OBJET : TDR/ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE)
Réf : TDR 006.AA/SAMA MBEY/2024

A propos de nous :
MyAgro est une entreprise sociale à but non lucratif primée basée en Afrique de l'Ouest. Nous avons développé un modèle d'épargne mobile qui permet aux agriculteurs d'investir leurs propres fonds dans des semences, des engrais et une formation agricole de haute qualité afin d'augmenter leur récolte et leurs revenus de 50 à 100 %. Notre étoile polaire est d’aider un million d’agriculteurs à augmenter leurs revenus de 1,50 $ par jour d’ici 2026 et à sortir de la pauvreté.

Intitulé du posteAssistant(e) Administratif(ve)
Localisation Zone rurale
Nombre de postes 05
Type de Contrat Contrat à Durée Déterminée (CDD) 10 mois
Catégorie 8A

Rôles et responsabilités
1. Gestion des factures et dépenses : Réception et paiement des factures (loyer, téléphone, électricité, eau), paiement des frais de transport des VEs, règlement des taxes locales, suivi et archivage des justificatifs de dépenses;
2. Élaboration et distribution du budget : Réception et dispatching des budgets mensuels aux FCs et préparation des demandes de budgets pour les activités;
3. Gestion comptable : Tenue d'un dossier avec les justificatifs comptables et administratifs, gestion des pièces comptables, reporting des dépenses et réconciliation;
4. Logistique régionale : Gestion de la logistique régionale, réception, distribution et suivi des matériels destinés aux FCs et autres agents sur le terrain, ainsi que gestion des retours.
5. Administration: Suivi des dossiers individuels des employés (contrats, CV, documents administratifs), gestion des congés et des absences, ainsi que des relations avec les employés;
6. Recrutement et intégration : Organisation des recrutements (planification, coordination avec les candidats) et onboarding des nouveaux employés;
7. Soutien à la formation : Aide à l'organisation et à la logistique des sessions de formation, réservation de salles, et suivi des inscriptions des employés;
8. Gestion des prêts de matériel : Suivi des procédures de gestion et de retour des équipements, notamment des motos;
9. Gestion de la caisse et des contrats : Gestion de la caisse de petites dépenses pour les zones, ainsi que la gestion des contrats de bureau;
10. Numérisation et archivage : Scan et archivage des documents justificatifs, en veillant à la bonne tenue des fichiers administratifs;
Cette liste n’est pas exhaustive, ces activités peuvent être adaptées aux besoins spécifiques de Sama Mbey, ainsi qu’aux objectifs et ressources disponibles.

Compétences requises
- Compétences administratives : Capacité à gérer efficacement les documents, les correspondances et les dossiers administratifs;
- Compétences comptables : Connaissance des principes de la comptabilité et aptitude à gérer les factures, les dépenses et le reporting financier;
- Organisation et gestion du temps : Capacité à prioriser les tâches et à respecter les délais, tout en gérant plusieurs responsabilités simultanément;
- Compétences en communication : Aptitude à interagir avec différents niveaux d'interlocuteurs, tant en interne qu'en externe, de manière claire et professionnelle;
- Compétences informatiques : Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des logiciels de gestion administrative et comptable;
- Capacités logistiques : Compétences en gestion de la logistique et de la distribution de matériel, avec un bon sens de l'organisation;
- Résolution de problèmes : Capacité à identifier les problèmes et à proposer des solutions efficaces de manière proactive;

Profil recherché
- Formation : Avoir au moins un diplôme Bac+3 en gestion administrative, comptabilité, ou domaine connexe. Une expérience équivalente peut également être considérée;
- Expérience professionnelle : Minimum de 2 à 3 ans d'expérience dans un poste administratif ou comptable, idéalement dans un environnement similaire à Sama Mbey;.
- Compétences techniques : Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint) et des logiciels de gestion comptable. Une familiarité avec des systèmes de gestion de administrative et financière est un plus;
- Capacités interpersonnelles : Sens de la communication, capacité à travailler en équipe, et compétences relationnelles pour interagir efficacement avec les collègues et les partenaires;
- Esprit d'organisation : Rigueur, attention aux détails et capacité à gérer plusieurs tâches de manière autonome tout en respectant les délais;
- Proactivité : Capacité à anticiper les besoins et à résoudre des problèmes de manière autonome;
- Engagement et éthique : Intégrité et respect de la confidentialité des informations traitées;
- Langues : Maîtrise du français (oral et écrit), la connaissance de l'anglais est un atout.

Sama Mbey est un employeur garantissant l'égalité des chances. Nous célébrons la diversité et nous nous engageons à créer un espace inclusif permettant à tous les employés de se sentir valorisés pour leurs compétences, leurs expériences et leur point de vue unique. Sama Mbey offre des opportunités d'emploi égales à tous les employés et candidats sans distinction de race, de couleur, de religion, d'orientation sexuelle, de statut matrimonial/parental, d'origine nationale, d'âge, de handicap, d'opinion politique, de statut social, de statut d'ancien combattant, de génétique ou de toute autre base protégée par la loi applicable-