Contexte et justification
Oxfam America (OUS) met fin à sa présence opérationnelle au Sénégal dans le cadre du processus d’affiliation et de décolonisation de la Confédération Oxfam. D’ici le 31 mars 2027, l’ensemble des opérations, contrats, projets, systèmes et obligations d’OUS au Sénégal devront être entièrement clôturés, transférés ou intégrés au sein d’Oxfam Sénégal (OSE) en tant que nouvelle affiliée nationale.
Afin d’assurer une transition rigoureuse, conforme aux exigences d’Oxfam, des bailleurs de fonds et du cadre juridique sénégalais, OUS souhaite recruter un·e consultant·e basé·e à Dakar pour assurer la gestion de projet et la coordination du processus de clôture progressive. Le volume de travail estimé ne dépassera pas 30 heures par semaine.

Objectif de la mission
Coordonner, exécuter, suivre et rendre compte de l’ensemble des activités nécessaires à la clôture complète des opérations d’OUS au Sénégal au plus tard le 31 mars 2027, en garantissant la conformité réglementaire, la mitigation des risques, la redevabilité des ressources, l’accompagnement du personnel, la confiance des bailleurs et une transition fluide vers OSE.

Portée de la mission et principales responsabilités
Un plan de travail détaillé sera élaboré afin de couvrir l’ensemble des domaines ci-dessous (et tout autre domaine requis), garantissant une prise en compte exhaustive de tous les éléments.


• Gestion de projet du plan stratégique de clôture [Responsable principal : Consultant·e, avec responsabilité partagée sur la qualité et le contenu avec OUS, OiSEN, OSE et les équipes d’OI]
• Élaborer et tenir à jour un Plan Directeur de Clôture du Sénégal, en collectant l’ensemble des exigences et échéanciers auprès d’OUS, d’Oxfam en Afrique (OiA), de l’équipe Développement de la Confédération OI, d’OSE et des affiliés partenaires, et en facilitant la résolution de tout désaccord majeur.
• Maintenir un registre des risques à jour, avec des mesures de mitigation correspondantes ; organiser et rédiger les comptes rendus des réunions de transition (bimensuelles ou mensuelles).
• Assurer la gestion de projet transversale entre OUS, Oxfam au Sénégal (OiSEN), OSE, OiA et les affiliés partenaires ayant des investissements au Sénégal ; produire des rapports réguliers sur les livrables à venir et réalisés, assurer le suivi des retards, et veiller à ce que toutes les décisions soient prises, documentées, suivies et exécutées dans les délais convenus.
• Exigences juridiques et réglementaires [Responsables : Finance & Opérations OUS / Administration & Finance OiSEN)
• En coordination avec les conseils juridiques sénégalais et juristes d’OUS, cartographier toutes les étapes nécessaires à la cloture de l’enregistrement legal d’OUS au Sénégal ; estimer les coûts associés, appuyer la mobilisation budgétaire et assurer le suivi de l’exécution du processus.
• Identifier les contrats, protocoles d’accord, licences et enregistrements devant être résiliés, transférés ou amendés ; assurer les notifications réglementaires auprès des autorités compétentes, conformément aux mandats des affiliés.
• Suivre et appuyer le règlement de toute question juridique en suspens (personnel, partenaires, fournisseurs, fiscalité et obligations statutaires).

• Transition des ressources humaines [Responsables : RH OiSEN / PCHR & Finance OUS / Direction Exécutive OSE]
• Appuyer l’élaboration et la gestion du calendrier de transition RH (ruptures contractuelles, transferts, fins de service), dans le respect du droit du travail sénégalais et des politiques d’Oxfam, incluant :
• les consultations du personnel, une communication transparente, des mécanismes de plainte accessibles et une attention particulière au bien-être du personnel;
• les départs du personnel (liquidation des congés, procédures de sortie, restitution des actifs, soldes de tout compte);
• le transfert de tous les contrats de travail d’OUS vers OSE, y compris le personnel hébergé ;
• les démarches administratives liées à la clôture (obligations envers les institutions publiques et les assureurs privés);
• la migration et l’archivage des données RH des systèmes OUS vers OSE, dans le respect des exigences légales.

