Lieu : Saint Louis
Domaine d'activité: Administration, Comptabilité et logistique

Type de contrat: Contrat à durée déterminée (6 mois ) avec possibilité de renouvellement

Date de début de contrat : Dès que possible


PRÉSENTATION DE L’ONG
Indignés face à l’injustice que vivent les personnes handicapées et les populations vulnérables , nous aspirons à un monde solidaire et inclus if, où toutes les différences nous enrichissent et où chacun peut « vivre debout ».


Humanité & Inclus ion (HI) es t prés ente dans la région Afrique Cap Ouest (Sénégal, Guinée Bissau, Cap Vert,) depuis 1996. Ses premières actions ont été menées au Sénégal dans le domaine de la réadaptation fonctionnelle pour permettre aux personnes handicapées de retrouver leur mobilité. Aujourd’hui HI intervient au Sénégal, en Guinée Bis s au principalement dans les domaines de l’Inclus ion (accès à l’éducation, accès à l’emploi, insertion sociale et appui à la participation citoyenne), de la Prévention et Santé et de la Réduction de la Violence liée aux Armes (déminage et dépollution). Par ailleurs le Programme Régional Afrique Cap Ouest as sure également la gestion de projets multi pays en coordination avec d’autres programmes HI.

Présente dans 63 pays, retrouvez plus d’informations sur l’association :www.hi.org


Mission
Sous la responsabilité du chef de projet , l’assistant(e) administratif (ve) est chargé d’appuyer le chef de projet Diabète dans gestion de la trésorerie, de la comptabilité, de la logis tique et dans le classement et l’archivage des documents administratifs.
L’assistant(e) administratif (ve) a pour mission d’assurer l’application et le respect des procédures administratives . Il ou elle gère également toutes les activités liées à la logistique et assure le respect et la bonne application des procédures logistiques.

Responsabilité 1 : Gestion de la trésorerie et des paiements
1. Assurer la gestion d’une caisse d’un montant maximum de 500.000 frs CFA
2. Assurer la régularité de l’alimentation de la caisse
3. Tenir le livre de bord de la caisse (enregistrer les entrées , les s orties et le solde) et s ’assurer de la conformité du solde du livre de bord avec le solde physique de la caisse (décompte de caisse journalier)
4. Tenir le livre de bord de la banque (enregistrer les entrées , les s orties et le solde) et s ’assurer de la conformité du solde du livre avec le solde du relevé bancaire.
5. Réaliser un arrêté de caisse mensuel avec le chef de projet
6. Contrôler la correcte réalisation des opérations bancaires (délais, jours valeur, tarification,) et vérifier au bon approvisionnement des chéquiers
7. Effectuer les décaissements en liquide et établir les chèques en respectant les procédures en vigueur sur le programme
8. Effectuer les retraits en espèces à la Banque selon les règles de sécurité en vigueur sur le programme
9. Veiller à la sécurisation des espèces qui lui s ont confiées.

Responsabilité 2 : Tenue de la comptabilité du site


1. Tenue de la comptabilité : saisie des opérations , lettrage…
2. Préparer les pièces comptables
3. Suivi les entrées et les s orties sur les fiches de suivi
4. Faire la codification des factures suivant le plan comptable général
5. Saisir toutes les pièces comptables (banque et caisse) au jour le jour sur les feuilles de saisie.
6. Établir les états financiers de la comptabilité (décompte de caisse, rapprochement
bancaire…)
7. Envoyer toutes les pièces comptables en vers ion papier au plus tard le 2 de chaque mois à Dakar
8. Envoie du prévisionnel mensuel du site pour les dépens es relatives au fonctionnement du projet à Dakar le 20 de chaque mois au plus tard
9. Élaborer les corrections nécessaires après envoi des commentaires par Dakar et le siège
10. Appuyer les partenaires de mis e en œuvre du projet dans la gestion financière, la justification dans le respect des procédures de HI et du bailleur.

