AVIS DE RECRUTEMENT INTERNE/EXTERNE

Médecins Sans Frontières est une organisation humanitaire non gouvernementale, créée en France en 1971, sous le statut d'association à but non lucratif. Prix Nobel de la paix en 1999. Logisticien de bases Sans Frontières a pour vocation d'apporter une aide médicale humanitaire à toute population éprouvée sans distinction ethnique, de sexe, de religion, de philosophie ou d'opinion politique.

Dans le cadre de ses activités, Médecins Sans Frontières WaCA / Mission Migration recherche Un (e) : Responsable de la chaîne d’approvisionnement Basé(e) à Dakar Sénégal

RESPONSABLE DIRECT : Coordinateur supply/ Referent supply
But principal
Garantir la disponibilité, au bon moment et au meilleur coût total, des biens médicaux et non médicaux nécessaires aux activités du Projet Migration Dakar, en planifiant et en coordonnant l’ensemble du cycle d’approvisionnement — expression des besoins, commandes, achats, réception, stockage, distribution, transport, importation et suivi des données — dans le respect des procédures MSF WaCA, des exigences réglementaires nationales, des standards de qualité et des principes de redevabilité.

Responsabilités
1. Planification et coordination de l’approvisionnement
• Consolider les besoins des départements médicaux, logistiques et administratifs, puis élaborer et actualiser le plan d’approvisionnement du projet en cohérence avec le budget, les activités et les priorités opérationnelles.
• Organiser la charge de travail de l’équipe Supply, répartir les responsabilités, suivre les échéances et assurer la continuité du service pendant les absences.
• Anticiper les besoins récurrents, urgents ou saisonniers et alerter la Coordinatrice Projet et le responsable fonctionnel sur tout risque de rupture, de retard, de surstock ou de non-conformité.

2. Gestion des demandes, commandes et outils
• Vérifier la qualité, la justification, le codage budgétaire et les validations des demandes internes avant traitement.
• Assurer le traitement, la mise à jour et la clôture des demandes internes et commandes dans SIRA ou tout autre outil standard MSF, en garantissant la fiabilité des statuts et des délais annoncés.
• Maintenir une base articles cohérente, limiter les doublons et promouvoir l’utilisation des articles standards lorsque cela est pertinent.

3. Achats et gestion des fournisseurs
• Conduire les achats locaux conformément aux seuils, niveaux de validation et principes de mise en concurrence applicables.
• Réaliser ou actualiser les études de marché, appels d’offres, contrats-cadres, listes de fournisseurs et évaluations de performance, en collaboration avec la Logistique, la Finance et les demandeurs techniques.
• Négocier dans le cadre autorisé, suivre les engagements des fournisseurs et traiter les retards, écarts de qualité, réclamations et litiges de manière documentée.

4. Stocks, réception et distribution
• S’assurer que les réceptions sont contrôlées par rapport aux commandes, bons de livraison et spécifications, et que les écarts sont documentés et traités.
• Superviser la tenue des stocks médicaux et non médicaux : mouvements, inventaires, conditions de stockage, seuils minimum et maximum, dates de péremption, quarantaine et prévention des pertes.
• Analyser les consommations et rapports de stock afin de proposer les réapprovisionnements et les mesures correctives nécessaires.

5. Fret, transport, importation et dédouanement
• Planifier et suivre les expéditions, le fret international et les procédures d’importation avec les transitaires et services compétents, jusqu’à la livraison finale.
• Vérifier la complétude et la conformité des documents de transport, d’importation, de réception et de dédouanement, et assurer leur archivage.
• Suivre les délais de transit et de dédouanement, alerter sur les blocages et proposer des solutions conformes pour réduire les coûts et délais.

6. Conformité, documentation et reporting
• Constituer des dossiers d’achat complets conformément à la checklist en vigueur et transmettre à la Finance les pièces nécessaires au paiement dans les délais.
• Garantir un classement physique et électronique fiable, permettant de retracer chaque étape du processus et de répondre aux contrôles internes, audits ou revues de conformité.
• Produire les tableaux de bord et rapports Supply convenus : commandes en cours, délais, ruptures, stocks, péremptions, fournisseurs, fret, risques et actions correctives.

7. Encadrement et collaboration
• Accompagner, former et évaluer le personnel placé sous sa responsabilité ; participer au recrutement, à l’intégration et au développement des compétences.
• Collaborer étroitement avec les responsables médicaux, pharmacie, logistique, finance et RH, ainsi qu’avec la coordination Supply, afin de sécuriser la chaîne d’approvisionnement de bout en bout.
• Appliquer et promouvoir les principes MSF, la prévention de la fraude, la gestion des conflits d’intérêts, la confidentialité et l’utilisation responsable des ressources.

