L’assistante de direction assure la gestion administrative, organisationnelle et logistique de la direction. Elle a pour mission de faciliter le travail de la Direction Générale (Directeur Général et Directeur Général Adjoint) et de contribuer à l’efficacité de la gestion quotidienne de la Holding. Elle est également l’interlocuteur privilégié de l’ensemble des collaborateurs internes et externes à la direction générale.

Activités :
1. Gestion des agendas et des déplacements :
• Organiser et coordonner les rendez-vous, réunions et déplacements des membres de la Direction Générale (réservation de billets, hôtels, logistique).
• Gérer les priorités et veiller à la bonne organisation du temps de la direction générale.
• Préparer et organiser les voyages d’affaires et événements internes/externes.
• Organiser les voyages privés des membres de la Direction Générale à leurs demandes.

2. Gestion des communications :
• Filtrer et gérer les appels téléphoniques, les emails et les courriers.
• Rédiger et préparer des courriers, comptes rendus dans les conditions spécifiques, présentations et autres documents administratifs.
• Assurer une communication fluide entre la direction générale et les départements de la Holding.

3. Organisation des réunions :
• Préparer, organiser et suivre les tenues des réunions de la direction générale (réservation de salles, préparation des documents nécessaires, gestion des participants).
• Diffuser les comptes rendus de réunions communiqués par les secrétaires de séance.

4. Suivi administratif et gestion de documents :
• Assurer le dispatching des courriers (entrant, sortant et internes)
• Assurer le classement et l’archivage des documents importants, tout en garantissant leur confidentialité.
• Mettre à jour des bases de données, des dossiers des filiales, des partenaires et des fichiers internes.
• Gérer les demandes administratives et fournir un support dans la gestion de documents internes.
5. Aide à la coordination de projets :
• Aider à la coordination logistique des projets internes, en lien avec les équipes opérationnelles et les parties prenantes.
• Préparer les documents relatifs à ces projets en lien avec les responsables internes.
6. Support logistique et organisationnel :
• Gérer les fournitures de bureau, les équipements et les besoins matériels de la direction générale.
• Organiser des événements d’entreprise, des séminaires ou des conférences, selon les besoins de la direction générale.
7. Gestion de la relation avec les partenaires externes :
• Assurer la liaison entre la direction générale et les partenaires externes (clients, fournisseurs, consultants, etc.).
• Gérer les demandes, prises de rendez-vous et suivre les dossiers.
8. Autres :
• Exécuter toutes autres tâches en lien avec le poste à la demande de la Direction Générale

Profil
• Etre titulaire d’un Bac +2 minimum (BTS Assistante de Manager, DUT Gestion des Entreprises, ou équivalent). Une formation complémentaire en secrétariat ou gestion administrative est un plus.
• Avoir au moins 2 à 5 ans d’expérience dans un poste d’Assistante, idéalement au sein d’une entreprise. Une expérience en milieu bancaire serait un atout.
• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Excel, PowerPoint, etc.).
• Bonne connaissance en gestion documentaire et en traitement administratif.
• Bonne capacité organisationnelle et rédactionnelle ; Maîtrise des écrits professionnels.
• Bonne maîtrise de l’anglais, des logiciels de gestion des agendas et des communications.
• Savoir-être :
• Rigueur, organisation et capacité à gérer plusieurs tâches en simultané.
• Capacité à travailler de manière autonome tout en étant réactive aux besoins de la direction.
• Excellentes capacités de communication orale et écrite.
• Sens de la confidentialité et discrétion professionnelle.
• Proactivité, dynamisme et sens du service