Responsabilité 3 : Veiller à l’application des politiques et procédures comptables et financières telles que définies par Humanité & Inclusion dans son système comptable et financier en vue d’assurer leur fiabilité.


1. S’assurer que les demandes de paiement ont suivi la procédure normale d’engagement de la dépens e (Toute demande d’achat ou autre document d’engagement d’une dépens e est s ignée par le responsable budgétaire, plus la validation du supérieur hiérarchique en cas de besoin)
2. S’assurer que les pièces justificatives sont établies en bonne et due forme
3. S’assurer que les pièces comptables ont toutes des visas de réconciliation signés et codifiés sur la partie analytique par les personnes habilitées .
4. S’assurer du suivi des contrats partenariat
5. S’assurer de la codification correcte des PCG sur les feuilles de saisie
6. Vérifier que toutes justificatives relatives à des conventions s oient accompagnées de ces conventions
7. Assurer le suivi des comptes de tiers

Responsabilité 4 : Gestion des approvisionnements et des services généraux par délégation du logisticien site DAKAR


1. Assurer les achats dans le respect des procédures
2. Trans mettre les Demandes d’Achats et de Service au chargé des approvisionnements de Dakar
3. Mettre en place les outils de stockage concernant tous les matériels
4. Gérer l’organisation logistique des séminaires et des formations pour le site de Saint- Louis
5. Veiller à la propreté, au nettoyage des véhicules et motos puis suivre les réparations et informer le chargé des approvisionnements de Dakar
6. Tenir le planning des mouvements /déplacements des matériels roulants
7. Assurer le suivi du bâtiment (bureaux)
8. Organiser les inventaires périodiques du site en collaboration avec le chargé des approvisionnements de Dakar
9. Gérer l’archivage électronique des DAS du projet
10. Envoyer le rapport logis tique tous les 28 du mois


Responsabilité 5 : Assister la responsable RH dans la gestion administrative
1. Assurer le suivi des décomptes de congés payés et autres absences

2. Assurer l’archivage des dossiers individuels du personnel & des contrats de travailleurs indépendants
3. Maintenir le tableau de suivi des contrats et congés à jour
4. Préparation du courrier départ, enregistrement et envoi
5. Assure l’accueil physique et téléphonique, prendre les messages quand cela est nécessaire (à remettre par email à la personne concernée) et gère les contacts sur le site.


Qualifications :
Les candidats doivent avoir un niveau d’étude BAC+2/3 Comptabilité-finance, en Administration, Gestion :
• Une expérience d’au moins 2 ans à un poste similaire de préférence dans une ONG est indispensable
• Une bonne maitrise des procédures comptables
• Une très bonne capacité organisationnelle et rédactionnelle
• Une bonne expérience dans la gestion administrative du personnel
• Une expérience ou connaissance du domaine des ONGs
• La maitrise de l’outil informatique (Excel, Word et autres ) est indispensable

Ne seront contactés que les candidats correspondant au profil

Rémunération
Suivant la grille de s alaire d’Humanité & Inclus ion programme ACO en vigueur et sur la base l’expérience et les qualifications le s alaire brut mensuel sera compris entre 429.953 et
513.941 FCFA.


Politiques institutionnelles
Les recrutements chez HI s e font sous réserve de la présentation d’un casier judiciaire de moins de 3 mois et d’un certificat de bonne vie et mœurs de moins de 2 mois .
Tous les employés sous contrat avec HI sont soumis au respect de la :
- Politique de protection de l'enfance
- Protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus sexuels Politique
- Politique de lutte contre Fraude et corruption
- Code de conduite


Dépôt de candidature
Les personnes ayant les qualifications requis es s ont invitées à envoyer par mail un dossier de candidature en français comprenant i) un curriculum vitae à jour et détaillé, ainsi que 3 références professionnelles (managers directs ) ; ii) une lettre de motivation ; iii) les copies des diplômes et attestations de travail légalisés ; et le tout adressé à: