Missions principales
1. Gestion administrative générale
• Accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et prestataires
• Gestion du courrier, des e-mails et de la boîte de réception générale
• Classement, archivage et suivi des dossiers clients et fournisseurs
• Rédaction et mise en forme de courriers, comptes rendus et documents divers
2. Support à l’organisation événementielle
• Aide à la constitution des dossiers événements (devis, contrats, plannings)
• Suivi administratif des prestataires (contrats, assurances, autorisations)
• Préparation des documents nécessaires aux événements (badges, listes d’invités, feuilles de route)
• Coordination logistique de premier niveau (réservations, commandes de matériel)

3. Gestion financière et comptable
• Suivi et enregistrement des factures clients et fournisseurs
• Préparation des éléments pour la comptabilité (rapprochements, relances de paiement)
• Suivi des notes de frais
• Aide à l’élaboration des budgets événementiels
4. Support aux équipes
• Gestion des agendas et organisation des réunions
• Suivi des plannings d’équipe et des disponibilités
• Commandes de fournitures de bureau et de matériel événementiel

Profil recherché
• Formation : Bac +2 minimum
• Expérience : Une première expérience en agence événementielle, dans l’hôtellerie-restauration ou dans un poste administratif est un plus

Compétences techniques
• Maîtrise du Pack Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook)
• Bonne maîtrise de l’orthographe et de la rédaction
• Notions de comptabilité de base

Qualités personnelles
• Sens de l’organisation et rigueur
• Réactivité et capacité à gérer les priorités
• Bon relationnel et sens du service
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Capacité à travailler dans l’urgence (secteur événementiel = imprévus fréquents)

Esprit d’équipe