L’Ambassade de Belgique au Mali cherche un(e) Collaborateur administratif polyvalent, principalement actif dans le domaine consulaire

Contrat à durée indéterminée

EMPLOYEUR
Ambassade du Royaume de Belgique au Mali
Rue 247 Porte 209, Quartier Hippodrome – B.P. E 1633 Bamako, Mali

Contenu de la fonction
En tant que « collaborateur front office» : accueillir et réceptionner en première ligne les questions, demandes et dossiers des citoyens belges ou étrangers afin d’apporter une réponse ou aide immédiate ou de les relayer/transmettre au responsable.

Exemples de tâches :
- Informer le visiteur sur les documents nécessaires, les règles et procédures, les délais etc.
- Informer et répondre aux demandes par mail, téléphone ; les faire suivre si nécessaire auprès d’un responsable.
- Mener des interviews utiles (par ex. mariages de complaisance).
- En tant que « collaborateur back office» : préparer, encoder et suivre l’évolution des dossiers selon les procédures et règles en vigueur afin de soutenir le responsable/service/poste dans ses activités consulaires.

Exemples de tâches :
- Vérifier les documents et faire compléter les dossiers introduits le cas échéant en contactant le demandeur.
- Vérifier les documents si nécessaire sur le plan de leur authenticité.
- Tenir à jour diverses bases de données dont dossier de crise, web site avec les nouvelles instructions, …
- Répondre au courrier des citoyens belges ou étrangers, des autorités locales, consulats honoraires etc. en relation avec les affaires consulaires.
- En tant que « collaborateur au secrétariat » : exécuter des tâches de secrétariat afin de soutenir le responsable/service/poste dans sa gestion administrative quotidienne.

Exemples de tâches :
- Gérer des agendas, bases de données, ou autres plannings.
- Gérer des demandes et dossiers administratifs avec les autorités nationales
- Trier et enregistrer la correspondance entrante et sortante
- Relire et corriger si nécessaire des documents (orthographe, lay out…)
- Rédiger des courriers/notes verbales/communications diverses sous la supervision du responsable.
- Créer des tableurs et préparer des présentations simples.
- Dresser des PV de réunions internes.
- Assurer ou appuyer les collègues dans des tâches différentes pour la bonne gestion du poste
- Compétences exigées ou souhaitées et conditions de recrutement
- Compétences comportementales

Pouvoir travailler en équipe
- Contribuer à un bon esprit d’équipe et à une bonne ambiance de travail en : partageant ses idées et les informations utiles, écoutant les opinions des autres, participant aux activités du service, étant prêt à aider spontanément ou à la demande et unir les forces, évitant et résolvant les conflits.
- Etre orienté service (usagers internes et externes)
- Accorder la priorité aux besoins des usagers (internes et externes) et offrir un service rapide, proactif, personnalisé, efficace (avec la transparence et l’intégrité requise), et en établissant des contacts constructifs.
- Faire preuve de respect
- Montrer du respect envers les autres et se montrer ouvert par rapport à leurs idées, leurs opinions, leurs différences culturelles ou autres
- Accepter les procédures et les instructions dans le respect de soi et des autres.
- Etre fiable/de confiance/loyal
- Agir de manière honnête, conformément aux attentes du poste, respecter les principes déontologiques dont la confidentialité et l’intégrité, respecter ses engagements et éviter toute forme de partialité.
- Pouvoir s’adapter/ Faire preuve de flexibilité Adopter une attitude souple, s’adapter aux changements et face à des situations variées.
- Etre flexible tant au niveau des rôles et des tâches attribuées, des horaires de travail et si nécessaire quant au lieu de travail.
- Etre capable de s’auto développer
- Chercher continuellement à progresser dans sa fonction et si nécessaire, prendre des initiatives pour développer de nouvelles compétences, en fonction des moyens disponibles.
- S’investir pour atteindre ses objectifs S’impliquer, mettre le maximum en œuvre et montrer la volonté pour atteindre ses objectifs et les objectifs du service et/ou du poste.
- Assumer la responsabilité de la qualité des actions entreprises.

Compétences techniques
- Connaissances et aptitudes techniques nécessaires pour exercer le métier (dont certificats, permis de conduire etc.)
- Permis de conduire : serait un atout
- Diplôme d’études secondaires supérieures ou attestation démontrant une expérience utile équivalente.
- Expérience préalable dans le travail consulaire : serait un atout
- Règlementation et contextes interne/externe (législations locales, normes et procédures internes, normes tacites, usages locaux, etc.)
- Maîtrise de la législation locale : serait un atout
- Maîtrise des normes et procédures consulaires belges : serait un atout

Langues
- Niveau de Français : avancé
- Niveau de Bambara : avancé
- Niveau d’une ou de plusieurs autres langue(s) du Mali : serait un atout
- Niveau de Néerlandais : serait un atout
- Outils ICT (bureautique, logiciels spécifiques, etc.) Maîtrise des outils internet et des programmes Office MS de traitement de texte (Word), courriel (Outlook), tableur (Excel) : avancé
- Maîtrise des programmes Office MS de présentation (PowerPoint), bases de données (Access), mise en page (Publisher) : atout

Techniques d’expression écrite (rédaction de mails, lettres, PV de réunions, note d’avis, etc.) Avancé
Techniques d’expression orale (répondre au téléphone, donner de l’information usagers, faire une présentation, mener une réunion, défendre une position, etc.)Avancé

Seront considérés comme des atouts :
- Permis de conduire
- Maîtrise de la législation locale
- Maîtrise d’une ou de plusieurs autres langue(s) du Mali
- Maîtrise du Néerlandais
- Expérience préalable dans le travail consulaire
- Conditions de recrutement
- Fournir un CV et une lettre de motivation signée, écrite à l’ordinateur (éventuellement aussi des lettres de recommandation, le cas échéant).
- Fournir la copie d’un diplôme d’études secondaires supérieures ou d’une attestation. démontrant une expérience utile équivalente.
- Prouver une expérience professionnelle similaire de 3 ans minimum.
- Fournier les coordonnées de 3 personnes qui peuvent fournir des références à propos de la formation et le parcours professionnel
- Démontrer une parfaite connaissance du Français (oral et écrit) et du Bambara (oral).
- Démontrer une parfaite maîtrise des outils informatiques.
- Réussir les tests de sélection.
- Disposer d’un permis de séjour et de travail.
- Procédure de sélection

Les dossiers de candidature sont à envoyer au plus tard le 17 Mai 2021 à l’adresses E-mail suivante : ... et ayant comme objet « Ambassade collaborateur Adiminstratif-03-05-2021 ».

NB : Seuls les candidats présélectionnés seront convoqués pour les tests et entretiens. Les dossiers de candidature ne seront pas retournés.

Nous offrons :
- Une rémunération brute de 586.935 XOF.
- Un contrat à durée indéterminée après une période de stage.
- Une intervention possible dans les déplacements et dans les frais de téléphone.
- Prise en charge de tous les déplacements professionnels.
- Un environnement de travail international avec perspectives d’évolution.

Plus d’informations ?
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