Description du poste


Missions

Sous l’autorité du Secrétaire Exécutif, le chef du département de l’administration et des finances définit et coordonne la gestion administrative et financière tout en participant de façon opérationnelle au montage et au suivi financier des programmes et projets.


Activités principales
Établissement des principaux documents : comptabilité et la gestion des audits
- Superviser les travaux comptables ;
- Superviser la réalisation des rapprochements bancaires ;
- Valider les rapports financiers périodiques ;
- Superviser les travaux de clôture des comptes et établir les documents comptables demandés par le SE de l'organisation conformément aux normes comptables applicables (bilan, comptes de trésorerie, inventaires, Rapport financier, rapport de gestion) ;
- Préparer et participer aux missions de contrôle des auditeurs ;
- Préparer les informations comptables et financières à l’intention des bailleurs à leur demande (Coordonner l’élaboration des rapports financiers statutaires) ;
- Élaborer en collaboration avec le Service Comptabilité les rapports financiers à soumettre aux partenaires techniques et financiers ;
- Organiser les réunions régulières du personnel en charge des Finances
- Gérer les relations avec les services fiscaux, les services sociaux, les auditeurs, les assureurs et les établissements bancaires ;
- Veiller à la conformité des documents comptables et fiscaux vis-à-vis de la réglementation et des normes.

Gestion budgétaire
- Élaborer le budget annuel global et actualiser le tableau budgétaire pour présentation aux réunions Finances ;
- Suivre quotidiennement le budget global, des dépenses engagées par rapport au prévisionnel ;
- Élaborer les budgets des nouveaux des projets ;
- Assurer le suivi budgétaire des projets ;
- Coordonner la réalisation du suivi budgétaire et la production des rapports d’exécution budgétaire ;
- Mettre à la disposition des projets et programmes, les ressources prévues.


Gestion de la trésorerie
- Superviser l’ouverture, la gestion et la fermeture des comptes bancaires des projets mis en œuvre
- Élaborer et suivre le plan de trésorerie mensuel et trimestriel du projet ;
- Suivre quotidiennement la situation de la trésorerie des différents projets
- Gérer les demandes de décaissement auprès des bailleurs ;
- Gérer les décaissements en faveur des entités de mise en œuvre des projets.

La conception et le respect des procédures et la gestion administrative
- Mettre à jour les procédures administratives et financières ;
- Suivre le respect des procédures administratives et financières ;
- Superviser la gestion du patrimoine
- Superviser l’équipe des comptables ;
- Superviser les activités administratives (contrats de locations, entretiens, sécurité conseil juridique, etc ;
- Superviser l’organisation des ateliers, séminaires et réunions ;
- Veiller à l’application des dispositions du manuel de procédures administratives, comptables et financières.

Gestion des Ressources Humaines
- Mettre en œuvre le Manuel de Gestion des Ressources Humaines validé par le CDP
- Superviser l’établissement des contrats de travail du personnel ;
- Suivre les évaluations annuelles du personnel ;
- Faire respecter les procédures de gestion des ressources humaines ;
- Préparer et suivre les dossiers de formation et de perfectionnement du personnel ;
- Élaborer un plan de formation.


Administration et gestion projet
- Apporter au Secrétaire Exécutif, conseil et assistance sur l’ensemble des problématiques administratives et financières ainsi qu’en en matière de contraintes
fiscales et comptables, dès que nécessaire en accompagnant le cas échéant toute -démarche de changement ;
- Conseiller et assister les responsables hiérarchiques dans la fonction administrative, comptable et financière ;
- Participer à l’élaboration des business modèles et des business plans des projets
- Conseiller et assister les chefs de Projet dans la gestion opérationnelle des projets
- Préparer avec les chefs de projet les rapports d’activités mensuels, trimestriels et annuels sur l’avancement et la réalisation des projets exécutés
- Exécuter toute autre tâche professionnelle confiée par la hiérarchie


HEAD OF ADMINISTRATION AND FINANCE DEPARTMENT

Location: BENIN / TOGO / GHANA / NIGERIA / IVORY COAST



MISSION
Under the authority of the Executive Secretary, the Head of the Administration and Finance
Department defines and coordinates administrative and financial management while also
actively participating in the financial planning and monitoring of programs and projects.


