Call for Applicants
CFA-CO-025-2021

Poste : Stagiaire Assistant (e) administratif et finance
Lieu d’affectation : Dakar, Sénégal
Type de contrat : Stage
Durée consultance : 03 mois
Date de prise de fonction : As soon as possible
Date limite de candidature : 24 Octobre 2021

Contexte :

Créée en 1951, l'Organisation internationale pour les migrations (OIM) est la principale organisation intergouvernementale dans le domaine des migrations et se consacre à la promotion d'une migration humaine et ordonnée au profit de tous. L'OIM met en œuvre des projets innovants destinés aux jeunes et aux candidats à la migration par le biais d'une approche de communication pour le développement (C4D). L'un de ces projets est Migrants comme Messagers (MaM, cigle en anglais), qui vise à donner à des publics cibles en Afrique de l'Ouest les moyens de prendre des décisions éclairées sur la migration grâce à des messages entre pairs.
Le projet a débuté dans trois pays en novembre 2017 et s'est étendu à sept pays en 2019 (Nigeria, Sénégal, Guinée, Gambie, Côte d'Ivoire, Sierra Leone et Liberia). Il est mené par des volontaires qui utilisent des techniques de narration pour enregistrer et diffuser des interviews de migrants de retour au pays et partager ces histoires en ligne et lors d'événements communautaires, y compris un important volet d'engagement communautaire non numérique.
Sous la supervision directe du Chargé de Communication et Médias, le (la) stagiaire sera chargé (e) d’assister et d’appuyer le département communication. Il accomplira les tâches suivantes :
Qualifications et Compétences requises :
1. Centralisation, vérification et dispatcher les documents entrants et sortants du département (Réceptionner les factures, demandes d’achat),
2. Suivi des demandes à Procurement et aux Finances
3. Préparer toutes les demandes de paiement et s’assurer que tous les documents supportant les demandes/dépenses sont attachés à la demande de paiement avant d’être soumis pour signature ;
4. Préparer les remboursements des frais de voyage (expense claims/reports) ;
5. Faire les photocopies et scans des documents comptables ;
6. Maintenir le registre des dossiers entrants et sortants des services Achats et Finances ;
7. Classer et archiver les documents financiers et administratifs ;
8. Exécuter toutes autres tâches demandées par le superviseur direct.

Qualifications requises :

? Diplôme universitaire en Finance ou administration, ou études universitaires en cours ;
? Avoir une très bonne maîtrise du français et du wolof ;
? Aisance dans la communication orale et écrite ;
? Très bonne connaissance des outils informatiques ; MS office spécifiquement Excel.
Compétences requises :
Valeurs
? Inclusion et respect de la diversité : respecte et encourage les différences individuelles et culturelles ; encourage la diversité et l’inclusion dès que possible
? Intégrité et transparence : respecte des normes éthiques hautes et agit conformément aux principes/règles et aux normes de conduite de l’Organisation.
? Professionnalisme : fait preuve de capacité à travailler de manière calme, compétente et engagée et fait preuve de jugement pour relever les défis quotidiens.

Compétences
? Travail en équipe : développe et encourage une collaboration efficace au sein et entre les départements pour atteindre les objectifs communs et optimiser les résultats.
? Fournir des résultats : produit et fournit des résultats de qualité rapidement ; agit pour et s’engage à atteindre les résultats convenus.
? Gestion et partage du savoir : cherche continuellement à apprendre, à partager des connaissances et à innover.
? Responsabilité : s’approprie la réalisation des priorités de l’Organisation, et assume la responsabilité de ses propres actions et des tâches déléguées.
? Communication : encourage et contribue à une communication claire et ouverte ; explique des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante.

Langue
La maitrise du français requise avec une bonne capacité de pouvoir travailler en Anglais.