• Programmes, partenariats et clôture contractuelle [Responsables : Direction Exécutive OSE / Direction Programme OiSEN / Finance & Subventions OUS / affiliés partenaires]
• Appuyer la préparation et la mise en œuvre d’un plan détaillé de transfert des programmes et contrats d’OUS vers OSE, en garantissant la continuité programmatique et la préparation opérationnelle (systèmes, ressources humaines, partenariats nationaux, comptes bancaires, trésorerie et mécanismes de supervision).
• Pour les projets clôturés avant mars 2027 et non transférés à OSE, appuyer l’élaboration et l’exécution des plans de clôture.
• Confirmer l’absence de programmes résiduels sous gestion OUS après mars 2027 ou, le cas échéant, appuyer l’élaboration d’un plan de gestion des programmes hérités.
• Appuyer la préparation et la soumission de tous les rapports requis avant le transfert vers OSE.
• Faciliter la communication et l’engagement avec les partenaires d’exécution et stratégiques afin d’assurer la clarté et l’adhésion à la transition.
• Appuyer la finalisation de tous les rapports requis (rapports annuels, CQMR, KPI, audits, exigences de conformité).
• Appuyer les équipes programmes et finances pour les réconciliations contractuelles et les check-lists de clôture.
• Finances, audits et clôture des systèmes [Responsables : Finance OUS/OiSEN & TIM]
• Appuyer la gestion et la coordination des activités de clôture financière, incluant :
• l’élaboration et l’exécution d’un plan financier de clôture ;
• la préparation et la réalisation des audits requis ;
• les rapprochements bancaires, règlements des passifs et créances, transferts de fonds aux partenaires, gestion des actifs, paiements fiscaux et de la paie ;
• l’examen des soldes de subventions, les remboursements éventuels et la documentation financière finale;
• la fermeture des comptes bancaires OUS au Sénégal.

• Logistique, actifs et locaux [Responsables : Finance & Opérations OUS et OiSEN]
• Vérifier et réconcilier tous les actifs ; superviser leur cession, transfert ou don conformément aux règles d’Oxfam et des bailleurs.
• Gérer la liquidation des stocks, la fermeture ou le transfert des baux et contrats de locaux.
• Appuyer la résiliation ou le transfert des contrats fournisseurs et services publics.
• Veiller à la réalisation d’analyses de risques sécuritaires.
• Technologies de l’information et sécurité des données [Responsables : TIM OUS/OiSEN/OI]


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Profil requis :
• Au moins 10 ans d’expérience dans les opérations d’ONG internationales (INGO), la gestion de transitions organisationnelles ou la fermeture de bureaux pays au Sénégal ou dans des contextes comparables;
• Expérience avérée dans la direction ou la gestion de projets couvrant plusieurs fonctions, notamment la conformité réglementaire, la coordination financière et des audits, les processus RH, la logistique et la gestion des actifs, le reporting aux bailleurs de fonds et la liaison avec les autorités gouvernementales ;
• Excellentes compétences organisationnelles et en gestion de projet, avec une forte capacité de coordination des parties prenantes et de communication;
• Maîtrise du français et bonne connaissance professionnelle de l’anglais ; connaissance du contexte des ONG internationales au Sénégal, du droit du travail sénégalais et des autres réglementations pertinentes.

Atouts souhaités :
• Expérience des systèmes et processus d’Oxfam (p. ex. UBW, OPP, BOX, etc.) ou de systèmes opérationnels équivalents utilisés par des ONG internationales similaires ;
• Expérience directe de transitions ou de fermetures de bureaux pays d’Oxfam ou d’ONG internationales comparables.

Conditions
Durée et charge de travail : Du 1er juin 2026 au 31 mars 2027 – Poste à temps partiel ou équivalent en consultance.
Supervision : Responsable principal : à confirmer. Lien fonctionnel : à confirmer


Rémunération estimée
Étant donné qu’il s’agit d’une opportunité à temps partiel (environ 30 heures par semaine), Oxfam est en mesure d’offrir des honoraires mensuels compris entre 5 000 et 6 000 USD, en fonction du niveau d’expérience du/de la consultant·e.
Le·la consultant·e sera responsable du paiement de l’ensemble des impôts et cotisations d’assurance applicables au Sénégal.