Executive support & governance officer.
Finalité du poste
• Assurer la coordination de toutes les activités liées au Conseil Consultatif, en veillant au respect des politiques de gouvernance, et facilitera la communication entre le Directeur National, le Conseil Consultatif et d’autres parties prenantes internes et externes.
• Veiller également à ce que le Conseil Consultatif de WV Sénégal fonctionne conformément aux principes et règles de gouvernance de WVI et apporter un soutien en matière de bonnes pratiques de gouvernance.
• Superviser également le bon fonctionnement du bureau du Directeur National, en assurant un flux de travail efficace, une planification stratégique et une prise de décision éclairée.

Relations clés
Internes :
• Directeur National (ND) Équipe de direction senior (SLT)
• Tout le personnel de WV Sénégal Conseil Consultatif de WV Sénégal
• Leader Regional Bureau régional
• Gouvernance régionale Autres Directeurs Nationaux
• Foi et Développement Personnes et Culture
• Acquisition de Ressources Communication
• Plaidoyer et engagement externe Services financiers et de soutien
Externes :
• Responsables gouvernementaux Responsables d’agences régionales
• Corps diplomatique Dirigeants d’églises
• Cadres dirigeants d’organisations partenaires et d’ONG internationales
• Donateurs

Principales Responsabilités
Sauvegarde
• Défendre et promouvoir les valeurs et pratiques organisationnelles, tels que la sauvegarde de l’enfant et de l’adulte, le rapportage des cas d’abus faits par des membres du personnel ou d’autres personnes, etc. conformément aux documents de références de WV Sénégal.
Appui à la gouvernance et au Conseil Consultatif
• Coordination du Conseil Consultatif : Servir de principal point de contact entre le Conseil Consultatif et le Directeur National, en assurant une communication et une coordination efficaces des activités du conseil.
• Gestion des réunions : Planifier, organiser et coordonner les réunions du Conseil Consultatif, y compris la préparation des ordres du jour, des rapports et des comptes rendus, tout en garantissant une diffusion rapide des résultats des réunions.
• Conformité aux politiques : Veiller à ce que toutes les réunions et activités du Conseil Consultatif respectent les politiques de gouvernance de World Vision et les exigences réglementaires.
• Développement du conseil : Soutenir l’intégration, l’orientation et la formation continue des membres du Conseil Consultatif pour améliorer leur compréhension du cadre de gouvernance, de la mission et des objectifs stratégiques de World Vision.
• Documentation : Tenir des registres précis de toutes les activités liées à la gouvernance, y compris les décisions, les approbations et la correspondance du conseil.

Gestion du bureau du Directeur National
• Administration du bureau : Gérer les opérations quotidiennes du bureau du Directeur National, veillant à ce que toutes les tâches administratives soient traitées efficacement, y compris la gestion de l’emploi du temps, des rendez-vous et de la logistique des déplacements du Directeur.
• Soutien stratégique : Assister le Directeur National dans la priorisation des tâches, le suivi des livrables clés et assurer le suivi des points d’action issus des réunions internes et externes.
• Engagement des parties prenantes : Servir de point de contact pour les parties prenantes clés (internes et externes) en interaction avec le bureau du Directeur National, y compris les responsables gouvernementaux, les donateurs, les partenaires et les autres cadres dirigeants.
• Flux d’information : Faciliter un flux d’informations fluide entre le Directeur National, l’équipe de direction senior et les autres bureaux de World Vision, en garantissant une cohérence sur les questions clés.
Mise en œuvre des politiques de gouvernance et gestion des risques
• Mise en œuvre des politiques de gouvernance : Veiller à ce que les politiques et procédures de gouvernance de World Vision Sénégal soient efficacement mises en œuvre et respectées par le Conseil Consultatif et la direction.
• Gestion des risques : Aider à identifier et à atténuer les risques liés à la gouvernance, en veillant à ce que les pratiques de gouvernance soient conformes aux normes mondiales de World Vision et aux cadres juridiques sénégalais.
• Suivi de la conformité : Réviser régulièrement les processus de gouvernance pour garantir leur conformité aux règlements internes et externes, en proposant des recommandations pour des améliorations si nécessaire.


Leadership et coordination
• Soutien au Directeur National : Fournir un soutien administratif de haut niveau au Directeur National, y compris la préparation de notes d’information, de présentations et de communications stratégiques.
• Engagement du Conseil Consultatif : Faciliter des relations solides entre le Directeur National et le Conseil Consultatif, assurant un engagement et une collaboration réguliers.
• Coordination interne : Travailler en étroite collaboration avec l’équipe de direction senior, les chefs de département et d’autres membres clés du personnel pour s’assurer que les activités liées à la gouvernance sont bien coordonnées et alignées sur les priorités organisationnelles.
Rapports et documentation
• Rapports sur la gouvernance : Préparer et présenter des rapports réguliers au Directeur National et au Conseil Consultatif sur les questions de gouvernance, les résultats des réunions et la conformité aux politiques.
• Gestion de la documentation : Tenir des archives organisées et à jour des documents de gouvernance, y compris les comptes rendus de réunions, les résolutions, les documents politiques et la correspondance.


Qualifications / compétences / aptitudes / expériences requises
• Formation : Diplôme de licence en administration publique, droit, gouvernance ou dans un domaine connexe.
• Un diplôme de master est souhaité.
• Expérience : Minimum de 5 ans d’expérience en gouvernance, gestion de conseil d’administration ou gestion de bureau exécutif dans une organisation à but non lucratif, gouvernementale ou internationale.
• Expertise en gouvernance : Connaissances approfondies des bonnes pratiques de gouvernance, y compris une expérience de travail avec des conseils consultatifs ou des conseils d’administration.
• Soutien au leadership : Expérience avérée dans le soutien aux cadres supérieurs ou dirigeants dans un environnement dynamique et exigeant.
• Compétences administratives : Compétences organisationnelles et administratives solides, avec un accent sur la gestion des horaires complexes, des réunions et des documents.


Compétences clés
• Gouvernance et conformité : Compréhension des structures de gouvernance, des cadres juridiques et de la conformité aux politiques dans un contexte de développement international.
• Communication : Excellentes compétences en communication verbale et écrite en français et en anglais, avec la capacité de s’engager efficacement avec des dirigeants et partenaires externes.
• Compétences organisationnelles : Capacité exceptionnelle à s’organiser et à gérer plusieurs tâches, avec une attention particulière aux détails et à la gestion du temps.
• Engagement des parties prenantes : Capacité à travailler en collaboration avec diverses parties prenantes internes et externes, en favorisant des relations solides.
• Confidentialité : Capacité démontrée à gérer des informations sensibles avec discrétion et à maintenir la confidentialité des questions de gouvernance et de leadership.
• Résolution de problèmes : Capacité à anticiper les défis, proposer des solutions et prendre des décisions éclairées sous pression.


Environnement de travail
• Lieu : Le poste est basé à Dakar, au Sénégal, avec des déplacements occasionnels à l’intérieur du Sénégal et à l’international selon les besoins.
• Conditions de travail : Travail de bureau avec des horaires flexibles pour répondre aux besoins du Conseil
• Consultatif et de l’emploi du temps du Directeur National.