Assistant (e) Administration et Finances – Hub de Dakar

À propos de Natural Justice
Natural Justice est une organisation panafricaine à but non lucratif spécialisée dans la justice environnementale. Natural Justice utilise la loi pour aider les communautés à participer aux décisions qui affectent leurs terres, leur culture et leur environnement. Natural Justice travaille dans un certain nombre de pays africains, avec des bureaux basés au Kenya, en Afrique du Sud et au Sénégal.

À propos du rôle :
L’assistant(e) est principalement chargé(e) de fournir un soutien au Hub de Dakar en maintenant des systèmes de responsabilité, en établissant et en maintenant la communication au sein du bureau du programme et en assurant la bonne administration du bureau.

Rôles spécifiques :
Communication : soutenir le Hub de Dakar dans la diffusion de l’information.
Finances et administration:

Paiements, tenue de dossiers et gestion des voyages :
- Préparer les paiements et s’assurer que les paiements sont entièrement justifiés conformément aux politiques de NJ.
- Maintenir la petite caisse du bureau, préparer les paiements, s’assurer de l’autorisation adéquate des paiements, distribuer les paiements comme il se doit, et superviser le traitement des demandes et des avances du personnel et des indemnités journalières.
- Responsable du traitement et du paiement des demandes de remboursement des dépenses du personnel.
- Initier le processus de paiement et le soumettre au Responsable des Finances et Opérations pour approbation
- Classer toutes les copies des pièces justificatives –
- Soutenir la paie par le dépôt des déclarations statutaires et le paiement des autres déductions salariales aux organismes compétents de manière précise et opportune.
- Examiner les demandes d’avances de voyage pour le personnel du pays et s’assurer que les reçus justifient pleinement toutes les dépenses.
- Assister dans le processus de pré qualification des fournisseurs.
- Classer toutes les copies des pièces justificatives –
- Soutenir la paie par le dépôt des déclarations statutaires et le paiement des autres déductions salariales aux organismes compétents de manière précise et opportune.
- Examiner les demandes d’avances de voyage pour le personnel du pays et s’assurer que les reçus justifient pleinement toutes les dépenses.
- Assister dans le processus de pré qualification des fournisseurs.

Gestion de la petite caisse.
- Gérer les transactions de petite caisse, la documentation, les paiements/décaissements et les rapprochements en collaboration avec le responsable des finances, conformément aux politiques de NJ.
- Assurer le suivi de la liquidation de toutes les demandes de remboursement de frais, des avances et des remboursements.
- Préparer le rapprochement mensuel de la petite caisse avant le 5 de chaque mois et soumettre le certificat de petite caisse avec toutes les pièces justificatives approuvées conformément à la politique.
- Surveiller le compte Fournisseur/Prestataires et s’assurer que les factures sont soumises et payées à temps.

Rapports, audits, budgets et plans de travail
- S’assurer que les dépenses sont correctement codées et imputées au bon code de projet.
- Appuyer le Responsable des Finances et des Opérations à préparer les propositions budgétaires.
- Assurer la liaison avec les agents de programme pour surveiller le taux de dépense des projets.
- Fournir un soutien lors des audits externes annuels et des audits de conformité des projets.

Administration
- Agir en tant que point de contact initial pour le hub de Dakar du projet en répondant aux demandes de renseignements et aux requêtes ou en assurant le suivi de toute la correspondance entrante et sortante, le cas échéant.
- Soutenir l’organisation au cours des réunions du personnel, des ateliers, des séminaires et des événements d’apprentissage au niveau National et Régional.
- Coordonner la logistique du hub de Dakar dans les projets. Cela comprend les réunions, les ateliers et les conférences, notamment en aidant les participants à organiser leur voyage, en prenant des dispositions pour l’hébergement et en payant les indemnités de déplacement du personnel de terrain et du personnel administratif, y compris de nos agences partenaires.
- Maintenir une liste de diffusion actualisée et informatisée des contacts au sein du vaste réseau régional du projet. Y compris les bénéficiaires, les consultants, les partenaires et d’autres organisations, le cas échéant.
- Établir et maintenir un système d’enregistrement des réunions et autres événements organisés par les projets des sous-contrats et des protocoles d’accord émis, des accords, du matériel d’information et des équipements achetés dans le cadre du projet.
- Préparer les pré-engagements pour les demandes de stock pour le bureau et assurer un approvisionnement adéquat de tous les articles.
- Être le gardien de l’actif Immobilisé de Natural Justice et tenir à jour un registre de l’actif.
- Coordonner le processus d’appels d’offres du projet, y compris la recherche de fournisseurs et la tenue à jour de la base de données des fournisseurs.
- Tenir des registres des recettes et des dépenses pour Natural Justice.
- S’acquitter avec diligence de toute autre tâche assignée par le superviseur immédiat.

Rapports : préparer les rapports qui peuvent être demandés de temps à autre.
Liens avec le programme : fournir un soutien administratif au personnel du programme, selon les besoins.
Général : développer et maintenir une bonne connaissance du rôle et des politiques de Natural Justice ; représenter Natural Justice d’une manière positive, professionnelle et efficace ; fournir des informations précises et opportunes pour informer la prise de décision.

Natural Justice est un employeur qui respecte l’égalité des chances. Les informations des candidats peuvent faire l’objet d’une vérification des antécédents.