Offre d'emploi






Assistant.e de projet PARFID (H/F)



Référence 110141
Localisation Abidjan / Côte d Ivoire
Expiration 15 Fevrier 2021
Offre visitée 440 fois
Catégories
Administration, Services généraux
Ingénierie, Etudes, Projets, Recherche
Métiers Banques et Assurances
Organisation non gouvernementale, Association
Banque, Assurance, Finances
.
Description de l'offre

Description de la mission
DESCRIPTION DES TACHES DE LA MISSION :

Sous la supervision du chargé de projet et du chef de projet, l’assistant de projet accompagnera la bonne mise en œuvre opérationnelle des activités du projet PARFID. L’assistant.e de projet sera mobilisé.e à temps plein sur le projet et sera en charge de :

Appui à la gestion administrative et financière :
• Saisir et mettre en forme des comptes rendus de réunions ou des autres activités (Ateliers, séminaires, etc.) et des documents administratifs (courriers, rapports,…), de les reproduire et les diffuser à l’Equipe et aux partenaires du projet ;
• Préparer et mettre à jour le suivi des dépenses du projet sur le projet ;
• Gérer la collecte, l’archivage et l’envoi des justificatifs nécessaires au suivi financier ;
• L’appui au chargé de projet dans le suivi financier du projet selon les échéances et formats internes à EF ;
• L’appui au chargé de projet dans le suivi administratif (relation prestataires, facturation, suivi administratif des contrats et de subventions du projet, suivi des paiements siège) ;
• L’archivage des documents projet et pièces justificatives : Mettre en place et maintenir à jour un système de gestion et d’archivage des dossiers efficace, efficient aux formats papiers et numériques ;
• Assurer une relecture sur la forme de documents de projet avant diffusion ;

Appui à la gestion logistique :
• L’appui administratif, financier et logistique de l’organisation des missions court terme en lien avec le chargé de projet en Côte d’Ivoire ;
• L’appui administratif, financier et logistique à l’organisation des formations, stage et séminaires : Organisation logistique et administrative des conférences, séminaires, ateliers, formations, missions, en coordination et complémentarité avec le chargé de projet du terrain ;
• Gestion et suivi des missions d’Expertise France et des experts court-terme (réservations des billets d'avion, d'hôtels, restaurants ; gestion de l’accueil et du transport, gestion des téléphones portables, gestion de l’internet et de tous les autres du bureau, etc.) ;
• Assister le bureau dans la gestion de tous les aspects de logistique du bureau ;
• Superviser le bon fonctionnement du bureau et notamment de sa propreté et un environnement de travail sécurisé pour le personnel ;
• Assurer les achats de fournitures et de consommables de bureau et de la gestion des frais liés au bureau (règlement des factures d'eau, d'énergie, de téléphone, etc.) ;
• Assister à l’organisation des comités du projet et des comités périodiques ;

Appui à la gestion opérationnelle :
• Apporter un appui à la mise en œuvre du projet par la rédaction documents (notes, compte-rendu de réunions et documents synthétiques etc.) et l’appui à la réflexion sur la mise en œuvre des activités ;
• Assister le Coordinateur de projet dans la tenue de la planification générale du projet notamment dans la planification des missions, la tenue des indicateurs liés au calendrier de projet en vue des comptes rendus périodiques ;
• Apporter un appui dans le cadre de l’organisation et la gestion courante du projet d’appui (organisation de réunions, envoi de mails, relances téléphoniques, relance pour la tenue des échéances, réception et distribution de courriers…).
• L’appui au chargé de projet dans sa gestion et pilotage du suivi évaluation du projet ;
• L’appui au chargé de projet dans son pilotage des évaluations externes ;
• L’appui administratif et logistique à la préparation des revues qualité de la Direction de projet ;
• L’appui administratif et logistique à la préparation des comités et des rapports techniques et financiers d’étape ;
• L’appui au chargé de projet dans les travaux de pilotage des capitalisations des activités du projet ;

Profil souhaité
Qualifications et expériences :
• Titulaire, à minima, d’un BTS ou d’une licence en gestion (comptable, financière,…) ou tout diplôme équivalent ;
• Expérience professionnelle générale d’au moins 3 ans comprenant une expérience dans la gestion de projet de développement ;
• Expérience indispensable des procédures administratives des bailleurs de fonds ;
• Une très bonne connaissance des procédures des marchés publics ;
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.) ;
• Excellente maîtrise orale et écrite du français ;
• Une expérience en Administration, ONG ou dans une agence de coopération internationale sera un atout ;
• Une connaissance des pays d’Afrique subsaharienne est indispensable.

Savoirs faire et savoir être :
• Sens de l’organisation, fiabilité et ponctualité;
• Méthodique, organisé et réactif ;
• Excellente capacité à travailler en équipe ;
• Excellentes capacités de communication, de rédaction ;
• Capacités d’écoute et qualités relationnelles ;
• Excellentes capacités d’organisation, rigueur, méthode et polyvalence ;
• Sens du service, disponibilité, diplomatie et discrétion ;
• Ethique professionnelle, discipline, respect de la confidentialité et de la réserve nécessaires à l’exercice de la fonction.

Informations complémentaires
Documents et informations obligatoires à fournir pour postuler :
• CV ;
• Lettre de motivation.



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