Stagiaire aux achats

United Nations Office for Project Services (UNOPS)
Dakar (Senegal)
Grade: Internship, Intern
Occupations: General Support, Procurement, Supply and Logistics
Close on 27 Jul 2021


JOB DESCRIPTION
FUNCTIONAL RESPONSIBILITIES

Sous l’autorité globale du Chargé des passations de marchés et la supervision de l’Associée aux achats, le/la Stagiaire assumera les tâches suivantes :

Appuyer à la mise en œuvre du service des achats en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Faire un suivi régulier de l’archivage de toutes les correspondances selon les règlements de l’UNOPS
• Assister l’associé.e aux achats pour le respect intégral des règles et procédures de l’UNOPS en matière de passation de marchés
• Assister le Chargé de passation de marchés et l’Associé.e aux achats à élaborer le plan de passation de marchés (PPM) des travaux, en commun accord avec l’équipe technique (ingénieurs)
• Assister le Chargé de passation de marchés et l’Associé.e aux achats pour le suivi du processus de passation des marchés, AO avec les règles et les règlements de l’UNOPS, avec l’appui de l’Associé.e aux achats
• Assister l’Associé.e aux achats pour l’élaboration des dossiers techniques de sollicitation des marchés des travaux, y compris la rédaction des Dossiers d’Appels d’Offres, des mémoires des travaux et des prescriptions techniques
• Participer à l’organisation des visites de sites pendant la période de sollicitation afin d’orienter les soumissionnaires sur les conditions de site
• Assister l’associé.e aux achats dans le processus de recouvrement des coûts dans OneUNOPS pour tous les services d’achats rendus par l’UNOPS aux projets et aux autres agences
• Participer à la mise en œuvre des activités des achats conformément aux règles, règlements et stratégie de l’UNOPS.

Soutenir le processus de gestion des contrats et de l’approvisionnement en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

• Assister l’associé.e aux achats pour la logistique dans la gestion des contrats d’approvisionnement
• Assister l’Associé.e aux achats dans le processus d’approvisionnement notamment la préparation des documents de consultations (RFQ, ITB, ou RFP), propositions pour leur évaluation préliminaire et demandes d’adjudication
• Assister à la rédaction des documents contractuels
• Assister au développement d’une base de données des fournisseurs et mettre à jour la liste des processus de sélection et des évaluations des fournisseurs.
Fournir au bureau et/ou projets un soutien administratif efficace dans le processus de passation des marchés, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Assister à l’élaboration des plans d’achats du bureau et/ ou projets et suivre leur exécution
• Assurer un bon classement des dossiers relatifs aux achats et mettre en place un système de maintien des fichiers de travail des activités d’approvisionnement
• Assister à la préparation des lettres, notes de services etc…
• Assister les projets et l’unité logistique lors de la réception des marchandises, des équipements et obtenir l’accusé de réception correcte, RIR, ou un certificat approprié attestant que l’inventaire a été fait
• Veiller au rangement physique et numérique des pièces justificatives
• Prendre part dans le partage des connaissances au sein du Bureau /projet pour atteindre les résultats suivants :

- Synthèses de leçons apprises et meilleurs pratiques en matière d’achats

- Contribution aux réseaux de connaissances et communautés pratiques

- Réaliser toute activité demandée par le chargé de l’unité des achats et approvisionnements.


EDUCATION/EXPERIENCE/LANGUAGE REQUIREMENTS
Formation
Être inscrit à un programme d’études universitaires tel que la Licence, la Maîtrise ou le Ph.D en Administration, Gestion des Achats ou toute autre discipline similaire .
Ou
Avoir obtenu un diplôme équivalent à la Licence, la Maîtrise ou encore au Ph.D dans trois années précédant la date de la candidature.
Expérience
Aucune expérience de travail antérieure n'est requise.

Une expérience préalable dans le domaine de la gestion des achats serait un atout.

Avoir une aptitude à travailler avec MS Office est exigée.

Avoir une connaissance de MS Office Suite et/ou des applications Google Suite est un atout.
Langues

Maîtrise parfaite du français parlé, lu et écrit

La maîtrise de l’anglais serait un atout


COMPETENCIES FR
Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).
Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.
Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.
Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.
Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.
Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.

Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.
CONTRACT TYPE, LEVEL AND DURATION - INTERNSHIP

Contract type: Internship
Contract level: N/A
Contract duration: 6 months
Ce stage n'est pas conçu pour déboucher sur un emploi au sein de l'UNOPS. Par conséquent, il ne devrait y avoir aucune attente d'emploi à la fin du stage.
Les stagiaires pourraient recevoir une allocation mensuelle de l'UNOPS, à condition qu'ils ne reçoivent pas de fonds d'autres institutions. En outre, l’UNOPS peut fournir une somme forfaitaire de 500 USD aux stagiaires internationaux ou nationaux venant de l’extérieur du pays deux mois après le début du stage. Les stagiaires internationaux ou nationaux venant de l’extérieur du pays doivent prendre leurs propres dispositions en matière d'hébergement, de voyage et de visas si nécessaires.
Pour plus de détails sur les stages de l'UNOPS, veuillez suivre ce lien:

https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Internships-and-volunteering.aspx
CONSIDÉRATIONS SUPPLÉMENTAIRES

• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
• Pour les contrats au prix forfaitaires, vous devrez suivre quelques cours obligatoires, il faudra prévoir environs 4 heures pour les compléter , avant de fournir les services pour lesquels vous avez été engagé.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.
La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage.
Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.
INFORMATIONS GÉNÉRALES SUR L’UNOPS

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.
Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.
BACKGROUND INFORMATION - SENEGAL
Sénégal
Situé à Dakar, le bureau de l’UNOPS au Sénégal a établi au cours des années une relation professionnelle solide avec les gouvernements d’Afrique de l’Ouest et des partenaires internationaux. Il leur fournit un soutien technique pour leurs activités de développement stratégique comme des élections, d’achats et de renforcement des capacités en matière d’achats, de protection de l’environnement ainsi que la construction et la réhabilitation d’infrastructures.