Descriptif du Poste
Le/la responsable finances, logistique, administration et ressources humaines est un membre clé de l’équipe de direction du pays. Il/elle sera responsable pour Acted et son partenaire IMPACT Initiatives (IMPACT) de la gestion financière, logistique, administration et ressources humaines dans le pays. Il/elle sera sous l’autorité de la direction d’Acted / IMPACT au Sénégal ainsi que du directeur des différents départements au niveau global. Le/la responsable s’assure de la tenue de la législation nationale, des standards financiers d’Acted en matière de comptabilité, de systèmes de contrôle financier, de process de reporting interne/externe en sorte d’assurer une utilisation efficiente des ressources, la gestion des dépenses et de la mise à jour de la comptabilité. Il/elle est responsable de la gestion de la chaîne d’approvisionnement destinée au fonctionnement du bureau régional, ainsi que la gestion logistique transversale (transports, carburant, locaux, actifs, communication). Il/elle sera sollicité.e pour appuyer la formation des nouveaux employés des départements finance, logistique et administration et ressources humaines recrutés au Sénégal. Le/la responsable alertera la direction d’Acted / IMPACT au Sénégal et le directeur finances à niveau global en cas de survenue de problèmes majeurs pouvant avoir un impact financier potentiel sur la mission.

Chaine de Commande : Sous l’autorité de Directeur Acted / IMPACT
Management fonctionnel : sous l’autorité du directeur finance (devra informer le siège en cas de problème majeur avec un impact financier potentiel sur la mission).


Liens professionnels
Internes:
• HQ Finances / Logistique / RH / Audit / Grant Management / Programmes/ direction générale)
• Responsables projets (équipe IMPACT)
• Autre département

Externes:
• Bailleurs
• Banques
• Auditeurs externes
• Avocats nationaux
• Fournisseurs, services achats et contractants
• Autorités nationales et locales


Objectifs
1. Gérer et contrôler la comptabilité et le cycle de la trésorerie en fixant des échéances fermes et en s’assurant que les procédures financières manuelles et globales d’ACTED sont suivies.
2. Assurer un contrôle financier adapté et un reporting interne, anticiper, atténuer et faire état des risques financiers en s’assurant que les opérations sont conduites de façon efficiente avec une gestion planifiée de la trésorerie, en ligne avec les procédures d’ACTED et des bailleurs et des exigences légales.
3. Assurer un déroulement fluide du projet à partir d’une perspective financière issue de la confection du budget (en ligne avec la stratégie pays et les règes des bailleurs) jusqu’au rapport final et la clôture du projet.
4. Contribuer à une gestion de la chaîne d’approvisionnement dans les délais, transparente et selon le principe d’optimisation des ressources dans la zone



Devoirs et Responsabilités
1. Comptabilité et gestion de la trésorerie
1.1 Gestion de la Comptabilité-superviser le cycle comptable pour la mission
• Inscrire dans les délais et avec des données précises les entrées dans le livre de caisse, le compte banquaire en suivant le logiciel de comptabilité et les descriptions standards définies dans le manuel de procédures financières globales d’ACTED.
• Superviser le cash et l’équilibre financier en vérifiant les procédures lors de la clôture des comptes mensuels.
• Communiquer les comptes à un rythme mensuel au siège, en respectant les procédures et les délais du logiciel en ligne avec l’agenda de comptabilité mensuel comme pour les procédures finances d’ACTED.
• Gérer la présentation, la circulation le remplissage des bons de commande et l’archivage des documents comptables et financiers en conformité avec les procédures FLAT et finances).
• Superviser les clôtures comptables semestrielles et annuelles à la fois sous les aspects de comptabilité générale et analytique ( V1 et V2).

1.2 Gestion de la trésorerie –assurer un contrôle et une gestion fluide de la trésorerie
• Garantir des procédures justifiées de choix des banques, ouvrir/clôturer les comptes bancaires sous l’autorité du CEO.
• Superviser la gestion des comptes bancaires : contrôler, suivre et s’assurer que les flux sont correctement retranscrits (avances, transferts etc…) vérifier les soldes et les justificatifs, les visas autorisés; Faire remonter au siège via les outils de reporting.
• Superviser la gestion de l’épargne et des espèces : montant disponible, les soldes, instructions de sécurité;
• Evaluer les besoins mensuels de trésorerie pour les projets et les zones, remplir et partager le formulaire de requête de cash le quinzième jour de chaque mois.
• S’assurer que les bailleurs sont facturés à temps et le faire remonter via l’outil approprié en conformité avec les bonnes pratiques décrites dans les manuels.


