Assistant.e de bureau – Bande 2.

Contexte et Mission
Contexte
Les zones frontalières entre le Sénégal, le Mali et la Guinée sont marquées par de nombreux défis communs : des revenus et des possibilités d’emploi inadéquate, inégalité des chances, infrastructures insuffisantes, et autres défis.
Pour subvenir à leurs besoins quotidiens, les populations de ces zones frontalières manquent souvent des infrastructures de base et ont souvent recours à des sources de revenus informels comme l’orpaillage. Le programme RéZo (« Renforcement de la Résilience dans les Zones Frontalières »), financé par l’Union européenne et le BMZ, et mis en œuvre par la GIZ, vise à améliorer l’accès à l’emploi (notamment dans l’agriculture), aux services de base, et à renforcer les collectivités locales et la coopération transfrontalière, en partenariat avec les acteurs publics, privés et de la société civile.

Mission du poste
L’assistant.e de bureau assure le soutien administratif et logistique nécessaire au bon fonctionnement quotidien du bureau. En lien avec les équipes administratives, financières et logistique, il/elle contribue à maintenir une organisation efficace, fluide et conforme aux procédures en vigueur.


Vos responsabilités principales
Gestion administrative du bureau à Dakar
• Préparer les documents internes conformément aux règles de signature et aux procédures administratives en vigueur.
• Assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau.
• Coordonner les prestations administratives et logistiques en lien avec les services internes (Service Unit de la GIZ, Unité Logistique du Hub Perspectives Économiques).
• Veiller à la disponibilité permanente des fournitures de bureau.
• Superviser la maintenance proactive des installations du bureau (lampes, prises, équipements sanitaires, télécommunications, etc.).
Organisation des activités et soutien logistique aux missions
• Planifier, organiser et coordonner les réunions, ateliers et rendez-vous du programme à Dakar.
• Appuyer la gestion des missions (logistique, déplacement, hébergement, etc.) au Sénégal, en Guinée et au Mali.
• Assurer la coordination des calendriers et soutenir la planification des activités de l’équipe.
Gestion documentaire et archivage
• Rédiger et mettre en forme des lettres, correspondances officielles, procès-verbaux, présentations et documents de réunion.
• Documenter les réunions et assurer un suivi rigoureux de la correspondance.
• Gérer et suivre le courrier entrant et sortant.
• Tenir à jour les dossiers administratifs et assurer leur archivage selon les procédures établies (y compris via les systèmes numériques comme DMS).
• Mettre à jour le répertoire des partenaires et assurer une bonne organisation des contacts externes.

Autres attributions
Accomplir toute autre tâche requise dans le cadre du fonctionnement efficace du programme, selon les besoins de la direction.


Votre profil
Profil requis
• Diplôme de niveau licence 3 en administration et gestion, marketing et communication, logistique ou domaine connexe ;
• Au moins 3 ans d’expérience dans une fonction de similaire (gestion administrative ou assistanat de direction). L’expérience dans une organisation/entreprise internationale sera un atout ;
• Maîtrise des outils informatiques (Excel, Word, Outlook) et des applications digitales ; Connaissance de logiciels de gestion logistique appréciée et/ ou S4GIZ ;


Compétences souhaitées
• Capacité à faire preuve d’écoute active et à exécuter les consignes avec rigueur et dans les délais impartis ;
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement dynamique ;
• Solides compétences en communication écrite et orale ;
• Bonne capacité à communiquer efficacement et à transmettre les consignes de manière claire et compréhensible ;
• Sens aigu de l’éthique professionnelle, rigueur, et orientation service client.