Offre d'emploi





Assistant Financier et Administratif


Référence 129431
Salaire xxx/ mois
Localisation Dakar / Sénégal
Expiration 30 Mai 2022
Offre visitée 540 fois
Description de l'offre


Assistant Financier et Administratif

Date: 16 mai 2022
Lieu: DAKAR, Sénégal
Entreprise: Plan International

RAISON D’ETRE DU POSTE
Le projet «Opportunité d’autonomisation Socio-Economique des jeunes, pour une transformation des Rapports sociaux de genre au Sahel (OSEER) a pour objectif général de promouvoir l’autonomisation socio-économique de jeunes femmes et hommes parmi les plus vulnérables, par une approche transformatrice des rapports sociaux de genre et l'engagement des jeunes en tant qu’acteurs/trices du changement au Sahel. OSER est un programme sous régional couvrant 3 pays à savoir le Burkina Faso, le Mali et le Sénégal. Il vise 3 objectifs spécifiques qui sont :
• Accompagner l’autonomisation socio-économique de jeunes 2600 jeunes femmes et hommes parmi les plus vulnérables, dans le cadre d’interventions modèles adaptées aux contextes nationaux des 3 pays ; au Burkina Faso en zone de crise humanitaire dans les régions du Sahel, Centre-Nord et Centre
• Contribuer à l'amélioration d'un cadre légal et politique en faveur de l'autonomisation socio-économique des jeunes et de l'égalité femme-homme à travers le renforcement de capacités, l'accompagnement et la mise en réseau de 300 groupes de jeunes porteurs de ce plaidoyer aux niveaux local et national;
• Renforcer l’expertise régionale et la qualité des interventions de Plan International et des principales parties prenantes en matière d’autonomisation socio-économique transformatrice des rapports sociaux de genre, des jeunes femmes et hommes par la mise en place d'un Centre d’Expertise Régional (CaPE) de capitalisation, de partage, et d’échanges en vue d’améliorer le développement des compétences des jeunes (18-35 ans), y compris les personnes déplacées internes, et de les aider à trouver des opportunités d'emploi et à promouvoir la cohésion sociale dans les régions de l'Est et du Centre-Nord du Burkina Faso en proposant des solutions innovantes.
Le projet est prévu pour une durée de 3 ans, de Mars 2022 à Janvier 2025 et sera mis en œuvre sur le terrain par 2 ONGs locales, YMCA et ENDA JEUNESSE ACTION.

Dimensions du poste
Sous la responsabilité du chef de projet et en étroite collaboration avec le Département des Finances du bureau national et terrain de Plan International Sénégal, des parties prenantes (partenaire, donateurs, etc.) le / l’Assistant Administratif et Financier s’assure de la réalisation des tâches suivantes :
• Il/elle assure le suivi de l’exécution du budget des Subventions dans son portefeuille ;
• Il/elle a une responsabilité financière directe en matière d’enregistrement et de documentation des opérations financières effectuées dans le cadre du projet ;
• Il/elle produit des rapports périodiques sur la situation financière et comptable du projet ;
• Il/elle travaillera avec plusieurs partenaires avec l’appui de l’équipe des finances du bureau national et des bureaux de terrain;
• Il/Elle s’assurera que les exigences relatives à la clôture du système comptable et financier et le suivi des transactions sont effectuées conformément aux politiques, procédures et lois sénégalaises ;
• Il/Elle collabore avec les responsables de la logistique et de l’approvisionnement pour la gestion des paiements des fournisseurs et les tâches administratives au niveau du bureau national.
• Il/Elle sera basé(e) au Bureau national de Plan International Sénégal basé à Dakar;
• Il/Elle n’a pas de personnel à superviser.


RESPONSABILITES

1. Processus de Planification et de Budgétisation du Projet
• Préparer les documents de suivi budgétaire du projet en conformité avec le Plan de Mise en œuvre du Projet ;
• Mettre à jour les outils de suivi de planification budgétaire via le système de gestion financière et l’équipes programme ;
• Vérifier que toutes les modifications budgétaires sont conformes au Contrat de la Subvention ;
• Préparer la situation mensuelle des engagements du Projet avant la clôture mensuelle du système comptable et s’assurer qu’elle est exhaustive.

