Mission principale
Assurer la fiabilité et la fluidité du parcours administratif et opérationnel des expatriés du Desk, en garantissant la qualité des données RH, le respect des échéances clés et une expérience claire et sécurisée pour les collaborateurs, dans un environnement multiculturel exigeant.

Activités principales
Gestion et sécurisation contractuelle administrative
• Constituer le dossier du personnel expatrié et vérifier leur complétude dès la validation du recrutement en centralisant une liste de documents préétablie; communiquer aux salarié.e.s les informations nécessaires à la création du contrat et à la souscription à l’assurance santé
• Élaborer les contrats de travail, les avenants en conformité avec les éléments validés (postes, conditions, dates) et les faire signer dans les 72 heures avant la date de début du contrat ou avant la fin du contrat en cours, les documents de rupture de contrat à l’amiable etc. et les faire signer avant la date de rupture de contrat
• Assurer la signature des documents contractuels dans les délais requis (avant prise de fonction ou échéance contractuelle)
• Contrôler la cohérence et la fiabilité des informations contractuelles et administratives
• Assurer une révision fiable des fiches de salaire en fin d’année dands le respect des délais et procédures en collaboration avec sa/son Référent.e RH.
• Assurer le suivi des preuves de vie (s’assurer que chaque expatrié a transmis sa preuve de vie au début de sa mission)
• Procéder aux formalités liées à la souscription d’assurance santé pour chaque personnel International terrain dès la signature de son contrat et s’assurer que l’expatrié a reçu d’ALLIANZ toutes les informations nécessaires liées à sa prise en charge santé (carte d’assurance etc.)
• Identifier toute incohérence ou anomalie dans le processus de déploiement de l’expatrié et alerter le/le Référent(e) RH dans les meilleurs délais
• Organiser et coordonner les briefings et débriefings des expatriés (au siège ou à distance)
• Tenir informé les Coordinateurs finances/RH, les Chefs de Mission, les Coordinateurs logistiques les assistants RH sur le terrain de l’arrivée des nouveaux expatriés

Organisation et suivi des déploiements et mouvements
• Organiser les départs en mission (visa, transport, hébergement, documents de mission) dans le respect des délais
• Assurer le suivi des mouvements du personnel (prise de poste, renouvellement, fin de mission)
• Préparer et transmettre les documents nécessaires aux déplacements et à la prise de fonction
• Préparer et faire valider les engagements de dépenses liés aux frais financiers engendrés par les départs en mission des expatriés et à leur fin de mission
• Anticiper les échéances de déploiement et alerter le/la Référent (e) RH en cas de risque de retard ou de blocage
• Assurer la mise à jour des outils de suivi des mouvements du personnel
• Coordonner avec les acteurs concernés (terrain, logistique, desk) pour garantir la fluidité des déploiements

Coordination des fins de missions et SDTC
• Assurer la préparation des fins de mission en coordination avec les acteurs concernés (terrain, desk, paie) dès qu’elle a l’information du non renouvellement de contrat d’un expatrié
• Vérifier la disponibilité de l’ensemble des éléments nécessaires à l’établissement du solde de tout compte
• Établir et transmettre les documents de fin de contrat dans les délais requis
• S’assurer de la complétude et de la fiabilité des informations transmises à la paie
• Suivre le traitement et le paiement des soldes de tout compte en lien avec la paie
• Identifier les retards, incohérences ou blocages dans le traitement des SDTC des expatriés et alerter le /la Référent(e) RH
• Assurer la désactivation ALLIANZ de l’expatrié un mois après sa fin de mission

Fiabilisation des données RH, gestion de l’interface avec le service paie et production des reportings pour le suivi de l’activité.
• Collecter, centraliser, et vérifier les données RH nécessaires à la paie (contrats, mouvements, etc.)
• Contrôler la complétude, la cohérence et la fiabilité des informations avant leur transmission
• Identifier les écarts ou incohérences et effectuer les relances nécessaires auprès des interlocuteurs concernés (terrain, desk)
• Assurer une transmission des données dans les délais compatibles avec le calendrier de paie
• Coordonner avec la gestionnaire de paie pour sécuriser la prise en compte des éléments transmis
• Suivre les dossiers jusqu’à leur traitement effectif et gérer les corrections si nécessaire
• Alerter le / la Référent(e) RH en cas de dysfonctionnement ou de risque impactant la paie

Accompagnement et information des expatrié.e.s
• Fournir aux expatrié.e.s une information claire, cohérente et fiable à chaque étape de leur parcours (départ, mission, fin de mission)
• Répondre aux demandes ou orienter efficacement vers les interlocuteurs appropriés
• S’assurer que les informations transmises sont comprises et adaptées à un environnement multiculturel
• Anticiper les besoins d’information et limiter les zones d’incertitude pour les expatriés
• Veiller à ne laisser aucune demande sans réponse, même en cas de dépendance à d’autres services
• Contribuer à une expérience fluide et sécurisante pour les expatriés

Profil et expérience souhaités
• Diplôme Bac à Bac +3 en Gestion, Administration, Finances, RH, ou formation jugée équivalente.
• Minimum 2 années d’expérience dans un environnement opérationnel exigeant .
• Expérience en gestion de mobilité internationale, coordination RH ou logistique de personnel
• Expérience dans un environnement à forte contrainte de délais et de volume

Compétences techniques
• Bonne maîtrise des outils informatiques (G-Suite e).
• Bonne compréhension des processus RH (contrats, mobilité, fins de missions)
• Capacité à gérer et fiabiliser des données RH complexes
• Connaissance des enjeux de paie et interactions avec un service paie
• Connaissance du droit du travail français est un atout

Compétences comportementale
• Rigueur : capacité à traiter des données avec précision et fiabilité
• Sens du service : attention portée à la qualité de l’expérience des expatriés
• Assertivité : capacité à relancer, coordonner et faire avancer les dossiers sans autorité hiérarchique
• Organisation et gestion des priorités dans un environnement à forte charge
• Capacité à évoluer dans un environnement multiculturel
• Proactivité dans l’identification et la résolution des problèmes

Connaissances en langues : La maîtrise du français et de l’anglais (lu, écrit, parlé) est indispensable
Conditions
• Durée du contrat : Contrat à durée indéterminée de droit sénégalais
• Prise de poste : Dès que possible
• Salaire : 611 293 FCFA
• Contribution frais de transport à 72 032 FCFA
• 2,75 Jours de congés payés par Mois ;
• Couverture santé complémentaire, prises en charge par ALIMA pour l’employé et ses ayants droit;
• Participation aux frais de scolarité pour les enfants de 2 à 18 ans selon la politique extra contractuelle d’ALIMA en vigueur.