Offre d'emploi






Assistant (e) Administratif (ve)



Référence 120978
Localisation Dakar / Sénégal
Type contrat CDD
Expiration 07 Octobre 2021
Offre visitée 420 fois
Catégories
Direction générale, Management
Administration, Services généraux
Ingénierie, Etudes, Projets, Recherche
Marketing, Communication
Organisation non gouvernementale, Association
Santé, Social, Sport
Enseignement, Formation
.
Description de l'offre

Assistant (e) Administratif (ve) , Grade GS 5, Poste Temporaire 364 Jours UNICEF Senegal
APPLY NOW
Job no: 544851
Contract type: Temporary Appointment
Level: G-5
Location: Senegal
Categories: Communication for Development (C4D)

UNICEF works in some of the world’s toughest places, to reach the world’s most disadvantaged children.
To save their lives.
To defend their rights.
To help them fulfill their potential.

Across 190 countries and territories, we work for every child, everywhere, every day, to build a better world for everyone.

And we never give up.
For every child

How can you make a difference?
L’unité Administration gère toutes les tâches liées à la gestion du bâtiment (travaux, réparations et aménagements divers), des contrats administratifs, des demandes de fournitures, les achats de mobiliers & équipements, de téléphones, la préparation de bons de services pour les paiements de biens et de services jusqu’à 10,000 USD, le traitement des factures, la gestion des courriers, ainsi que la flotte et les demandes de transport.
Le volume de travail de la section est important étant donné les nombreuses requêtes du personnel des 2 bureaux (Régional et Pays).
Sous la supervision directe de la Chargée de l’Administration, le titulaire du poste va appuyer l’Unité dans ses tâches quotidiennes et assurera également des tâches spécifiques.

Principales activités et résultats

Le/la titulaire travaillera sur les objectifs spécifiques ci-dessous :
- Suivi budgétaire des Services Communs
- Suivre le budget des Opérations et procéder aux engagements de fonds sur les différentes lignes de dépenses
- Fournir un soutien pour la révision/préparation du budget
- Assister lors de la clôture opérationnelle et financière de fin d’année
- Effectuer des transactions dans VISION (suivi des grants, enregistrement des allocations de fonds, réallocations …)

Traitement des factures et suivi des paiements
- Revoir et soumettre aux Finances les demandes de paiement et y joindre les pièces justificatives complètes et certifiée
- Répondre aux requêtes des fournisseurs/clients sur le statut des paiements et partage les preuves de paiements en cas de besoin
- Veiller à ce que les codes d’imputation appropriés soient sélectionnés sur les demandes de paiement
- Contrôler et facturer l'utilisation personnelle des téléphones portables par le personnel, conformément aux politiques de l'UNICEF.
- Faire des réconciliations systématiques des comptes fournisseurs afin d'éviter les doublons et les retards de paiement.
- Surveiller les paiements des fournisseurs en tenant un fichier de suivi des paiements
- Gestion des achats de biens et services < 10 000 USD
- Évaluer les besoins des Opérations et les indiquer dans le plan d'achat annuel
- Préparer le renouvellement des contrats au moins 3 mois avant expiration en créant des réquisitions
- Gérer les achats de biens ou de services (<10 000 dollars) pour les Sections en effectuant des demandes de prix auprès des fournisseurs
- Tenir à jour des listes de Fournisseurs, de Partenaires et de Consultants
- Gérer les achats nécessaires liés aux réunions/conférences : fournitures de bureau, petits équipements, accessoires informatiques, etc.
- Préparation de bons de commande/de bons de service et classement électronique

Fournitures/Equipements
- Apporte un appui sur la gestion des fourniture et équipement de bureau en ayant un inventaire mis à jour
- Coordonne le réapprovisionnement des fournitures de bureau et traite les demandes de carte de visite

Gestion des locaux
- Gestion pro- active du bâtiment
- Aide à la coordination des réparations et de l'entretien des bureaux
- Réunions/Gestion de la correspondance
- Rédiger les procès-verbaux des réunions de l’Unité, en veillant à l'exactitude, au souci du détail et à la cohérence
- Rédiger la correspondance administrative

7. Autres tâches
- Participer à la gestion du parc automobile si nécessaire (affectation des véhicules, coordination des réparations et de l'entretien, achat de carburant, etc.)
- Au besoin, fournir une assistance aux membres du personnel de la section (en particulier aux chauffeurs) pour l'organisation des voyages et les droits y afférents, conformément aux règles et politiques de l'organisation.
- Maintenir et mettre à jour un système de suivi des absences du personnel de l'unité administrative.
- To qualify as an advocate for every child you will have…

Qualifications et compétences requises
- Un diplôme d'études secondaires est requis, de préférence complété par des cours techniques ou universitaires dans le domaine de la Gestion Administrative des Entreprises, de la Comptabilité, des Finances, ou tout autre domaine similaire.
- Un minimum de 5 ans d'expérience pertinente dans le domaine de l'administration ou du travail de bureau est requis
- Maitrise du français et bonne connaissance de l’anglais et des outils informatiques.
- For every Child, you demonstrate...

UNICEF's values of Care, Respect, Integrity, Trust, and Accountability (CRITA) and core competencies in Communication, Working with People and Drive for Results.

The UNICEF competencies required for this post are...

Valeurs de l’UNICEF
- Bienveillance
- Respect
- Intégrité
- Confiance
- Responsabilité

Compétences de base
- Etablir et entretenir des partenariats
- Cultiver la conscience de soi et démontrer le sens de l’éthique
- Innover et épouser le changement
- S’atteler à obtenir des résultats tangibles
- Gérer l’ambiguïté et la complexité
- Penser et agir de manière stratégique
- Travailler de façon collaborative

Compétences additionnelles
- Expérience de l'utilisation de MS Word, Excel, PowerPoint et d'autres outils de bureau de l'UNICEF.
- Capacité à appliquer de manière cohérente les politiques, procédures et bonnes pratiques pertinentes dans le travail quotidien. Être pro-actif, disponible, orienté service client pour résoudre les requêtes des Staffs.
- Capacité à développer et à maintenir des relations de travail efficaces avec les fournisseurs et les collègues et à obtenir l'aide et la coopération des autres dans un effort d'équipe.
- Aptitude à travailler avec efficience, établir des priorités et à planifier son propre travail.
- Capacité d’apprentissage rapide afin de pouvoir utiliser les modules appropries dans le système SAP de l'UNICEF.
- To view our competency framework, please visit here.

Click here to learn more about UNICEF’s values and competencies.

UNICEF is committed to diversity and inclusion within its workforce, and encourages all candidates, irrespective of gender, nationality, religious and ethnic backgrounds, including persons living with disabilities, to apply to become a part of the organization.
UNICEF has a zero-tolerance policy on conduct that is incompatible with the aims and objectives of the United Nations and UNICEF, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination. UNICEF also adheres to strict child safeguarding principles.
All selected candidates will be expected to adhere to these standards and principles and will therefore undergo rigorous reference and background checks. Background checks will include the verification of academic credential(s) and employment history. Selected candidates may be required to provide additional information to conduct a background check.

Remarks:
Mobility is a condition of international professional employment with UNICEF and an underlying premise of the international civil service.
Only shortlisted candidates will be contacted and advance to the next stage of the selection process.

Advertised: 23 Sep 2021 Greenwich Standard Time
Deadline: 07 Oct 2021 Greenwich Standard Time



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