Le projet « Appui à la réforme de la formation professionnelle au Sénégal (RéFoP) », mis en œuvre par la GIZ et financé par le BMZ et l’Union européenne, vise à améliorer l’offre de formation professionnelle et technique (FPT) pour mieux répondre aux besoins économiques du pays. Il intervient dans quatre axes :
• Renforcement des capacités des institutions étatiques de la FPT.
• Amélioration de la coopération entre l’État et le secteur privé.
• Mise en place de la formation duale (École-Entreprise) dans des secteurs porteurs.
• Promotion de la transformation digitale dans la FPT.

Le projet soutient également l’orientation professionnelle des jeunes, en mettant l’accent sur l’inclusion des groupes vulnérables (notamment les personnes en situation de handicap) et sur une approche transformatrice de genre. Il exploite le contexte des Jeux Olympiques de la Jeunesse Dakar 2026 via l’approche « sport pour le développement » et renforce l’implication de la société civile dans ses actions.


Mission du poste
L’assistant.e de bureau assure le soutien administratif et logistique nécessaire au bon fonctionnement quotidien du bureau. En lien avec les équipes administratives, financières et logistique, il/elle contribue à maintenir une organisation efficace, fluide et conforme aux procédures en vigueur.


Vos responsabilités principales
• Servir de point focal entre l’équipe technique et les services administratifs et financiers de la GIZ, assurer le suivi des dossiers et appuyer le service finance dans le traitement des factures conformément aux procédures en vigueur.
• Organiser et coordonner les rendez-vous, assurer la gestion du calendrier de la direction du projet.
• Contribuer à la rédaction de correspondances, de rapports, et assurer la gestion et le suivi du courrier entrant et sortant.
• Garantir le bon étiquetage, l’archivage et la numérisation des documents ainsi que la préparation des photocopies nécessaires.
• Veiller à l’entretien régulier des équipements électroniques de bureau (imprimantes, photocopieuses, téléphones, etc.).
• Appuyer la supervision de la logistique, du matériel, des équipements, fournitures et consommables de bureau, ainsi que la mise à jour régulière de l’inventaire à l’aide du logiciel approprié.
• Contribuer à l’organisation d’événements (ateliers, réunions, conférences) : préparation des budgets, logistique, réservation de salles et hôtels, gestion des participants, coordination avec les fournisseurs.
• Planifier et suivre les voyages de missions locales et internationales (hébergement, transport, billets, autorisations, visas, frais de voyage), en collaboration avec l’équipe logistique du Hub.
• Tenir à jour les dossiers administratifs et assurer leur archivage selon les procédures établies (y compris via les systèmes numériques comme DMS).
• Mettre à jour le répertoire des partenaires et assurer une bonne organisation des contacts externes.
• Accomplir toute autre tâche requise dans le cadre du fonctionnement efficace du programme, selon les besoins de la direction

Profil requis :
• Diplôme de niveau licence 3 en administration et gestion, marketing et communication, logistique ou domaine connexe?;
• Au moins 3 ans d’expérience dans une fonction de similaire (gestion administrative ou assistanat de direction). L’expérience dans une organisation/entreprise internationale sera un atout?;
• Maîtrise des outils informatiques (Excel, Word, Outlook) et des applications digitales; Connaissance de logiciels de gestion logistique appréciée et/ ou S4GIZ;

Compétences souhaitées?
• Capacité à faire preuve d’écoute active et à exécuter les consignes avec rigueur et dans les délais impartis?;
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement dynamique ;
• Solides compétences en communication écrite et orale?;
• Bonne capacité à communiquer efficacement et à transmettre les consignes de manière claire et compréhensible?;
• Sens aigu de l’éthique professionnelle, rigueur, et orientation service client.