COOPI recherche un Administrateur/trice de Base au Niger

COOPI est présent au Niger à partir du 2012 avec un bureau de coordination à Niamey, des bases actives à Diffa, Agadez, Dosso, Tillabéri, Tahoua, Maradi, Zinder. Actuellement, COOPI travaille dans la région de Diffa dans les secteurs de la protection, santé mentale, et éducation en situation d’urgence, à Niamey et Agadez dans la migration mixte avec la gestion des cases de passage et l’appui psychosocial des réfugiés et migrants, dans les régions de Tillabéry, Tahoua, Zinder et Dosso avec des interventions dans le domaine de la nutrition/santé et de l’éducation d’urgence, à Maradi avec un projet de protection.

Objectif du poste
Garantir la correcte exécution administrative et financière des projets à Tillabery, en assurant la supervision des aspects économiques, financiers et de ressources humaines conformément aux dispositions légales en vigueur dans le pays en collaborant activement avec le chef de base et l’admin pays. Le/la titulaire du poste sera basé(e) à Tillabery, avec des mouvements à Niamey pour réunions. L’admin de base pourra utiliser les équipements logistiques de COOPI selon les dispositions de la coordination logistique et de sécurité. Elle/Il sera tenu à suivre les règles du règlement pays pour le staff expatrié et le protocole de sécurité indiqué. Des déplacements sur le terrain devront s’effectuer régulièrement pour un suivi des activités du projet.



Responsabilités


Gestion admin/finance:

Assurer la correcte gestion de la comptabilité des projets en conformité avec les procédures Coopi et celles des bailleurs de fond;
Assurer la correcte gestion de la trésorerie des projets (caisse et banque) et la réconciliation mensuelle (physique et avec le logiciel comptable) en collaboration avec le Chef du projet;
Mise à jour régulière des données financières des projets en conformité avec les données financières de l’administration pays;
Vérifier avec le Chef du projet et présente à l’Administrateur pays le prévisionnel des dépenses mensuelles consolidé visant la requête mensuelle de fonds;
Garantir la mise à jour régulière des instruments comptables et informatiques de comptabilité des projets afin de permettre le monitorage et le contrôle des dépenses;
Garantir le financement aux projets à travers les fiches de financement, tout en respectant le prévisionnel des dépenses élaborées et solliciter celles des partenaires du consortium;
Superviser le paiement des taxes fiscales et sociales mensuelles;
Garantir le passage des consignes administratives, comptables et financières entre les Chefs de projet et entre les administrateurs des projets;
Assurer la modification budgétaire et avenants, en collaboration le Chef de projet, l’Administrateur pays, le Chargé de programme;
Assurer la rédaction des rapports financiers intermédiaires et finaux des projets en collaboration avec le Chef de Projet;
Clôturer la comptabilité: les caisses et les comptes bancaires à la fin des projets;
Archiver des pièces comptables et des documents de support liés aux projets;
Assurer, en collaboration avec l’Administrateur Pays, la répartition des couts de support de la base sur les projets en conformité avec les procédures COOPI et celle des bailleurs de fond.


Gestion logistique:

Assurer la vérification régulière des opérations d’achat et d’approvisionnement en étroite collaboration avec le Coordonnateur logistique pays, en conformité avec le plan de passation de marché dans le respect des procédures du bailleur et de COOPI;
Garantir le contrôle des pièces justificatives, des contrats avec les fournisseurs;
Vérifier la conformité et le respect de la loi fiscale.


Gestion RH:

En collaboration avec l’administrateur RH, assurer la gestion administrative du personnel national des projets;
Superviser et former le personnel national administratif affecté aux projets en collaboration avec le Chef du projet;
Participer et superviser la sélection du personnel comptable et administratif local;
Garantir l’évaluation de son personnel administratif local;
Assurer avec le responsable RH et le Chef du projet la conformité des procédures de: recrutement du personnel local, l’élaboration de TdR et des contrats, des fiches de poste, des bulletins de salaire et paiement, le suivi des congés, les absences, les évaluations, mesures disciplinaires, les requêtes individuelles;
Superviser la gestion administrative du personnel local des projets en conformité avec le Code du travail du pays et le manuel RH Coopi.