1. Gestion de la Comptabilité et de la Trésorerie
• Recevoir, examiner et suivre toutes les demandes de paiement conformément au budget disponible et aux documents dûment approuvés sur la base d’une check-list établie ;
• Préparer les lettres ou ordres de paiement pour les paiements à partir des comptes bancaires de Plan International et informer les bénéficiaires ;
• Recevoir, examiner toutes les pièces justificatives soumises par les partenaires en support des rapports financiers soumis et s’assurer que toutes les dépenses indiquées dans le rapport financier sont justifiées selon les règles et procédures de Plan international et du bailleur de fonds ;
• Sous la supervision du chef de projet, assurer la liaison avec les partenaires pour corriger les erreurs décelées dans les pièces justificatives ;
• Veiller à une bonne gestion des systèmes financiers du projet ;
• Assurer les traitements comptables de toutes les transactions dans le système comptable de Plan International;
• Assurer l’annulation et la traçabilité des pièces comptables liées aux transactions du projet ;
• Produire après la clôture du système comptable le rapport des avances du projet, les analyser et soumettre à l’examen du Chef comptable avec copie Country Finance manager ;
• Faire la revue et corriger toutes les exceptions d’écritures après la clôture mensuelle du système comptable ;
• Assurer le suivi et la vérification des feuilles de temps (timesheets) ;
• Suivre de façon proactive les avances faites au personnel et les avances communautaires en retard de justification en relation avec les comptables de Plan International Sénégal ;
• Faire la revue des réconciliations des avances du personnel et partenaires
• Assurer la liquidation des avances en temps opportun dans le système
• Procéder à l’archivage des pièces comptables ;
• Elaborer les rapports financiers du projet

Préparer les clôtures annuelles et d’autres exercices budgétaires (rapprochement bancaire)
1. Autres
1. Collecter, classer et archiver les pièces administratives et financières en version papier (originale) et en version électronique ;
2. Mettre à jour des tableaux de bord existants (suivie des contrats, des experts…).
3. Effectuer un inventaire physique au moins une fois par année des immobilisations du projet en relation avec le département administration de Plan International Sénégal;
4. Apporter un support aux communautés et aux partenaires dans le renforcement de leur capacité et participer aux séances de formation au bénéfice des partenaires et des communautés ;
5. En collaboration avec le chef de projet, analyser les écarts budgétaires ;
6. Exécuter d’autres tâches que pourrait confier le superviseur.


1. Respect des politiques


Implémentation de la sauvegarde des enfants et des jeunes
Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l'égalité des sexes et l'inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s'y limiter, de s'assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées :
• Effectue des contrôles de conformité sur la prise en compte de l’éventail des risques menaçant les enfants et les jeunes dans toute leur diversité dans l’ensemble des programmes/projets incluant la mise en œuvre des mesures efficaces de réduction et de mitigation des risques.
• Les organisations partenaires bénéficient d’un soutien pour développer une culture organisationnelle, des systèmes, des processus et des compétences appropriés afin de mettre en œuvre les mesures de sauvegarde convenues.

Relations de travail clés

La/Le comptable du projet aura des interactions régulières avec :
• L’équipe du département des finances de Plan International Sénégal;
• Le département Administration de Plan International Sénégal
• L’équipe des Grants de Plan International Sénégal
• Le bureau National de Plan International France
• Les responsables financiers des partenaires de mise en œuvre du projet


EXPERTISE TECHNIQUE, COMPETENCES ET CONNAISSANCES
1. Qualification et Connaissances
• Etre titulaire d’un Diplôme Universitaire en Finances Comptabilité ou tout autre diplôme jugé équivalent ;
• Avoir au moins 3 ans d’expérience professionnelle, dans un poste similaire (en finance ou en comptabilité) dont 2 ans dans la gestion administrative et financière des projets financés par les agences internationales de développement.
• Avoir une bonne connaissance des procédures administratives, financières et comptables ;
• Etre capable d’effectuer des missions dans d’autres régions ;
• Maîtrise des outils Microsoft Offices, en particulier les tableaux Excel et les tableaux croisés dynamiques ;
• Avoir une connaissance logiciel comptables
• Avoir une bonne connaissance du Logiciel comptable de Plan (SAP et d’autres logiciels corporate) serait un atout ;
• Avoir une parfaite maîtrise du français à l’écrit comme à l’oral et la maîtrise de la langue anglaise serait un atout.

