Finance and Administrative Assistant - G5(DC)

Grade: G5
No. du poste: DC/Dakar/GS/2021/03
Date de clôture (minuit, heure de Dakar): 11/05/2021

Job ID: 5885
Départment: BR-Afrique
Unité: ETD/BP-Dakar
Lieu d'affectation: Dakar
Type de contrat: Durée déterminée
Durée du contract: 12 Mois (temps partiel 50%)

Selon l’Article 4.2 (e) du Statut du personnel, le pourvoi des postes vacants dans les projets de coopération technique n’est pas régi dans le cadre de l’Annexe I du Statut du personnel et se fait par choix direct du Directeur général.

Dans le but de s'assurer que la sélection directe pour pourvoir le poste vacant est fondée sur le meilleur processus décisionnel possible, le BIT invite les candidats intéressés à soumettre leur candidature en ligne avant la date indiquée ci-dessus.

Peuvent soumettre leur candidature:
• Les candidats/tes internes, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'Annexe I du statut du Personnel.
• Les candidats/tes externes*
*Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux critères spécifiques de recrutement local. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux personnes qui sont en possession d'un statut de résident et permis de travail valables au Sénégal.

Les nominations avec des contrats de coopération technique ne confèrent pas le droit à une carrière au BIT ni à un renouvellement automatique de contrat ou une conversion pour un engagement d’une autre nature au sein de l'Organisation. Un an de contrat à durée déterminée sera accordé.
Par ailleurs, les prolongations de contrats de coopération technique sont conditionnées notamment aux éléments suivants: la disponibilité des fonds, la continuité du besoin des fonctions exercées et des services et une conduite satisfaisants.

*Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade.
NB : « Le BIT attache une grande importance aux valeurs éthiques, à la diversité parmi son personnel et vise à assurer un équilibre entre les sexes en son sein ».

Introduction
La transition vers une économie à faible intensité de carbone représente des opportunités (emplois verts, santé) mais aussi des défis (transformation sociale et restructuration économique) pour la société et l'économie. Cette transition ne sera possible et durable que si elle n'augmente pas les inégalités.
En 2015, l'OIT a adopté les "Principes directeurs pour une transition juste vers une économie et une société écologiquement durables pour tous", dans le cadre d'un processus tripartite, comme cadre d'action de l'Organisation et de ses États membres. Le programme "Emplois verts" de l'OIT, mis en place depuis 2008, a progressivement aidé une trentaine de pays, tout en renforçant l'expertise et les outils pertinents de l'OIT dans des domaines spécifiques. Le programme a notamment mis l'accent sur le développement des entreprises vertes, la protection sociale dans le contexte de la transformation structurelle et du changement climatique, et le développement des compétences par la création de connaissances, la sensibilisation, le renforcement des capacités, le diagnostic et le soutien à la formulation de politiques publiques.
La France, qui a accueilli la Conférence des Nations Unies sur le changement climatique qui a conduit à l'Accord de Paris sur le changement climatique de 2015, joue un rôle de premier plan dans ce contexte. L'Accord de Paris sur le climat mentionne spécifiquement "les impératifs d'une transition juste pour la population active et la création d'emplois décents et de qualité conformément aux priorités de développement définies au niveau national". L'engagement de l'OIT à tous les niveaux a contribué à cette reconnaissance de l'importance de la dimension sociale et de l'emploi dans l'Accord de Paris.
Lors du Sommet des Nations Unies sur l'action climatique en 2019, 46 pays se sont engagés à élaborer des plans nationaux pour une transition juste par le dialogue social et un travail décent grâce à des emplois verts, permettant une action ambitieuse pour un avenir professionnel durable. Pour soutenir et mettre en œuvre ces engagements, le secrétaire général des Nations unies, António Guterres, a annoncé la création d'une initiative "Action climat pour l'emploi" et a désigné l'Organisation internationale du travail pour diriger sa mise en œuvre.
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Le projet "Dimension sociale de la transition écologique" s'inscrit dans ce contexte et constitue l'un des axes clés du partenariat 2020-2024 entre la France et l'OIT. Le projet vise à rendre possible une transition écologique juste dans les pays grâce à une meilleure compréhension de la nature et de l'impact du changement climatique sur l'emploi et sur les revenus, ainsi qu'à la définition de mesures et de politiques sociales pour promouvoir la création d'emplois et l'inclusion sociale tout en atténuant les risques économiques et sociaux.
La mise en œuvre du projet s'articule autour de trois axes principaux :
- Le renforcement des structures institutionnelles pour le dialogue social
- Ancrage et renforcement des capacités de recherche et développement de modèles économiques intégrés pour l'évaluation des politiques
- Soutien à la formulation et à la mise en œuvre de politiques (protection sociale, entreprises, investissement) fondées sur un dialogue social inclusif et des modèles analytiques intégrés
Le projet sera axé sur trois bénéficiaires "pilotes" : La Côte d'Ivoire, le Sénégal et le Nigeria, pour lesquels des coordinateurs nationaux du projet coordonneront le travail. Ils seront soutenus par un assistant administratif et financier dans chaque pays pilote. Certaines activités bénéficieront également à l'Algérie, au Ghana, au Maroc et au Niger.