Responsabilités Spécifiques à la Section MSF / Contexte

Dans le contexte du Projet Migration Dakar, le/la titulaire assure notamment les responsabilités suivantes :
• Garantir la disponibilité des intrants nécessaires au fonctionnement du centre de Colobane, aux activités communautaires et mobiles, ainsi qu’aux réponses aux débarquements, en maintenant des stocks de contingence définis avec les responsables techniques.
• Mettre en place un suivi spécifique des kits de réponse : composition, emplacement, niveau de stock, dates de péremption, intégrité, réapprovisionnement et état de préparation.
• Coordonner avec la Pharmacie et le responsable médical les commandes, importations et réceptions de produits médicaux ; préparer les demandes réglementaires nécessaires auprès de l’ARP, selon la répartition des responsabilités validée.
• Assurer le suivi des importations et exonérations avec les transitaires et interlocuteurs institutionnels autorisés, dans le cadre du MOU et des procédures en vigueur, sans engager MSF au-delà des délégations reçues.
• Maintenir une cartographie actualisée des fournisseurs et transporteurs capables de répondre aux besoins du projet, y compris dans les zones d’extension éventuelles telles que Thiaroye, M’bour, Saly, Rufisque ou Dakar.
• Veiller à ce que les achats urgents restent exceptionnels, justifiés, approuvés et entièrement documentés ; analyser leurs causes afin de réduire leur répétition.
• Participer aux réunions hebdomadaires de planification, aux revues de budget et au SitRep, en présentant les alertes Supply, les commandes critiques, les risques de rupture et les décisions attendues.
• Assurer la passation et la continuité des dossiers prioritaires lors des absences ou changements de personnel.

Indicateurs clés de performance
• Taux de disponibilité des articles critiques et nombre de ruptures évitables.
• Pourcentage des commandes livrées complètes et dans le délai convenu ; délai moyen de traitement par étape.
• Exactitude des stocks et taux d’écart lors des inventaires.
• Valeur des pertes, dommages et péremptions, assortie d’un plan de réduction.
• Pourcentage des dossiers d’achat complets et conformes dès le premier contrôle.
• Taux de mise à jour des demandes et commandes dans SIRA ; fiabilité des statuts communiqués.
• Pourcentage des fournisseurs critiques évalués et suivis selon le calendrier défini.

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Conditions Requises

Éducation Indispensable : diplôme de niveau Bac+3, ou qualification équivalente, en logistique, gestion de la chaîne d’approvisionnement, achats, transport, commerce international ou domaine pertinent.
Expérience
Indispensable : au moins deux ans d’expérience pertinente en approvisionnement, achats, gestion des stocks et/ou import-export, incluant l’utilisation d’outils de suivi et l’application de procédures.
Atout :
expérience en contexte humanitaire, connaissance de MSF, gestion d’une petite équipe, pharmacie ou produits de santé.

Langues
Français : indispensable.
Anglais : souhaité.

La connaissance d’une ou plusieurs langues locales constitue un atout.
Connaissance
Bonne maîtrise d’Excel et des outils bureautiques ; expérience d’un ERP ou logiciel Supply souhaitée.
Connaissance de SIRA, des procédures d’achat, de gestion des stocks, d’importation et de dédouanement constituant un atout.

Compétences
Planification et organisation
• Orientation résultats et qualité
• Analyse et résolution de problèmes
• Négociation et communication
• Rigueur et conformité
• Intégrité et prévention des conflits d’intérêts
• Gestion du stress
• Travail d’équipe et coopération
• Développement des collaborateurs
• Adhésion aux principes MSF

Cette description de poste peut être adaptée en fonction de l’évolution des activités et des besoins de la mission, dans le respect du cadre de la fonction.

En signant, l’employé(e) reconnaît avoir lu, compris et accepté le présent document.
Cette description de poste peut être modifiée en conformité avec les activités ou l'évolution de la mission.
En signant, l'employé(e) reconnaît qu'il / elle a lu, compris et accepté ce document.

TYPE DE CONTRAT ET LIEU D’AFFECTATION
• Nature du contrat : Contrat à Durée Déterminée (CDD)
• Lieu de travail : Dakar Sénégal.

CANDIDATURES
Les dossiers de candidature composés de :
- Lettre de motivation adressée à l’Administrateur Projet Migrations
- Curriculum vitae à jour mentionnant les contacts (mail ou téléphone) des personnes de référence à contacter ;
- Copies légalisées des diplômes ;
- Copies légalisées des certificats / attestations de travail ;
- Certificat de Résidence ;
- Pièce d’identité.

Les dossiers de candidature sont à transmettre par mail avec pour objet : « Responsable de la chaîne d’approvisionnement WaCA Dakar Sénégal »