Operations and Office Assistant - Assistant de bureau

RTI International (RTI)
Dakar (Senegal)
Full-time
General Support

JOB DESCRIPTION
Research Triangle Institute (RTI) a plus de 30 ans d’expérience dans l’appui aux gouvernements, aux collectivités locales et au secteur privé. En tant qu’institut de recherche indépendant à but non lucratif basé en Caroline du Nord, aux États-Unis, RTI compte environ 5 000 employés avec une expérience mondiale dans la mise en œuvre de projets de développement au niveau international. L’unité technique croissance durable et résilience (SG&R - Sustainable Growth & Resilience) de RTI, au sein du groupe de développement international, rassemble les experts et les capacités de RTI dans les domaines de la sécurité alimentaire, de l’agriculture, de l’énergie, de l’environnement, de l’eau, de la gouvernance et des opportunités économiques. SG&R tirera parti de l’expérience de RTI dans la conception et la fourniture de programmes multisectoriels et de solutions techniques pour répondre au changement climatique, renforcer la résilience et promouvoir la croissance économique dans le monde entier.

Le portefeuille de la Sécurité alimentaire et de l’Agriculture de SG&R s’efforce de renforcer les marchés agricoles, d’engager les jeunes et les femmes comme leaders essentiels afin de s’attaquer au défi de la malnutrition dans le monde entier. Le travail de RTI contribue à renforcer les systèmes alimentaires, à réduire la malnutrition sous toutes ses formes, à renforcer la résilience et à engager la prochaine génération de leaders de la sécurité alimentaire. RTI travaille actuellement en partenariat sur près de 30 projets en Afrique de l’Est, y compris des activités axées sur la croissance agricole tirée par le secteur privé au Rwanda et le développement de systèmes de marché au Kenya.

Description du projet
L’objectif du nouveau projet, Feed the Future Sénégal Services aux Chaines de Valeur de l’USAID, est de fournir une assistance technique pour augmenter considérablement, à la fois en termes de bénéficiaires potentiels et de couverture géographique, l’accès aux services au sein des chaînes de valeur pour accroitre les opportunités d’emploi et le développement des entreprises Sénégalaises dans le secteur agricole. Le projet sera basé à Dakar et les zones d’intervention sont le Delta et la moyenne vallée du fleuve Sénégal, le Sud Saloum et la Casamance.

Description du poste
RTI International est à la recherche d’un Assistant de bureau pour l’activité Feed the Future Sénégal Services aux Chaines de Valeur de l’USAID. Assistant de bureau fournira un large éventail de soutien administratif pour l'activité. Ce poste sera basé à Dakar, au Sénégal et relèvera du Responsable operations et RH.

Vos principales responsabilités incluront, sans toutefois s’y limiter :
• Servir de réceptionniste au bureau du Sénégal pour répondre au téléphone et accueillir les invités.
• Organiser les réunions internes de l'activité de la chaîne de valeur Feed the Future Sénégal de l'USAID, en réservant les salles de conférence et les lignes téléphoniques selon les besoins, y compris l'organisation de la restauration selon les besoins.
• Superviser l'organisation d'ateliers et d'autres événements du projet, le soutien pour le processus de visa.
• Soutenir le responsable des finances, des opérations et du développement des capacités locales pour s'assurer que le projet reste conforme aux règles et réglementations de RTI et de l'USAID relatives aux opérations et à la mise en œuvre du projet.
• Travailler en étroite collaboration avec les coordonnateurs des bureaux régionaux pour répondre aux besoins opérationnels des bureaux du projet.
• Soutenir le responsable des opérations dans la supervision de l'entretien, du kilométrage, de la consommation d'essence, de l'immatriculation des véhicules du projet et de la gestion des chauffeurs.
• Servir de point de contact pour les différents organismes liés aux opérations du projet (bureau des impôts/bureau de la TVA/hôtels/compagnies aériennes/douanes/propriétaires et autres agences) avec lesquelles le projet a une relation de travail ou un intérêt.
• Travailler en étroite collaboration avec l'équipe de soutien de projet RTI pour fournir des lignes de communication solides et un démarrage, une mise en œuvre et une clôture efficace du projet.
• Aider le personnel du projet à atteindre ses objectifs en s'assurant que l'espace de travail et le matériel nécessaires soient disponibles en cas de besoin.
• Responsable de la mise à jour des systèmes de gestion des actifs de RTI (RAMS) et de la mise en place de directives pour s'assurer que tous les actifs de RTI sont protégés et utilisés correctement et maintenir le système d'inventaire des biens et des fournitures conformément aux procédures de RTI.
• Organiser des réunions externes, des conférences et d'autres événements selon les besoins.
• Coordonner les besoins du bureau tels que les commandes de fournitures, les demandes d'entretien, les expéditions/envois postaux ; gérer les livraisons des fournisseurs au bureau ; organiser et gérer les responsabilités partagées de la cuisine.
• Appuyer l'équipe du projet dans la gestion et résolution des problèmes administratif selon les priorités du chef de parti.

Compétences et qualifications requises :
• Baccalauréat requis.
• Solides compétences organisationnelles, capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et être soucieux des détails et des délais.
• Expérience en administration de bureau, en gestion logistique et en coordination d'événements/réunions.
• Souci du détail, travailleur acharné avec d'excellentes compétences interpersonnelles et organisationnelles.
• Motivé, axé sur les résultats, préfère travailler dans un environnement dynamique au rythme rapide.
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication.
• Capacité à interagir avec le personnel à tous les niveaux dans un environnement en évolution rapide, parfois sous pression, proactif, ingénieux et efficace, avec un haut niveau de professionnalisme.