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Le poste sera basé au sein de l’Equipe d’appui technique de l’OIT au travail décent pour l’Afrique occidentale et bureau de pays de l’OIT pour le Sénégal, Cabo Verde, la Gambie, la Guinée et la Guinée-Bissau

SUPERVISION
L’assistant/e administratif/ve et financier/e du projet travaillera sous la responsabilité générale du Directeur de l’ETD/BP-Dakar et sous la supervision directe du/ de la Coordonnateur/trice national/e de Projet. Il bénéficiera de l’appui des collègues RH et finances du bureau de Dakar et du Bureau régional..

Fonctions et responsabilités essentielles

Aider à la planification et au travail préparatoire de la mise en œuvre du projet en Côte d’Ivoire. Suivre l'état d'avancement du projet et la réception des documents pour examen et approbation, en vérifiant que les informations sont conformes aux règles, règlements, politiques, procédures et directives applicables. Surveiller l'état des résultats et des produits livrables du projet et informer le superviseur de toute divergence.
Compiler, résumer et présenter au superviseur diverses informations et données sur des questions pertinentes pour le programme de travail du Bureau, notamment sur les budgets, les niveaux de personnel et les structures des programmes et/ou projets, ainsi que sur d'autres sujets ou questions connexes
Gérer toutes les tâches administratives, y compris le soutien logistique au personnel du projet, les préparatifs de voyage, les visas, les réservations d'hôtel et assurer la logistique des conférences, séminaires, ateliers, réunions et autres événements au Sénégal.
Maintenir et mettre à jour les bases de données. Effectuer des recherches d'informations de base et préparer et mettre à jour des rapports périodiques, des informations générales, des notes de synthèse et des résumés statistiques pour la Côte d’Ivoire.
Assister le coordinateur de projet dans la programmation et la préparation des estimations budgétaires et des prévisions de dépenses en analysant et en surveillant la situation des ressources par rapport aux activités prévues

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Garder une vue d'ensemble de la situation financière du projet, afin de s'assurer qu'un soutien administratif est fourni en temps utile dans des domaines généraux et particuliers.
Préparer et modifier le code budgétaire et les données budgétaires telles que les propositions budgétaires, la révision et la reformulation du budget pour la Côte d’Ivoire.
Préparer les documents d'information relatifs à l'administration et aux finances pour les coordinateurs.
Se tenir au courant des exigences et du calendrier des rapports d'avancement, en apportant un soutien au gestionnaire de projet et aux coordinateurs pour la préparation de la soumission.
Traiter les transactions financières et vérifier que les informations et les pièces justificatives sont conformes aux règles et règlements financiers, aux politiques, aux procédures et aux normes applicables
Tenir et mettre à jour les feuilles de calcul et les bases de données à des fins de contrôle interne des dépenses
Répondre aux demandes d'informations générales et aux questions de routine sur l'état des paiements et autres questions budgétaires.
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Se tenir au courant des règles et règlements financiers, des politiques, procédures et lignes directrices du bureau ainisi que des processus pertinents liés aux programmes et partager les informations avec les parties concernées, en fournissant des précisions supplémentaires si nécessaire.
Se tenir au courant des développements dans le pays qui peuvent avoir un impact sur les domaines d'assistance et de collaboration/coopération au développement de l'OIT.
Effectuer d'autres tâches pertinentes, selon les besoins

Qualifications requises
Formation
Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires et une formation dans un domaine lié à l’administration générale et à l’appui administratif.et financier.
Expérience
Un minimum de cinq ans d'expérience professionnelle dans le domaine de l'appui administratif, y compris dans le travail d'appui aux programmes et au budget et dans la gestion de projets.
Une expérience avérée dans la mise en œuvre de projets de coopération technique. Une bonne connaissance des projets dans le domaine de la durabilité environnementale est un atout.

Langues
Excellente maîtrise du français.
Une bonne connaissance de l’anglais serait un avantage.

Compétences
- Connaissance du programme et du budget et compréhension d'un large éventail de politiques et de procédures administratives
- Capacité à travailler avec un traitement de texte, un tableur, un navigateur web, ainsi qu'avec d'autres logiciels informatiques nécessaires au travail.
- Connaissance approfondie des procédures internes pour la préparation des documents et des formulaires administratifs, ainsi que pour la création et la maintenance des systèmes de classement.
- Bonne connaissance des principes et pratiques comptables
- Capacité à préparer des rapports préliminaires et à rédiger de la correspondance.
- Bonnes capacités de communication, tant à l'oral qu'à l'écrit, et aptitude à communiquer avec les gens de manière polie, courtoise et coopérative, et capacité à afficher et à fournir des informations sur le site web de l'OIT
- Capacité à organiser son propre travail et à travailler de manière indépendante ainsi qu'en équipe

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- Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais
- Sens de responsabilité et sens du détail.
- Aptitude à traiter les gens avec tact et diplomatie.
- Aptitude à communiquer efficacement tant à l’oral qu’à l’écrit.
- Aptitude à travailler avec des données et des documents confidentiels, et traiter les questions confidentielles avec discrétion.
- Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.