MAIN RESPONSIBILITIES
Accounting and Auditing Management
? Prepare key financial documents: accounting records and audit reports.
? Supervise accounting operations.
? Oversee bank reconciliation processes.
? Validate periodic financial reports.
? Supervise account closing procedures and prepare financial documents required by
the Executive Secretary in accordance with applicable accounting standards
(balance sheets, treasury accounts, inventories, financial reports, management
reports).
? Prepare and participate in audit control missions.
? Provide financial and accounting information to donors upon request.
? Coordinate the preparation of statutory financial reports.
? Work with the Accounting Service to develop financial reports for technical and
financial partners.


? Organize regular meetings with finance personnel.
? Manage relationships with tax authorities, social security offices, auditors, insurers,
and banking institutions.
? Ensure compliance with accounting and tax regulations.
Budget Management
? Develop the organization’s annual budget and update the financial dashboard for
presentation at finance meetings.
? Monitor overall budget execution and track expenditures against forecasts.
? Prepare budgets for new projects.
? Ensure budget monitoring for all projects.
? Oversee budget tracking and production of budget execution reports.
? Allocate resources to projects and programs as planned.
Treasury Management
? Supervise the opening, management, and closing of bank accounts for projects
implemented by the organization.
? Develop and monitor monthly and quarterly cash flow plans.
? Track daily treasury status for various projects.
? Manage disbursement requests to donors.
? Oversee fund disbursements to project implementation entities.

Administrative Procedures and Compliance
? Update administrative and financial procedures.
? Ensure compliance with administrative and financial procedures.
? Supervise the management of the organization’s assets.
? Oversee the accounting team.
? Supervise administrative activities, including rental contracts, maintenance, security,
and legal advisory services.
? Oversee the organization of workshops, seminars, and meetings.
? Ensure the proper implementation of the administrative, accounting, and financial
procedures manual.


Human Resources Management
? Implement the Human Resource Management Manual approved by the CDP.
? Supervise the preparation of employment contracts.
? Oversee annual staff evaluations.
? Enforce human resource management procedures.
? Prepare and monitor staff training and development plans.
? Develop a staff training program.

Project Administration and Management
? Provide advisory support to the Executive Secretary on administrative and financial
matters, including tax and accounting constraints, and support any necessary
changes.
? Advise and assist department heads in administrative, accounting, and financial
management.
? Contribute to the development of business models and business plans for projects.
? Advise and support project managers in the operational management of projects.
? Work with project managers to prepare monthly, quarterly, and annual reports on the
progress and execution of projects implemented by the organization.
? Perform any other professional tasks assigned by management.


Profil du poste
Formation : Diplôme universitaire (BAC + 5) en gestion/finance-comptabilité.
Expérience : Cinq (5) ans d’expérience dans un poste similaire, de préférence dans les programmes et projets de santé et de transport.

Aptitudes professionnelles
- Connaissance des techniques et principes comptables, financiers et fiscaux
- Connaissance en gestion des systèmes d’information
- Connaissance des problématiques de santé, de circulation des personnes et des biens aux frontières du Corridor Abidjan-Lagos.
- Capacité de conception capacité à déléguer,
- Excellente connaissance de l’utilisation des systèmes de gestions (ERP)
- Maîtrise du référentiel comptable OHADA modifié
- Maîtrise des outils MS Office, management d’équipes.
- Esprit d’initiative
- Capacité d’organisation
- Éthique,
- Capacité à travailler sous pression
- Capacité d’analyse/synthèse, gestion des priorités,
- Disponibilité et dynamisme
- Rigueur / Fiabilité / Écoute / Discrétion
- Qualités relationnelles

REQUIRED QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE
Education:
University degree (Bac +5) in management, finance, or accounting.
Experience:
Minimum of five (5) years of experience in a similar role, preferably in health and transport
programs and projects.

PROFESSIONAL SKILLS
? Strong knowledge of accounting, financial, and tax principles and techniques.
? Expertise in information system management.
? Understanding of health and cross-border transport issues along the Abidjan-Lagos
Corridor.
? Ability to design and delegate tasks effectively.
? Excellent knowledge of management systems (ERP).
? Proficiency in the revised OHADA accounting framework.
? Proficiency in MS Office tools and team management.
? Initiative and problem-solving skills.
? Strong organizational skills.
? Ethical conduct and integrity.
? Ability to work under pressure.
? Analytical and synthesis skills, with the ability to prioritize tasks.
? Availability and dynamism.
? Rigor, reliability, attentiveness, and discretion.
? Strong interpersonal skills.