Cadre organisationnel
L’équipe de la Représentation de la FAO au Sénégal assume avant tout la responsabilité de déterminer, de planifier et de mettre en œuvre les activités prioritaires de la FAO au Sénégal. Elle sert de point focal pour tout ce qui concerne l’alimentation, la nutrition et l’agriculture. L’équipe contribue notamment à maintenir et à renforcer des liens de collaboration avec des partenariats constructifs avec les organisations sous régionales de développement. L’équipe facilite la fourniture d’avis ou assistance technique coordonné, par la FAO, selon les besoins, conformément à l’approche décentralisée et au principe de subsidiarité, en servant de point d’entrée en Afrique de l’Ouest et en mobilisant des compétences supplémentaires, dans tous les lieux d’affectation. La fonction logistique contribue notamment au bon déroulement des activités de terrain et des opérations de la FAO

Position hiérarchique
Sous la supervision générale du Coordonnateur sous-régional de la FAO et Représentant de la FAO au Sénégal, et sous la supervision directe du Chargé de l’administration de la FAO.

Domaine de spécialisation
Le Spécialiste junior en logistique effectue une variété d’opérations logistique courantes et assure des fonctions d’appui administratif contribuant à la bonne marche de l’unité de travail et à la mise en œuvre des projets/Programmes

Tâches et responsabilités
• Préparer et assurer le suivi des documents d’expédition et de douane ;
• Assurer le suivi des expéditions avec les transitaires et agents des douanes ;
• Tenir à jour les dossiers logistiques, notamment les bons de livraison, factures et inventaires ;
• Appuyer l’organisation logistique des missions, des voyages et des transports ;
• Préparer les dossiers et correspondances avec les fournisseurs ;
• Assurer le suivi des livraisons locales et internationales ;
• Préparer les documents relatifs aux exonérations fiscales pour les importations ;
• Coordonner la réception, la distribution et la remise des matériels ;
• Vérifier les factures des prestataires logistiques ;
• Contribuer à la gestion des biens et équipements (assets) ;
• Participer aux inventaires physiques et au contrôle de la qualité et de la quantité des livraisons ;
• Assurer l’archivage approprié de la documentation logistique ;
• Produire les rapports de suivi nécessaires ;
• Assurer la gestion quotidienne des bâtiments et des locaux, notamment le suivi de la maintenance, du nettoyage et des espaces de travail.
• Coordonner et suivre les interventions des prestataires liés au Building Management.
• Exécuter toute autre tâche connexe confiée par la hiérarchie.

Les candidatures seront examinées en regard des critères suivants:

Conditions minimales à remplir
• Pour les consultants : Diplôme universitaire avancé délivré par un établissement reconnu par l’Association internationale des universités (AIU) / l’UNESCO en logistique, gestion, administration, transport ou dans toute autre discipline pertinente pour le travail de l’Organisation. Les consultants titulaires uniquement d’une licence doivent justifier de deux années supplémentaires d’expérience professionnelle pertinente.
• Pour les PSA : Diplôme technique ou diplôme universitaire délivré par un établissement reconnu par l’Association internationale des universités (AIU)/l’UNESCO en logistique, gestion, administration, transport ou dans toute autre discipline pertinente pour le travail de l’Organisation.
• Deux ans d’expérience pertinente dans la logistique, la gestion des stocks ou le transport.
• Connaissance courante (niveau C) du français

Compétences de base exigées par la FAO
• Attention portée aux résultats
• Avoir l’esprit d’équipe
• Sens de la communication
• Établissement de relations constructives
• Partage des connaissances et amélioration continue

Aptitudes techniques/fonctionnelles
• Bonne connaissance des systèmes informatisés d’information financière, de voyages, des ressources humaines ainsi que des procédures et politiques administratives
• Bonne connaissance des normes en matière de communication et de documentation.
• Bonne connaissance de la structure de l’Organisation.
• Une connaissance intermédiaire (niveau B) de l’anglais serait considérée comme un atout.

Critères de sélection
• Bonne maîtrise des outils informatiques courants ;
• Bonne capacité d’organisation, de suivi et de classement ;
• Aptitude à travailler avec plusieurs unités et prestataires ;
• Bonne maîtrise du français ; la connaissance de l’anglais constitue un atout.