Contexte
La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.
Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.
L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.


Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l’UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l’endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l’organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d’échelle.
Le hub UNOPS SNMC basé à Dakar au Sénégal a établi au cours des années une relation professionnelle solide avec les gouvernements d’Afrique de l’Ouest et des partenaires internationaux. Il leur fournit un soutien technique pour leurs activités de développement stratégique, notamment au niveau des achats, du renforcement des capacités en matière d’achats, de protection de l’environnement ainsi que de la construction et la réhabilitation d’infrastructures.
Sous la direction et la supervision directe du.de la Spécialiste aux Finances, l’adjoint.e aux finances de SNMC assure une exécution efficace des services et processus financiers et une utilisation transparente des ressources financières. L’adjoint.e aux finances promeut une approche axée sur le client conformément aux règles et règlements financiers de l’UNOPS.


Responsabilités
Sommaire des fonctions clé
• Assurer la mise en œuvre des stratégies opérationnelles en relation avec les activités financières
• Assurer l’efficacité de la gestion budgétaire et le contrôle de suivi des dépenses
• Fournir un support à la gestion de la trésorerie
• Fournir un support comptable et administratif à l’Unité des finances
• Participer à fournir des informations financières précises
• Contribuer de manière effective au renforcement des capacités et au partage des connaissances en matière financière
• Assurer le rôle de Point Focal pour la gestion des biens
Assurer la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, en mettant l’accent sur la réalisation des résultats suivants
• Assurer la conformité totale des transactions financières avec les règles et règlements de l’UNOPS concernant les processus financiers, les dossiers financiers
• Apporter un appui effectif dans le cadre de la clôture des recommandations des audits
• Veiller au respect des procédures standards internes de fonctionnement en Finance
• Assurer la mise en œuvre du cadre de contrôles internes efficace
• Contribuer de manière effective à l’élaboration des SOPs et à leur mise à jour (Standard Operating Procedures / Procédures Opérationnelles Normales) internes en finances
• Contribuer à la mise en œuvre des stratégies de réduction des coûts


Assurer l’efficacité budgétaire et le contrôle de suivi, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants
• Collaborer de manière effective dans le cadre de la collecte d’informations pour la préparation des budgets
• Contribuer de manière effective à l’examen et aux ajustements des révisions budgétaires
• Conseiller et apporter un appui aux équipes-projet dans le cadre de l’examen et l’ajustement des dépenses / obligations des projets par rapport aux budgets approuvés
• Mise en place et maintien de mécanismes de contrôle financier appropriés pour rester dans les limites de l’allocation budgétaire
• Suivi mensuel des recouvrements collectés et rapprochement avec les dépenses
Fournir un support comptable, administratif à l’Unité des finances, en mettant l’accent sur la réalisation des résultats suivants
• Suivi des dépenses enregistrées et des contributions connexes afin d’assurer une information comptable précise et exacte
• Préparation d’un calendrier de gestion des dépenses mensuelles et des états trimestriels et annuels
• Analyse des rapports, des enquêtes et des ajustements au besoin
• Communication avec les collègues / partenaires sur les domaines nécessitant des vérifications, des corrections, des informations supplémentaires, etc. pour améliorer la qualité de la production et / ou la soumission des comptes et accroître la base de connaissances dans le processus
• Suivi des besoins de trésorerie et des dépenses
• Participation aux révisions budgétaires conformément aux ententes et aux lignes directrices de l’organisme de financement
• Ajustement des dépenses du projet selon les besoins
• Clôture appropriée des projets et remboursement des soldes non dépensés aux donateurs / agences des Nations Unies
• Participation à la fourniture d’un appui financier (système financier ERP UNOPS) au personnel du bureau et aux bureaux extérieurs pour la comptabilité de projet et l’information financière
• Après réception des remittances liées aux paiements manuels, générer le paiement file et créer les paiements dans le système interbancaire CITIDIRECT et envoyer pour approbation


