assurance souscrites par Save the Children International.
Participation dans l’élaboration des rapports trimestriels et annuels des Ressources Humaines
Garder la confidentialité sur les questions relatives à la gestion du personnel de Save the Children au Mali

RESPONSABILITES SPECIFIQUES A L’ADMINISTRATION

Facilities Management :
Elaborer les ordres de mission, après réception des demandes, faire signer par le Coordinateur RH et Administration et classer un exemplaire dans le chrono.
Assurer les paiements des factures l’EDM et SOMAGEP etc.
Réceptionner et gérer des courriers (Arrivée et Départ) du bureau de Mopti.
Traiter les factures d’hôtel et déposera à la finance après le processus de signature.
Gérer les fournitures de bureau.
Faire les réservations des vols ECHO flight et des chambres d’hôtels.
Appuyer le supérieur hiérarchique dans l’organisation des déménagements.

Au besoin, fournir un soutien logistique aux invités, aux visiteurs, y compris les organisations partenaires.
Au besoin, organiser les différents ateliers en collaboration avec la Logistique.
Appuyer le personnel dans l’organisation des voyages nationaux et internationaux.
Gestion des contrats de bail avec les prestataires des services
Appuyer le supérieur hiérarchique dans la mise à jour de la liste des bailleurs.

A la demande du supérieur hiérarchique, contacter et assurer les petites réparations et les travaux de maintenance.

Relations avec l’extérieur
A la demande du supérieur hiérarchique, apporter une assistance à la circulation de l’information et à la transmission des décisions et/ ou les invitations entre l’Organisation et les autorités gouvernementales.

La gestion de la Guest House :
Assurer un suivi rigoureux afin de maintenir l’hygiène, l’assainissement du bureau de Mopti et du guest-house
Assurer une meilleure gestion du guest-house et remonter des problèmes au besoin au niveau du Coordinateur RH et Administration
Assister et travailler avec le Coordinateur RH et Administration sur tous les aspects opérationnels de la guest house et s’assurer que les locaux sont en bon état de fonctionnement.
Assurer la disponibilité des matériels et équipements nécessaires et leur maintenance.
Suivre la bonne utilisation des matériels et des produits d’entretiens mis à la disposition des hygiénistes.
Inspecter les lieux (chambres, toilettes, Cuisines, etc.) pour s’assurer de l’état de propreté interne et externe des lieux et vérifier le stock (qualité, les niveaux de stock nominale, l'expiration, etc.).
Surveiller et maintenir le fonctionnement et les frais généraux afin de maintenir un maximum de revenus pour l'organisation.
S’assurer d’une bonne condition d’accueil et d’hébergement des visiteurs.

Autres responsabilités professionnelles
Les fonctions et responsabilités énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustives. Le titulaire de poste peut être amené à exécuter des tâches supplémentaires en fonction de son niveau de compétences et d'expérience.

QUALIFICATIONS, EXPERIENCE ET APTITUDES
Niveau d’étude Licence (bac+3 ans) en GRH, en droit ou dans un domaine connexe
Avoir 3 à 5 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l’Administration et des Ressources Humaines de préférence avec une Organisation Internationale
Avoir de l’expérience dans les réservations de vol ECHO et dans la gestion des factures est un grand atout
Etre familier avec la législation du travail au Mali
Avoir une expérience démontrée dans la rédaction des correspondances administratives
Avoir une bonne capacité de communication écrite et verbale en français.
Parler l’Anglais est un atout considérable.
Avoir d’excellentes compétences du pack Office ainsi que de l’utilisation de la messagerie électronique.
Avoir le sens de la responsabilité, de la rigueur, de la confidentialité et de l’honnêteté.
Avoir une excellente connaissance de l’environnement humanitaire ou du milieu des ONG internationales.
Etre disponible à voyager dans le Nord et le Centre
Avoir l’experience de travailler avec les platesformes Taleo et Oracle est un atout très favorable.

Lieu principal: Mopti
Type de contrat: CDD
Date de clôture (période de dépôt des candidatures) - Externe: 30 avr. 2021


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