FONCTION : ASSISTANT COMMUNICATION

MISSION / RÔLE
Le Secours Islamique France (SIF) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale basée en France. Fondée en 1991, le SIF est une association (loi 1901) apolitique à but non lucratif ayant pour objectif de secourir, apporter de l’aide et protéger les victimes de catastrophes naturelles, de conflits armés ou de crises économiques. Le SIF intervient dans plus de 15 pays à travers le monde pour y déployer des programmes d’urgence, de post-urgence et de développement. Le SIF apporte son aide depuis plus de 25 ans dans le respect des diversités culturelles, sans aucune distinction d’origine, de religion ou de genre.
L’Assistante Coordination des projets collabore étroitement avec le Coordinateur des Programmes pour :
- Appuyer les chefs de projet, la coordinatrice des programmes et le chef de mission dans les activités de communication
- Contribuer au suivi des partenariats de la mission ;
- Résoudre les questions pratiques ou secondaires pour faciliter le travail de la Coordination des projets.
L’Assistante communication et secrétariat et en rapport avec tous les départements de la mission (logistique et administration).
- Contribuer à l’archivage des dossiers de la coordination (format papier et format numérique)


RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE
Chef de Mission //
//Coordinateur des Programmes
//
Assistant Coordination / Projet


TACHES PRINCIPALES DE LA FONCTION

1. Appuyer la coordinatrice des programmes, les chefs de projet et le chef de mission dans les activités de communication
• Rédaction des communiqués de presse et des invitations aux évènements
• Mise à jour régulière de fichier contact et du fichier de presse de la mission
• Réaliser la revue de presse du SIF Sénégal et archiver les différentes publications.
• Rédaction de TDR pour les évènements (lancement de projet, reportages photo/vidéos, inauguration, etc….)
• Suivi et relance des invités aux évènements
• Prise de photographies lors des activités phares de la mission
• Préparer les différents supports de communication des projets (fiches projet, brochures, dépliants, flyers, vidéo …)
• Contribuer à l’élaboration de la stratégie communication de la mission
• Assurer le suivi du planning annuel des activités de communication validé par la coordination
• Suivre le budget communication des différents projets en lien avec les CDP

2. Gestion administrative et secrétariat
• Assister l’équipe de Coordination ou d’autres responsables afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...) ;
• Prendre en charge l’archivage de certains dossiers ...) ou de documents liés aux d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, atelier, de voyage …) ;
• Contribuer à l’organisation des comités de pilotage locaux et nationaux des projets
• Gérer le courrier de la mission (envoi et réception)
• Accompagner les expatriés dans leurs démarches administratives au Sénégal (carte étranger, certificat de résidence, etc.)

3. Reporting
• Réaliser et / ou centraliser les compte-rendu ;
• Assurer les prises de notes dans certaines réunions;
• Préparer des éléments de réponse, rédaction de correspondance …..
• Appuyer dans la rédaction des rapports (relecture, corrections, synthèse, résumé, rapports institutionnels…) et réunions (préparation de documents PPT…)
• Contribue à l’archivage des documents de la mission (rapports annuels annules projets, capitalisation…)

4. Liens hiérarchiques et fonctionnels :
- Sous la responsabilité directe du Chef de mission
- Collabore en interne avec : les coordinateurs et les chefs de projet
- Sur demande de la coordination : collabore en externe avec : les partenaires de la mission

La liste des missions est évolutive en fonction des besoins de l’organisation, non exhaustive et non limitative.

SAVOIR FAIRE/CONNAISSANCES

• Formations : BAC + 3; Communication
• Minimum expérience : Au moins 2 ans d’expérience dans la communication ;
• Niveau langues étrangères : Français : lu, écrit, parlé obligatoire, Maitrise du Wolof obligatoire
• Maîtrise les suites logicielles bureautiques : traitement de texte, tableur, messagerie et agenda électroniques ; Microsoft Publisher, Microsoft retouche images, Teams, Zoom.
• Esprit d’équipe ;
• Savoir s’exprimer oralement et très bonnes capacités rédactionnelles
• Posséder un très bon sens de l’organisation, de la planification et du classement pour l'archivage ;
• Savoir gérer un budget et rédiger des termes de références

SAVOIR-ETRE

• Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, patience ;
• Anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités, discernement ;
• Sait travailler en équipe
• Respect des procédures et des normes ;
• Réactivité, initiative, capacité à argumenter des propositions ;
• Confidentialité, discrétion ;
• Esprit d’analyse et de synthèse ;

Le SIF étant une association humanitaire, L’engagement, la Polyvalence et la flexibilité sont requis afin de participer à des actions spécifiques organisées de le cadre du Mandat de l’association, ou suppléer temporairement à certain objectifs non indiqués dans la présente fiche de poste. La direction peut ainsi demander à tout salarié d’exécuter des tâches en dehors du présent cahier des charges et correspondant à votre qualification ou d’être disponible pendant les périodes des campagnes, en dehors des horaires et/ou jours ouvrables du contrat de travail, dans le respect de la législation en vigueur.


DATE /LIEU / ZONE GEOGRAPHIQUE

Poste situé à : Dakar
Durée du poste : jusqu’au 30/05/2022 renouvelable.