Sous la supervision du Senior Officer, Tax & Admin, la Secrétaire-Réceptionniste devra assurer les activités de la réception et veiller à l’exécution de certaines tâches administratives. Il (elle) est responsable du bon fonctionnement de la réception.

Activités Principales

Gérer l’accueil des visiteurs physiques et les appels téléphoniques
Accueillir et identifier les intervenants extérieurs (clients, visiteurs, coursiers, prestataires…)
Répondre aux demandes d’informations
Gérer l’accès aux locaux
Filtrer les appels
Transmettre les communications ou mettre en attente
Gérer la distribution du courrier
Renseigner toute personne qui le souhaite sur l’entreprise
Mettre à jour le répertoire de contacts de l’entreprise
Assurer de petits travaux de secrétariat (saisie de documents, suivi des rendez-vous …)
Assurer la préparation des salles de réunion
Veiller au rangement de documents administratifs
Analyser les factures des différents fournisseurs et en assurer la distribution
Appuyer dans l’organisation des activités de bureau
Assister le personnel pour les voyages/missions (ordres de mission, billets d’avion …)
Effectuer d’autres tâches administratives, au besoin
Profil

Licence en Gestion, Administration des Affaires ou équivalent
Esprit d’initiative, proactivité
Aisance et qualité relationnelle
Intégrité et sens de la confidentialité
Flexibilité et capacité à travailler ponctuellement sous pression
Sens de l’organisation et de la planification