2. Engagement des dépenses, contrôle du budget, & gestion financière
2.1 Engagement des dépenses –garantie de la disponibilité du budget et de la conformité avec les procédures d’ACTED et des bailleurs avant les ordres de paiement
• Avant d’engager/de payer une dépense vérifier les niveaux d’autorisation, la disponibilité du budget, la ligne budgétaire sur laquelle la dépense doit être faite, en s’assurant de la complète conformité avec les procédures d’ACTED et des bailleurs :
• Négocier les termes des contrats notamment le calendrier des paiements & les obligations fiscales ; s’assurer que les procédures d’achat sont respectées, ; suivre les engagements et les paiements; s’assurer du contrôle des points financiers, de la conformité, du budget durant les réunions du comité d’achats ; vérifier la cohérence entre les bons de commande, les offres/commandes, les ordres d’achat, les documents d’appels d’offre, les documents de passation des marchés, les contrats, les factures, les reçus, les attestations de service faits ; vérifier la légitimité du receveur à encaisser le paiement.
• S’assurer que les contrats du staff sont en ligne avec la grille des salaires standards d’ACTED, de la disponibilité des budgets, et des réglementations ; proposer des révisions salariales en se fondant sur du benchmarking, la législation du pays et la contrainte budgétaire ; vérifier et valider la paye chaque 25 du mois.
• Vérifier l’exactitude et la conformité des documents comptables des partenaires avant paiement.


3. Logistique
3.1 Achats
• S’assurer que les directives d’Acted en matière d’approvisionnement sont appliquées à tout moment pour tous les achats.
• Assurer la mise en œuvre des achats sous sa responsabilité dans le respect des procédures logistiques d’Acted, en particulier les scénarios d’achat et le niveau d’autorisation ;
• Contribuer à la contractualisation ou au maintien des contrats cadres dans la zone pour les fournitures, services et travaux en accord avec les directives d’Acted en matière d’approvisionnement ; assurer la disponibilité constante des fournitures, services et travaux tels que le carburant, la papeterie, les moyens de transport, etc ;
• Appliquer le principe d’optimisation des ressources tout au long des processus d’achats en mettant en œuvre une comparaison des offres des fournisseurs et prestataires de services, un contrôle physique de la qualité, la recherche des meilleurs prix, etc. ;
• Assurer le partage, le classement et l’archivage efficaces et exhaustifs des documents d’achat tels que détaillés dans le manuel logistique d’Acted (documents d’appel d’offre, contrats, devis, etc.).


3.2 Gestion des stocks et des livraisons
• Contribuer à l’identification des entrepôts/espaces de stockage en fonction des besoins de la zone, avec une vision stratégique des flux et des interconnexions entre les sites et les bureaux d’Acted. Soutenir l’aménagement, la sécurisation et l’entretien des locaux ;
• Assurer le suivi des livraisons sous sa responsabilité selon les termes des contrats. Assurer une liaison efficace avec les fournisseurs pour que les livraisons soient effectuées dans les délais, ou pour résoudre efficacement tout problème inattendu ;
• S’assurer que les directives d’Acted en matière de stocks et de livraisons sont appliquées dans la capitale à tout moment ;
• Gérer les inventaires périodiques et éliminer les écarts de stock de manière documentée ;
• Assurer le partage, le classement et l’archivage efficace et exhaustif des stocks et de la documentation des livraisons comme détaillé dans le manuel logistique d’Acted (bons de réception des stocks, cartes de stocks, formulaires de sortie de stock, etc.)


3.3 Autres : Gestion des locaux et communication
• Soutenir l’identification et la contractualisation des locaux (bureaux, guest houses et entrepôts) sur la base de critères géographiques, opérationnels, sécuritaires et financiers, en étroite collaboration avec la Coordination pays ;
• Contribuer à assurer des conditions de travail et de vie au travail adéquates pour l’ensemble du personnel dans chaque local en fournissant (alimentation électrique appropriée, eau potable, papèterie, etc)
• Gérer la tenue d’un inventaire physique mensuel des autres biens (papeterie, ameublements, etc.), en plus du suivi mensuel des actifs ;
• Contribuer à assurer que les directives de sécurité et de sûreté sont appliquées dans tous les locaux ;
• Assurer le partage, le classement et l’archivage efficaces et exhaustifs de la documentation relative aux locaux (contrats de location, évaluations de sécurité, etc.).
• Soutenir les besoins en communication et IT et les allocations, achats ou locations des moyens de communication en fonction des besoins du programme et des besoins transversaux dans la zone ;


4. Ressources humaines et administration
• S’assurer du respect du règlement intérieur ; du respect du code du travail et des politiques organisationnelles d’Acted ainsi que des codes de conduite. Assurer un rôle de sensibilisateur et de garant de la mise en application de ces textes.
• Elaborer l’ensemble des contrats de travail et assurer leur conformité avec le droit du travail national.
• Assurer la création, l’exhaustivité et la mise à jour de tous les dossiers du personnel.
• En collaboration avec la direction, organiser le processus de recrutement (publications, collecte des candidatures, présélection, planification des entretiens, etc.)
• Faire la déclaration et paiement des taxes et cotisation pour tous les bureaux d’Acted et assurer le meilleur classement des preuves de paiement. Assurer les questions liées à l’enregistrement et au respect des réglementations locales (sécurité sociale, impôts, etc.).
• Effectuer la paie des salaires des employés et les taxes des bureaux.
• Informer la direction des potentielles questions relatives à l’interprétation du droit du travail de et des politiques opérationnelles d’Acted. Collaborer avec tous les autres départements afin d’assurer un bon partage des informations sur les questions liées au travail.
• Représenter Acted auprès de l’administration publique et faire rapport à la direction.