Coordinateur.ice régional.e fonctions supports – afrique de l’ouest

À propos de BSF
Créée en 2007 par l’historien Patrick Weil, Bibliothèques Sans Frontières renforce le pouvoir d’agir des populations vulnérables en facilitant leur accès à l’information, l’éducation et la culture. L’association déploie ses projets inclusifs et innovants dans une trentaine de pays à travers le monde afin de permettre aux personnes frappées par les crises et la précarité de s’instruire, se divertir et (re)construire leur avenir. Grâce à ses outils innovants, sa bibliothèque de contenus et son expertise en matière de médiation, BSF et ses partenaires s’emparent des enjeux majeurs du XXIème siècle tels que l’éducation, la lecture et la culture, la citoyenneté et la cohésion sociale, la santé ou encore l’emploi et l’entrepreneuriat.
Chez BSF, les décisions de recrutement sont prises sur la base des compétences et qualités des candidates et candidats au regard des besoins de l’association dans le cadre d’un processus respectueux et inclusif. BSF recrute et emploie des personnes quels que soient leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur religion, leur origine culturelle ou ethnique ou leur handicap.


Contexte du poste
Après 17 ans d’actions, Bibliothèques Sans Frontières opère un changement d’échelle pour répondre à l’urgence : notre objectif est de tripler notre volume opérationnel d’ici 2030, pour transformer la vie de 3 millions de personnes grâce à nos projets. Bibliothèques Sans Frontières a aussi pour ambition de devenir un acteur de référence dans l’invention et la diffusion à l’échelle mondiale d’instruments de politiques éducatives et sociales efficaces, à un moment où ces dernières n’ont jamais été aussi nécessaires.
L’un des éléments-clé de cette stratégie appelée « Horizon 2030 », repose sur le renforcement de la présence et l’action de Bibliothèques Sans Frontières au plus près de ses bénéficiaires et de ses partenaires. C’est dans ce cadre que Bibliothèques Sans Frontières a ouvert, en 2022, un bureau régional Afrique de l’Ouest, dont le siège se situe à Dakar. BSF met actuellement en œuvre des projets au Sénégal, en Côte d’Ivoire, au Niger, au Nigéria, au Burkina Faso.
Dans ce contexte, Bibliothèques Sans Frontières recrute un.e coordinateur.rice régional.e des fonctions support basé à Dakar au Sénégal.


Positionnement dans l’organigramme
Le/la coordinateur.rice régional.e fonctions Support est placé sous l’autorité hiérarchique du directeur régional Afrique de l’Ouest et travaille en lien étroit avec le coordinateur des programmes régional.
Il/elle travaille également en lien très étroit avec les départements admin/financier, RH et logistique au siège.
Il/elle encadre le personnel en charge de la gestion administrative, financière, RH et logistique basé au Sénégal et accompagne le personnel en charge de la gestion administrative, financière, RH et logistique basé dans les autres pays d’intervention de la région. Il/elle assure une gestion directe dans les zones sans personnel dédié.


Missions principales
Garantir une gestion rigoureuse des RH, de l’administration, des finances et de la logistique dans le respect des législations nationales, des politiques et procédures en vigueur de BSF et des procédures bailleurs.

Finance et administration
• Garantir le respect des législations nationales et des procédures BSF et bailleurs
• Appuyer le Directeur régional dans la définition de sa stratégie financière afin de garantir la stabilité financière de la région
• Etablir les budgets et documents administratifs liés aux projets
• Assurer le suivi budgétaire mensuel en lien avec le département admin-fin du siège
• Suivre et analyser l’affectation des coûts
• Garantir la bonne tenue des comptabilités de la région
• Superviser la clôture mensuelle, la révision et l’intégration des comptabilités de la région
• Superviser la trésorerie et veiller au bon approvisionnement du compte et des caisses.
• Superviser la gestion des caisses et coffres et veiller à la sécurité des fonds et des transferts de fonds
• Préparer et accompagner les audits en lien avec le département administratif et financier au siège.
• S’assurer de l’archivage des conventions et du suivi des versements bailleurs.
Ressources humaines


• Veiller à l’application des politiques RH définies par l’association et contribuer à leur amélioration continue
• Centraliser les données liées à la gestion du personnel, superviser le suivi des contrats et le paiement des salaires
• Assurer une veille juridique
• Superviser les recrutements et l’intégration des nouvelles recrues
• Coordonner le renforcement des capacités du personnel
• Être à l’écoute des problématiques remontées par les équipes et garantir des conditions de travail satisfaisantes

Logistique
• Assurer l’interface entre les bureaux pays et le service achat et expéditions au siège : rédaction et archives des demandes et ordres d’achats, suivi des commandes, des réceptions et des expéditions.
• Garantir le respect des procédures d’achat et des seuils de validation
• Gestion et suivi des Appel d’offres locaux, (appel à manifestation d’intérêt)
• Suivre et optimiser les pratiques logistiques et les procédures des différents bureaux.
• Suivre le parc équipement (y compris les outils de communication) et la gestion des stocks.
• Suivre le parc auto et la mise en place de log books/consommation carburant.
• Former les équipes aux procédures logistiques
• Appuyer les missions sur l’analyse de contexte et la mise en place d’outils de veille pour optimiser la gestion de la sécurité, en lien avec le Directeur régional et le siège.

Profil recherché
• Expérience d’au moins 3 ans en gestion financière, RH et/ou logistique en solidarité internationale
• Connaissance des règles administratives et financières des bailleurs de fonds notamment UE, AFD, Nations-Unies
• Maîtrise du Français et de l’Anglais indispensable
• Excellente maitrise de la suite Microsoft Office
• Bonne gestion du stress
• Rigueur, organisation et fiabilité
• Capacité à travailler en autonomie et force de proposition
• Sens de la pédagogie
• Qualités relationnelles et de communication

Conditions de recrutement
• Lieu de travail : Dakar, Sénégal, avec des déplacements réguliers dans la région
• Type de contrat : contrat à durée déterminée de droit français (CDDU) en cas d’expatriation / contrat de droit sénégalais pour les nationaux
• Durée du contrat : 12 mois, renouvelable
• Date de démarrage : dès que possible
• Rémunération : Selon grille salariale de BSF et expérience

Avantages en cas d’expatriation :
• Indemnité pour frais de vie
• Indemnité logement
• Système de protection sociale adaptée à l’expatriation (CFE, complémentaire santé, prévoyance, assistance rapatriement et responsabilité civile)
• 1 billet d’avion A/R (adresse contractuelle-pays d’expatriation) annuel pour congés payés pour tout contrat de 12 mois minimum.
• Acquisition de 2.5 jours ouvrés de congés payés par mois ; acquisition de 1,16 jours ouvrés de RTT par mois (en 2024).
• Poste non accompagné.