Offre d'emploi






Assistant aux Voyages -FTA- GS5



Référence 122136
Localisation Bamako / Mali
Expiration 01 Novembre 2021
Offre visitée 497 fois
Catégories
Métiers Hôtellerie, Tourisme, Restauration, Loisirs
Achat, Supply Chain, Logistique, Transport
Tourisme, Hôtellerie, Loisirs, Restauration
Transport, Logistique, Services postaux
.
Description de l'offre

Fond
Sous la supervision Directe du Chargé de Gestion des Ressources Financières, l'Assistant Voyage fourni des services de voyage en assurant un niveau élevé de qualité et d'exactitude dans le travail, il/elle assure une approche orientée vers le client axé sur les résultats et la qualité dans l'unité.
Il analyse et interprète les règles et les procédures concernant les voyages et propose des solutions aux problèmes complexes liés aux voyages.
L'Assistant(e) de voyage surveillance de près les coûts internes, s'assure de la facturation, du règlement et du recouvrement des coûts avec acuité.
Il/elle travaillera en étroite collaboration avec le personnel du PNUD du Programme/Projets et des Opérations dans le Bureau de Pays et du Siège dans le but de s'assurer de la cohérence de la prestation de service.

Devoirs et responsabilités
Résumé des fonctions clés :
- Assurer la mise en œuvre de stratégies opérationnelles à travers les résultats suivants :
- Conformité absolue aux règles, règlements, politiques et procédures du PNUD, liés aux voyages et approvisionnements ;
- Suivi régulier des dernières règles, règlements, politiques et procédures du PNUD et des systèmes d'application correspondants.
- Mise en œuvre de mesures de réduction des coûts en négociant avec le prestataire de services de voyage, et en définissant l'itinéraire le plus économique le mieux approprié.

Assurer la prestation de services des voyages à travers les résultats suivants :
- Fournir des services de voyage pour le bureau ;
- Achat de billets et préparation de bon de commande ;
- Traitement des factures de recouvrement des coûts dans l'Atlas pour les services de voyage fournis par le PNUD à d'autres organismes ;
- Calcul exact et dans les délais établis, des Indemnités Journalières de Subsistance (DSA) ;

Pour les nouveaux venus : organisateur l'Autorisation de Sécurité (Security Clearance), le visa d'entrer dans le pays (si nécessaire), le transfert de l'aéroport à l'hôtel, la réservation d'hôtel et le guide de renseignements pratiques.
- Mise à jour régulière des horaires de compagnies aériennes ;
- Mise à jour du guide de renseignements pratiques ;
- Mise en œuvre du système de contrôle interne qui garantit que les commandes effectuées auprès des agences de voyage ou Compagnies aériennes sont préparées et expédiées ;
- Actions correctives dans un court délai, sur les bons de commande qui ont des problèmes de budget ou autres ;
- Introduction de profil de fournisseurs dans ATLAS ;
- Réunir les documents nécessaires pour faire la demande de paiement aux finances ;
- Assurer le paiement des factures dans les délais établis ;
- Fermer les bons de commandes lorsque tout le processus est finalisé
- Collecte des informations pour la préparation de la récupération des coûts pour les services fournis par le PNUD aux autres agences.
- S'occuper des demandes de visa à l'extérieur du Mali
- S'occuper des demandes d'exonération pour le matériel ou l'équipement ou les services rendus sur place au Mali c'est-à-dire la levée de la TVA (18%) ;
- Faire les demandes d'UNLP auprès de HQ
- Contribuer à la mise en œuvre de la stratégie avec le superviseur direct, à travers les résultats suivants :
- Elaboration de « Procédures Opérationnelles Standards (SOP) » au niveau interne concernant les procédures pour les voyages
- Etablir et tenir à jour tous les registres et système de classement/archivage des documents liés aux voyages ;
- Participation au renforcement et partage des connaissances dans le Bureau Pays, à travers les résultats suivants :
- Synthèse des leçons apprises et des meilleurs pratiques dans le domaine des voyages et des approvisionnements
- Participation aux formations disponibles dans les domaines des voyages et des approvisionnent
- Participations aux réseaux/communautés d'échanges de connaissances théoriques et pratiques
- Effectuer toutes les autres tâches à la demande du supérieur hiérarchique

Compétences
- Compétences Organisationnelles :
- Démontrer de l'intégrité en adoptant les valeurs des Nations Unies et les normes d'éthiques
- Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD
- Démontrer de la sensibilité et de l'adaptabilité à l'égard de différentes cultures, religions, races, nationalités, âges et au genre

Compétences fonctionnelles :
- Œuvrer comprendre vers l'apprentissage continuer
- Aptitude à travailler sous la contrainte des délais et des résultats en faisant preuve d'initiative, de dynamisme et de pro activité
- Habileté à organiser et prioriser les taches assignées et à trouver des solutions, lors de problèmes rencontrés
- Aptitude et intérêt à travailler en équipe dans un environnement multiculturel
- Solides capacités d'expression écrite, et réelles aptitudes à formuler de façon claire et concise ses idées
- Aptitude à communiquer de façon efficace avec les différents partenaires
- Ouverture d'esprit et volonté de faire preuve d'adaptabilité et de souplesse dans les relations avec ses collaborateurs.

Compétences et expérience requises

ÉDUCATION :
Etude secondaire et formation spécialisée dans le domaine des achats et des voyages est souhaitable

Vivre :
Au moins 5 ans d'expérience dans le domaine de l'administration, des achats, ou des services de voyage ;
Une bonne maîtrise de l'outil informatique est requise.

Langue :
Maitrise du français et une compréhension de l'anglais serait un atout.
Clause de non-responsabilité

Informations importantes sur le candidat
Tous les postes des catégories GS sont soumis à un recrutement local.

Informations sur les candidats concernant les listes du PNUD

Remarque : le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats à partir de cet avis de vacance.
Nous pouvons également retenir les candidatures et considérer les candidats postulant à ce poste pour d'autres postes similaires au PNUD au même niveau et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.

Diversité de la main-d'œuvre
Le PNUD s'engage à atteindre la diversité au sein de ses effectifs et encourage tous les candidats qualifiés, quels que soient leur sexe, leur nationalité, leur handicap, leur orientation sexuelle, leur culture, leurs origines religieuses et ethniques, à postuler.
Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Avertissement d'arnaque
L'Organisation des Nations Unies ne facture aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autre en rapport avec le processus de candidature ou de recrutement.
Si vous recevez une sollicitation pour le paiement de frais, veuillez ne pas en tenir compte.
De plus, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits.
Par conséquent, il vous est conseillé d'appliquer un soin particulier lors de la soumission d'informations personnelles sur le Web.



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