AND Manager (Responsable des Arrivées et Départs).
• Nom du Poste : Responsable des Arrivées et Départs
• Superviseur Direct : Directeur des Operations des Jeux olympiques de la Jeunesse (COJOJ)
• Périmètre : Coordination d’un ou plusieurs domaines fonctionnels
• Direction : Opérations


Contexte
Au cours de la 134ème session du Comité International Olympique (CIO), tenue à Buenos Aire en octobre 2018, le Sénégal a été désigné pour accueillir la quatrième édition des jeux olympiques de la jeunesse. Le Sénégal est ainsi le premier pays africain à accueillir les Jeux Olympiques de la jeunesse (JOJ). Cet événement de grande envergure est en phase avec les projets du gouvernement du Sénégal qui ambitionne de positionner le pays comme le hub multiservices de référence, d’attraction de devises et de capitaux étrangers au niveau régional.
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Les JOJ qui devaient initialement se dérouler en 2022 ont été reportés en 2026. À cet effet, pour une meilleure organisation de l’événement, un comité d’organisation (COJOJ) a été créé sous la forme d’une Association de droit privé dont les membres fondateurs sont :
• Le Gouvernement du Sénégal, représenté par le Ministre des Finances et du Budget et le Ministre des Sports ;
• Le Comité National Olympique et Sportif Sénégalais (CNOSS) représenté par son Président ;
• La ville de Dakar représentée par le Maire.

Les JOJ représentent un catalyseur pour une transformation sportive sociale, culturelle, éducative et économique qui créera de nouveaux espoirs, de nouvelles opportunités et de la confiance pour les jeunes. En effet, Dakar 2026 est né du désir d’amener les jeux olympiques de la Jeunesse dans toutes les parties du monde et de les placer au cœur de la transformation de l’Afrique.
Par conséquent, l’ampleur de cet événement et les opportunités qu’il offre nécessitent une organisation bien structurée avec l’identification et le recours à des compétences pointues dans des domaines variés, liés à la livraison d’un évènement sportif de dimension mondiale. C’est dans ce cadre que le COJOJ souhaite procéder à la sélection des meilleurs talents pour l’accompagner dans la réalisation de ses missions.
Dakar 2026, c’est une équipe de collaborateurs passionnés qui, ensemble, s’apprêtent à offrir au monde le plus grand événement sportif organisé en Afrique. Être un collaborateur de Dakar 2026 c’est partager une aventure humaine unique et participer à la transformation de l’Afrique. C’est une opportunité de développer ses compétences et de relever continuellement des défis en donnant le meilleur de soi-même dans un environnement dynamique et motivant qui valorise le partage, l’excellence, l’impact et la créativité.
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Missions et responsabilités
Le/La Responsable des Arrivées et Départs (Clients et Bagages) est chargé(e) de la coordination et de la gestion de l’ensemble des flux d’arrivées et de départs des participants, délégations, VIP, officiels et médias, ainsi que de la gestion de leurs bagages. Il/Elle assure une collaboration étroite avec les autorités locales, les compagnies aériennes, les prestataires logistiques et les sites d’accueil (aéroports, gares, etc.) afin d’assurer une expérience fluide et sécurisée pour tous les clients.


Activités principales
Il est en charge des activités suivantes :
Planification et Coordination des Flux d’Arrivées et de Départs
• Développer et mettre en œuvre les processus et procédures pour gérer les arrivées et départs des différentes clientèles (athlètes, officiels, médias, VIP, etc.).
• Collaborer avec les compagnies aériennes, les autorités douanières et les opérateurs de transport pour assurer un accueil efficace à l’aéroport et sur les autres points d’entrée.
• Superviser le système de réservation et de suivi des transports pour les arrivées et départs.
• Établir des listes d’arrivées et de départs des clients des JOJ afin de contrôler et de coordonner des services tels que les transferts vers les hôtels préférés et vers le village olympique de la jeunesse.
Gestion des Bagages
• Assurer une gestion logistique efficace pour le transport des bagages, depuis l’arrivée à l’aéroport jusqu’à leur destination finale, et inversement lors des départs.
• Prévoir des solutions pour le stockage temporaire des bagages si nécessaire.
• Mettre en place un système de suivi des bagages pour éviter les pertes ou les retards.


Relations avec les Parties Prenantes
• Travailler en étroite collaboration avec les équipes d’accréditation, de sécurité et de transport pour assurer une expérience harmonisée.
• Coordonner avec les autorités aéroportuaires, la douane et la police pour s’assurer que toutes les formalités d’entrée et de sortie sont respectées.
• Coordonner toutes les activités dans les ports d’entrée et de sortie officiels avec les autorités correspondantes.
• Être en contact régulier avec les prestataires de services pour gérer tout problème lié aux vols, retards ou annulations.
Gestion des Incidents et Contingences
• Prévoir et gérer les retards, annulations de vols et autres incidents pouvant affecter les arrivées et départs.
• Mettre en place un plan d’urgence pour gérer les situations imprévues (ex : grèves, perturbations météorologiques).
• Assurer la communication avec les parties prenantes en cas d’incident majeur.


Suivi et Reporting
• Assurer un suivi précis des arrivées et départs en temps réel.
• Rapporter régulièrement au directeur des opérations sur les flux de clients et les éventuelles difficultés rencontrées.
• Participer aux réunions de coordination avec les autres départements pour assurer la fluidité des opérations.

Qualifications et compétences exigées par le poste
Formation
• Bac+5 – Événementiel, Logistique
Expérience Professionnelle
• Expérience avérée en gestion logistique et/ou en coordination d’événements de grande envergure, idéalement dans le domaine des transports.
• Connaissance des procédures aéroportuaires et douanières.
• Excellente capacité à gérer les imprévus et à coordonner plusieurs parties prenantes.
• Maîtrise des outils de gestion des flux (transport, bagages).
• Compétences en gestion de projet, planification et organisation.
• Grande aisance relationnelle et capacité à négocier avec les différents prestataires et autorités.
• Bonnes compétences communicationnelles en français et en anglais.
• Expérience dans l’organisation et la gestion d’événements sportifs.


Savoir-Être
• Flexibilité face aux imprévus, adaptabilité, ouverture d’esprit et rigueur.
• Grande capacité organisationnelle.
• Collaboration avec les autres fonctions opérationnelles telles qu’hébergement, logistique, transport, etc.
• Esprit d’équipe, engagement et sens du service à la clientèle.
• La connaissance de l’organisation de grands événements internationaux serait un plus.

Contraintes du poste
• Disponibilité à temps plein
• Nécessité de flexibilité pour travailler au-delà des horaires de travail conventionnels
• Possibilités d’évolution du poste