01 ASSISTANT ADMINISTRATIF FINANCIER & RESSOURCES HUMAINES (H/F) KAFFRINE

RESPONSABILITES & MISSIONS
1. COMPTABILITE
• Enregistrer les écritures comptables dans les journaux d’engagement, de caisse et banque au besoin ;
• S’assurer que les pièces comptables à enregistrer respectent bien les procédures du SIF (notamment dans un dossier d’achat, présentation de factures conformes, de l’ensemble des documents) ;
• Appuyer le processus de clôture mensuelle, semestrielle et annuelle de la comptabilité avec toute la liasse nécessaire ;
• Envoyer le journal de caisse pour vérification et clôture mensuelle à son N+1 en respectant le calendrier établi ;
• Assurer l’archivage physique et numérique (scans) de l’ensemble des liasses comptables et en garantir le dépôt sur un espace de sauvegarde en lien drive de partage de documents ;
• Tenir à jour le classeur des dossiers des charges sociales et fiscales (archivage physique et numérique)
• Participer à la préparation de la clôture comptable (semestrielle, annuelle,) en collaboration avec le (la) coordo admin suivant la demande du Siège ;
• Participer à l’élaboration des budgets, aux suivis budgétaires, aux prévisionnels de trésorerie, et aux rapports Financiers ;
• Appuyer les équipes terrains à distance ou à travers des missions en cas de besoin
• Appuyer le traitement des retours sièges.

2. TRESORERIE
• Réaliser le paiement de toutes les dépenses de la mission (factures, salaires et taxes ; bons de commande en cours, paiements périodiques) par chèques, virements ou espèces sur présentation des pièces justificatives ;
• Assurer sur demande du Gestionnaire Admin/Fin l’approvisionnement du coffre (retraits bancaires) ;
• S’assurer de la disponibilité des fonds en caisse en anticipant sur les besoins de trésorerie ;
• Compiler les prévisions de trésorerie des différents départements de façon hebdomadaire

3. ADMINISTRATION /RH
• Assurer le suivi des acomptes sursalaire de la base ;
• Gestion des congés de la base, à partager le 20 de chaque mois ;
• Gestion du pointage mensuel de Kaffrine ;
• Intégration des staffs de Kaffrine, vérification des dossiers, archivages physiques et numériques ;
• Assurer le lien et le reporting avec l’Assurance maladie de la mission (intégration, sortie de personnel, ayants droit, gestion des demandes de remboursements, formation sur le portail assuré) ;
• Faire les demandes de domiciliation, les attestations de travail et autres demandes administratives du personnel ;
• Participer au processus de recrutement ;
• Appuyer la gestion de la paie ;
• Faire les demandes de confection de badge du Bureau Kaffrine et partager aux admins leurs commandes de badges ;
• Gérer le traitement des perdiums de la mission de Kaffrine ;

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE

QUALIFICATIONS & COMPETENCES REQUISES
Formation
- BAC+2 minimum domaine Gestion/Comptabilité/RH
- Diplôme exigé en Comptabilité/Finance/Gestion/RH ou tout autre diplôme équivalent

Expérience professionnelle
- Expérience professionnelle minimum de 2 ans en Comptabilité, Gestion Financière et Ressources Humaines
- Bonne connaissance de la comptabilité et fiscalité associative
- Expérience antérieure en ONG obligatoire
- Connaissance des logiciels comptables et ERP
- Connaissance de la législation OHADA est un plus

Langue
- Wolof : parlé
- Français : lu, parlé, écrit obligatoire
- Connaissance de l’anglais ou d’autres langues est un plus

Informatique
- Connaissance et pratique des outils informatiques : Pack Office exigé, ERP fortement recommandé

Aptitudes particulières
- Rigueur, honnêteté, fiabilité et discrétion
- Autonomie et assiduité
- Très bon relationnel et bon niveau d’expression écrite et orale
- Capacité à travailler sous pression, bonne gestion du stress
- Savoir être disponible, faire preuve de bon sens et d’adaptabilité
- Bon esprit d’équipe