Vous assisterez le Délégué général dans la gestion administrative, financière, comptable, logistique et relationnelle de la Délégation. Vous veillerez au bon fonctionnement des activités institutionnelles, diplomatiques et de coopération entre la Wallonie-Bruxelles et le Sénégal, dans un contexte multiculturel et institutionnel exigeant.


Activités principales
Gestion administrative & institutionnelle
• Rédaction et archivage de la correspondance officielle (courriers, rapports, Reporting).
• Gestion des documents sensibles (accords, conventions) et respect des procédures sécuritaires.


Organisation événementielle et protocolaire
• Coordination logistique des événements institutionnels (réceptions, séminaires de coopération, missions économiques).
• Gestion des déplacements officiels du Délégué général (visas, billets d’avion, réservations hôtelières).
• Application des règles protocolaires (accueil des dignitaires, placement lors des cérémonies).


Communication et relations publiques
• Interface avec les partenaires :
• Institutions sénégalaises (gouvernement, ambassades et institutions sénégalaises des belges).
• Siège de Wallonie-Bruxelles International (WBI) à Bruxelles.
• Acteurs de la coopération (ONG, universités, entreprises).
• Gestion des appels, courriels et réseaux sociaux institutionnels.
• Accueil physique et téléphonique des visiteurs (diplomates, partenaires, publics).


Soutien aux programmes de coopération
• Suivi administratif des conventions de financement et rapports d’activité.

Finances/comptabilité
• Tenue de la caisse de fonctionnement
• Suivi des comptes bancaires, des dépenses, des chèques émis
• Comptabilité du poste
• Encodage et Reporting au Siège


Ressources humaines
• Etablissement des fiches de salaires
• Gestion des paiements obligatoires (impôts, charges sociales, frais médicaux)
• Rédaction des documents sociaux

Logistique
• Gestion des relations avec les fournisseurs et prestataires
• Suivi de l’entretien du matériel et du mobilier
• Suivi des achats et des commandes
• Veille du matériel IT.

Profil
• Diplôme de niveau Bac +3 minimum en Assistanat de Direction, Relations Internationales ou Administration
• Une formation en protocole diplomatique ou gestion de projets est un atout
• Justifier d’au moins 5 ans d’expérience en assistance de direction en contexte institutionnel, diplomatique ou de coopération (expérience en Afrique de l’Ouest fortement valorisée).
• Maîtrise avancée du Pack Office + outils collaboratifs (SharePoint, Teams).
• Français (impératif institutionnel belge)
• Wolof ou autre langue locale (atout majeur).
• Sens aigu du protocole et discrétion absolue (secret professionnel).
• Adaptabilité interculturelle et résilience en contexte africain
• Esprit d’équipe et aisance relationnelle
• Assertivité et résistance au stress
• Excellente présentation
• Autonomie, sens de l’initiative, et capacité à gérer des urgences
• Intégrité, rigueur dans le respect des délais et des procédures administratives complexes.