Structure : Fondation Mérieux
Intitulé du poste : Assistant(e) Administration & Finances Senegal
Durée : 6 mois
Responsable de stage : Gestionnaire de projets et Responsable Logistique Sénégal

1. Objectif général de la fonction :
Le stagiaire apportera son soutien à l’équipe de gestion du bureau Afrique de l’Ouest et Sénégal dans la bonne gestion des activités mise en œuvre au Sénégal et le suivi des opérations administratives et financières

2. Contexte de la fonction :
Créée en 1967, la Fondation Mérieux est une fondation familiale indépendante, présidée par Alain Mérieux et reconnue d’utilité publique. Sa mission est de contribuer à la santé mondiale par le renforcement des capacités locales des pays en développement pour réduire l’impact des maladies infectieuses qui affectent les populations vulnérables, en particulier la mère et l’enfant.

Présente dans une vingtaine de pays en Afrique de l’Ouest, en Amérique latine, en Asie, au Moyen-Orient et dans l’Océan Indien, la Fondation Mérieux articule son action autour de quatre objectifs :
- Accroître l’accès des populations vulnérables au diagnostic par le renforcement des laboratoires de biologie clinique dans les systèmes nationaux de santé ;
- Renforcer les capacités locales de recherche appliquée par la formation des chercheurs, le développement de programmes collaboratifs et la création de Laboratoires Rodolphe Mérieux, transférés aux acteurs locaux ;
- Développer l’échange de connaissances et les initiatives en santé publique en lien avec le Centre des Pensières ;
- Agir pour la Mère et l’Enfant dans une approche de santé globale.


3. Missions Principales :
Le stagiaire Assistant de Gestion assiste l’exécution des tâches suivantes :
Finances et Comptabilité :
• Respects des procédures dans toutes les opérations financières du bureau
• Assister à la tenue de la comptabilité générale et analytique du bureau et des projets, notamment:
- Initiation des commandes d’achats : recherches de devis, enregistrement de demande d’achats dans le système informatique
- Suivi des factures d’achats à régler
• Appui à la bonne tenue des liasses comptables physiques et électroniques Administration, Logistique et Services Généraux :
• Suivi des opérations de déplacements : demandes de déplacements, réservations de billets d’avion et taxis, suivi des factures avec l’agence
• Participer à l’organisation logistique des activités de la Fondation Mérieux (mission, formations, achats d’équipements.)
• Suivre les achats et les relations fournisseurs en accord avec la procédure de la Fondation Mérieux
• Suivre les procédures d’appels d’offres pour les contrats d’équipements et de travaux et suivre les procédures de marchés
• Tenir les inventaires
• Gérer la compilation et l’archivage de la documentation du bureau

4. Missions spécifiques potentielles :
-Appuyer les chefs de projets ponctuellement sur certaines activités : compilation de documents, rapports, outils de suivis, courriers, etc...
Communication interne :
-Veiller à ce que les notes des réunions hebdomadaires d’équipes soient bien tenues

5. Profil :
- Formation initiale : bac +3 minimum en gestion
- Informatique : maîtrise du pack office, des outils de travails collaboratif et d’une messagerie
- Langues : Français, Wolof, bonnes notions d’anglais