Fiche descriptive profil assistante de direction
Mission principale
L’assistante de direction a pour mission principale de soutenir la Directrice Générale et le Directeur Administratif et Financier (DAF) dans l’organisation et la gestion quotidienne des activités de la structure.


Responsabilités
• Gérer l’agenda de la DG et du DAF;
• Traiter et rédiger le courrier;
• Filtrer les appels téléphoniques;
• Organiser l’agenda, le classement des différents documents administratifs ; Faire des réservations lors des voyages du DG et du DAF;
• Assurer l’organisation en lien avec la Logistique et la Qualité des réceptions de personnalités;
• Assurer le suivi du planning et reporting de l’ensemble des activités de la clinique ; Organiser les réunions, rencontres et formations tenues par la clinique ; Participer à la dynamique de groupe en relation avec les autres services de la clinique; Organiser les rendez-vous des membres de la Direction et filtrer les appels et les accueils physiques ;
• Concevoir et rédiger des courriers, notes, rapports, etc.
• Traiter et transmettre les décisions les notes de service, les contrats en interne et en externe;
• Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers,) ; Effectuer la frappe de documents, le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques ;
• Archiver des documents de référence ;
• Classer les documents, informations et fonds documentaires ;
• Contribuer à la conformité fiscale en veillant à la bonne tenue des dossiers en lien avec les obligations fiscales;
• Assurer le bon déroulement des processus internes, en identifiant et en proposant des améliorations si nécessaire.


Connaissances techniques de base
• Outils bureautiques ;
• Gestion administrative ;
• Normes rédactionnelles ;
• Méthode de classement et d’archivage ;
• Notions de base en comptabilité ;
• Modalités d’accueil ;
• Techniques de prise de notes ;
• Techniques de numération ;
• Familiarité avec les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et les logiciels de gestion administrative.


Savoir-faire
• Être pointue ;
• Être méthodique ;
• Prise en compte de la complexité ;
• Avoir le sens du détail ;
• Professionnalisme ;


Savoir être
• Maintenir une attitude sérieuse et respectueuse en toutes circonstances;
• Être Disponible ;
• Faire preuve d’éthique et de discrétion, surtout concernant les informations sensibles ;
• Présentable;
• Aimable ;
• Ouvert d’esprit;
• Être très sociable ;
• Capacité à gérer la pression et le stress ;
• Organisation, rigueur;
• Proactivité;


Formation : Bac +3 en gestion administrative, secrétariat ; connaissances en
fiscalité étant un grand atout

Expérience professionnelle : idéalement 2ans d’expérience dans un poste similaire, de préférence dans le secteur de la santé ou de conseil fiscal.
Type de contrat : CDD