1. Compétences
• Avoir des compétences avérées en saisie, analyse et rapportage des pièces comptables et une bonne maîtrise des logiciels comptables ainsi que d’Excel ;
• Soutenir de manière adéquate les programmes pour permettre d'atteindre les résultats financiers et programmatiques convenus ;
• Avoir une bonne connaissance de la gestion budgétaire et des conventions de financement ;
• Avoir une bonne connaissance des procédures et règles d’audit ;
• Savoir respecter la confidentialité et l’obligation de réserve par rapport à l’information comptable ;
• Avoir des qualités de rigueur, de synthèse, de transparence, d’honnêteté et de discrétion ;
• Avoir de solides capacités de rédaction de rapports ;
• Avoir de bonnes compétences d’écoute active et d'animation de groupe ;
• Avoir des capacités d’intégration et de travail en équipe avec plusieurs partenaires ;
• Etre capable de respecter des délais serrés.
• Avoir d’excellentes connaissances informatiques (Word, Excel, Outlook, Power point, Internet)
• Bonnes compétences en comptabilité et en analyse financière ;
• Capable de questionner les comportements inappropriés des collègues ;
• Capable de mettre en œuvre les exigences en matière de sauvegarde dans leurs domaines de compétences ;
• Capable de servir de modèle à l’organisation dans sa mission de lutte contre les discriminations, de sauvegarde et de promotion de normes de sauvegarde;


1. Comportements
• Communique clairement et efficacement ;
• Flexible et prêt à apprendre ;
• Etre dynamique ;
• Avoir l’esprit de transparence dans la gestion ;
• Avoir une grande capacité d’organisation ;
• Etre disponible ;
• Etre minutieux et rigoureux ;
• Fait preuve d’un respect évident pour tous et en particulier envers les enfants et les femmes sans discrimination ;
• Fait preuve d'honnêteté et de transparence en se responsabilisant et en responsabilisant les autres afin de respecter les objectifs convenus et les normes de comportement de Plan ;
• Avoir l’esprit d’équipe et désireux d'obtenir le meilleur résultat global, ajuste ses propres priorités si nécessaires ;
• Reste calme et positif sous la pression.


1. Gestion des problèmes

• Capacité à résoudre des problèmes de façon autonome ;
• Le (la) titulaire du poste est compétent (e) pour régler les problèmes liés à l’état des opérations financières et comptables exécutées sur le programme et en faire le point au chef du projet et au Country Finance Manager ;
• S’adresse au chef du projet et au Country Finance Manager pour la résolution des problèmes qui dépassent sa compétence.


LES VALEURS DE PLAN INTERNATIONAL EN PRATIQUE
Nous sommes ouverts et responsables
1. Promouvoir une culture d'ouverture et de transparence, y compris avec les parrains et les donateurs.
Etre soi-même redevable et tenir les autres redevables pour atteindre les standards les plus élevés d'intégrité.
2. Etre cohérent et juste dans la manière de traiter les gens
3. Etre honnête sur les erreurs et désireux d'apprendre de nos erreurs.
4. Assurer notre redevabilité que nous sommes une organisation sûre pour tous les enfants, les filles et les jeunes

Nous œuvrons pour un impact durable
1. Articuler un objectif clair pour le personnel et définir des attentes élevées.
2. Créer un climat d'amélioration continue, ouvert au défi et aux nouvelles idées.
3. Concentrer les ressources pour conduire le changement et maximiser l'impact sur le long terme, en réponse aux changements de priorités ou de crises.
4. Se baser sur les évidences et évaluer notre efficacité

Nous travaillons bien ensemble
• Chercher des résultats constructifs, être à l’écoute les autres et accepter de faire des compromis quand c'est approprié.
• Établir des relations constructives à travers Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
• Développer des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
• S’Engager et bien travailler avec les autres hors de l'organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.

Nous sommes inclusifs et habilitants
• Favoriser une culture d'ouverture et de transparence, y compris avec les parties prenantes
• Respecter tout le monde, apprécier les différences et remettre en question les inégalités dans nos programmes et notre milieu de travail.
• Aider les enfants, les filles et les jeunes à accroître leur confiance et à changer leur vie.
• Permettre à notre personnel de donner le meilleur de lui-même et de développer son potentiel.

Environnement physique
Le poste est basé au Bureau National de Plan International Sénégal à Dakar, qui est un environnement de bureau typique. Il/Elle a 10 à 20% du temps consacré aux visites de terrain. L’employé(e) peut être amené(e) souvent à rester au bureau en dehors des heures normales de travail.

Niveau de contact avec les enfants
Contact faible : Aucun contact ou très faible fréquence d'interaction
Contact moyen: Interaction occasionnelle avec les enfants
Niveau élevé: interaction fréquente avec les enfants

Le poste sera basé au Bureau national et le niveau de contact avec les enfants est faible.
Pour postuler, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous et envoyer votre candidature au plus tard le 30 Mai 2022

Votre candidature doit être accompagnée :

• D’une lettre de motivation claire
• D’un CV détaillé et compréhensible incluant le contact de quatre (4) personnes de référence professionnelle, dont l’une devra être votre employeur actuel.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées



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