Responsable Audit et Contrôle Interne

Responsable Audits et Contrôle Interne/5341

Durée : Douze (12) mois renouvelables
Date de prise de poste : 20-Sep-2021

Objectif général du poste
Le rôle de l’Auditeur Interne est d’aider le bureau pays à atteindre ses objectifs en promouvant la recevabilité vis-à-vis des bailleurs et des bénéficiaires et en concourant à un meilleur processus de décision.
L’audit permet d’obtenir une assurance raisonnable sur l’efficience des opérations, la sauvegarde des actifs, la conformité aux politiques et procédures internes ainsi qu’aux réglementations externes, la fiabilité des systèmes d’information financiers et opérationnels, et l’atteinte des objectifs organisationnels.
L’audit permet de contrôler l’éligibilité des coûts et améliorer l’utilisation efficiente des fonds restrictifs et non restrictifs.
En prônant des approches participatives et innovantes, l’auditeur joue un rôle de partenaire stratégique de l’équipe de Direction.
Il travaille en collaboration avec les autres unités pour identifier les risques portant préjudice à l’atteinte des objectifs, évaluer la capacité du système de contrôle interne à gérer les risques identifiés, et il émet des recommandations pour l’amélioration de ce système afin de réduire les risques associés.
L’auditeur propose des nouveaux systèmes, procédures, fonctions et il revoit les domaines à haut risque ainsi que ceux ne possédant pas ou possédant peu de contrôles internes.
L’auditeur interne est aussi responsable des investigations en cas de fraude ou autre manquement grave aux politiques.
Il évalue l’impact de la fraude et définit, d’une part, des mesures correctives et d’autre part, des mesures prévenant ces fraudes.

Principales responsabilités

Objectif 1: Conduire les audits et revues spéciales au sein de la mission conformément au plan d’audit et à la demande de la Direction et du siège.
- Planifier ses missions à travers un plan d’audit, mis à jour au besoin. Des missions d’audit des bases doivent être régulièrement menées sur la base à travers un plan d’audit.
- Inclure des missions d’audit auprès des récipiendaires de la mission en suivant les protocoles d’accord signés
- Organiser des réunions de lancement et de clôture des missions pour présenter les objectifs et les résultats
- Formuler les plans de suivi des recommandations issues des audits et impulser le suivi par les responsables des départements concernés.
- Recueillir et assimiler les informations nécessaires à la réalisation de ses missions
- Déterminer et réaliser des tests pour vérifier l’existence et/où l’efficacité du système de contrôle interne.
- Evaluer et conclure sur la pertinence et la conformité des procédures de contrôle interne avec les procédures ACTION CONTRE LA FAIM, celles des bailleurs et les règlements applicables.
- Planifier des réunions pour tenir les « clients » et la Direction informés sur l’avancement des travaux et les résultats, en temps opportun
- Faire des observations précises sur les domaines revus et émettre des recommandations pertinentes incluant des actions correctives, détectives et préventives pour atténuer le risque.
- Discuter les résultats et les recommandations avec la Direction
- Utiliser un outil de suivi des recommandations pour s’assurer de leur implémentation conformément aux dates prévisionnelles
- Tenir une documentation complète sur les résultats des travaux d’audits. Assurer une large diffusion des rapports d’audit.
- Concevoir des nouveaux circuits pour les processus en accord avec la Direction de la Mission
- Contribuer à la mise à jour des manuels de procédures comptables, financières et administratives
- Formuler des recommandations quant à l’amélioration de la méthodologie d’audit, aux processus et aux outils.
- S’assurer du respect des procédures des différents départements ;
- Suivi des audits sièges et faire un point hebdomadaire au siège de l’état d avancements de tous les audits de la mission.

Objectif 2 : Gestion des risques et appui à la conformité
- Identifier, analyser et évaluer les domaines de risques auxquels est exposé la Mission et formuler des recommandations à la Direction en vue de leur prévention et mitigation
- Organiser des ateliers de brainstorming avec les Programmes et le Support stratégique pour identifier les risques potentiels et définir des mesures préventives
- Se tenir informé de toutes les activités que la mission fait ou projette de faire afin d’alerter sur les risques potentiels.
- Formuler et suivre la mise en œuvre des recommandations nécessaires à la prévention de ces risques
- Mettre à jour le plan d’audit à partir de cette analyse continuelle de risques.
- Appuie le département GRANT dans le développement de fiche bailleur sur les règles et procédures.

Objectif 3: Gestion des fraudes et manquements graves
- Identifier les risques liés à la fraude dans l’analyse de risques de la mission
- Mettre en place des mesures préventives vis-à-vis de ces risques
- S’assurer que les cas de fraude et de manquements graves sont documentés
- Mener des investigations en coordination avec le département MEAL sur des cas de fraude rapportés ou suspectés;
- Faciliter tous les éléments possibles pour la prise des décisions concernant les cas de fraude avérés en concertation avec les autres membres de l’équipe de Direction.

Objectif 4: Formation et apprentissage continue
- Former et informer le personnel de la mission, notamment les responsables de projet et les responsables administratifs, sur les risques, les procédures, les lois et règlementations s’appliquant à l’organisation.
- Développer les outils nécessaires à ces formations
- Rencontrer régulièrement les membres d’Action Contre la Faim International et les bailleurs pour s’informer sur leurs exigences et les partager avec le personnel
- Former les ONG récipiendaires d’Action Contre la Faim sur les procédures internes et les procédures des bailleurs
- Faire des recherches internes et externes pour mieux comprendre les domaines à auditer et identifier les risques, les tendances du secteur et faire des analyses comparatives avec d’autres organisations
- Se mettre à jour sur les récents développements d’ACTION CONTRE LA FAIM concernant la Finance, les Systèmes d’information, la Conformité, les Ressources Humaines, l’Administration, la Logistique et les Programmes.
- Se tenir au courant des évolutions dans son domaine professionnel.

Objectif 5: Gestion et coordination de l’équipe d’audit
- Coordonner les tâches respectives de chaque membre
- Donner du feedback aux autres membres de l’équipe et créer un environnement de travail propice à l’épanouissement au sein de l’équipe
- Identifier les missions d’audit potentielles et organiser son équipe pour mener efficacement les missions d’audit sur les bases d’intervention.
- Assister dans le recrutement de son équipe;
- Faire connaître les activités d’audit auprès des autres départements pour obtenir une meilleure visibilité et être mieux compris.

Objectif 6: Autres Responsabilités
- Partager régulièrement avec les instances de décisions les problématiques liées à l’audit interne et à la conformité.
- En collaboration avec le Coordinateur Financier et le Directeur Pays ou son Adjoint, préparer les termes de références des audits externes requis par les bailleurs.
- Assister logistique dans la sélection des auditeurs externes pour les vérifications de dépenses
- Suivre et, au besoin, participer aux audits externes sollicités par ACTION CONTRE LA FAIM ou par un de ses bailleurs.
- Analyser et commenter les résultats des travaux d’audits externes soumis à ACTION CONTRE LA FAIM.
- Suivre et documenter la mise en place des recommandations émises par ces auditeurs.
- Effectuer toute autre tâche relative à l’audit interne au besoin.

Objectif 7 : Gestion des archives
- Assure la gestion et l’archivage global des contrats de tous les départements ;
- S’assurer de l’application de la politique d’archivage Mission dans son ensemble.
- Prendre les dispositions nécessaires pour éviter la perte des archives et également apporter des solutions.
- Superviser la consolidation des CD faites par les archivistes
- Réviser les CD consolider avant l’envoie au siège et produire un rapport.