Enregistrement de tous les GLJE liés aux différentes corrections dues ( mauvaise affectation WP – NC – Project – CMDC – Interest – Contribution…) et suivi de leur approbation
Appuyer de manière effective les clôtures trimestrielles
Fournir un support à la gestion de la trésorerie, en mettant l’accent sur la réalisation des résultats suivants:
• Examen et validation des demandes de paiement avant que le traitement ne soit complet pour s’assurer que la documentation est exhaustive et que toutes les informations concernant le paiement ont été fournies: comme les codes comptables appropriés utilisés; la certification des services rendus / des biens livrés est écrite sur le document de paiement et dûment signée par les fonctionnaires autorisés; le paiement aux sous-traitants est conforme aux termes et conditions de l’accord
• Examen et confirmation de la validité des dépenses en vérifiant les montants autorisés et en assurant la disponibilité du budget et des fonds
• Contacts fréquents avec la banque locale pour obtenir des informations quotidiennes sur les taux de change, les taux d’intérêt, les changements dans les procédures et les règlements bancaires, etc.
• Vérification, validation, clôture et ouverture des petites caisses du Support Services ainsi que celles des projets et préparation des cash count mensuel
• Mise à jour des signatures des personnes autorisées à utiliser le système interbancaire CITIDIRECT et suppressions des anciens utilisateurs en coordination avec la Trésorerie de UNOPS
• Suivi de la trésorerie des comptes locaux afin de s’assurer que les fonds sont disponibles pour les encaissements / Suivi des flux de trésorerie mensuel / Suivi fréquent des relevés bancaires et contact avec la banque locale pour obtenir des informations au jour le jour.
• Préparer le cash flow forecast liés aux futurs décaissements des projets et soumettre la demande dans le système. Investiguer auprès de la Trésorerie en cas de retard d’approvisionnement dans le compte bancaire
• Assurer le bon fonctionnement de la gestion de trésorerie du bureau de pays en vue de la réalisation des résultats suivants:
• Examen quotidien des relevés bancaires sur le solde des comptes bancaires locaux dans le système ERP afin de surveiller le solde, les avances et l’identification et l’application des contributions
• Traitement de demandes de réapprovisionnement et réconciliation bancaires
• Traitement de demandes et réconciliations des avances opérationnelles et petites caisses


Participer à fournir des informations financières précises, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants:
• Implémentation des systèmes de reporting afin de répondre aux exigences des ressources de financement
• Préparation des rapports financiers et statistiques
• Assistance aux chefs de projets pour fournir les rapports et les d’analyses concernant les informations financières
• Fourniture de rapports selon les besoins de près de fin d’année
• Contacts fréquents avec d’autres membres du personnel financier de l’organisation pour la préparation des paiements, la réconciliation des données, la présentation de rapports aux clients ou les activités d’audit
Assure la facilitation de l’acquisition de connaissances et du partage des connaissances, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants
• Participer aux formations pour le personnel des opérations / projets sur les Finances
• Contributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique
• Organiser, faciliter et offrir des initiatives de formation pour le personnel sur des sujets liés aux finances
Gestion des Assets et asset focal point
• Appuyer le focal point dans le cadre du suivi et gestion des actifs du HUB suivants les procédures internes
• Enregistrer les biens et équipements dans le ERP
• Participer à l’inventaire annuel des biens et équipements qui sont sous la responsabilité du HUB
• Procéder trimestriellement à la réconciliation des données par rapport aux données sur ERP
• Traiter les écarts et procéder aux ajustements en suivant les procédures et règlements de l’UNOPS


Impact des résultats
Les principaux résultats ont un impact sur l’exécution globale des services financiers de l’UNOPS. Une analyse et une présentation précises des informations financières garantissent des processus financiers appropriés dans l’organisation.


Education/Expérience/Langues
Formation
• Un diplôme d’études secondaires est requis.
• Un diplôme universitaire de premier cycle en finance ou administration des affaires ou dans un autre domaine pertinent est un atout et peut remplacer une partie des années d’expérience requises.
Expérience professionnelle
• 6 ans d’expérience en finance à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés sont requis au niveau national ou international.
• Solide expérience dans l’utilisation des ordinateurs, connaissance avancée des applications Google et des systèmes de gestion basés sur le Web.


Langues
• La parfaite maîtrise du français est requise.
• Une bonne maîtrise de l’anglais est un atout.