Offre d'emploi





Procurement Manager


Référence 121627
Salaire xxx/ mois
Localisation Bamako / Mali
Type contrat CDI
Expiration 24 Octobre 2021
Offre visitée 73 fois
Description de l'offre

TEAM/PROGRAMME: Operations

LOCATION : Bamako (avec possibilité de séjours longue durée sur les Bureaux terrains)

GRADE: 2

Type de poste : National CDI

Protection de l’enfant :

Niveau 3 :
Dans le cadre de ses responsabilités, le titulaire de ce poste sera régulièrement en contact avec des enfants et des jeunes.

OBJECTIF DU POSTE :

Le/La Procurement Manager est responsable de l’application de la Politique et du Manuel d’Approvisionnement de Save the Children International (SCI).
Il/Elle responsable de l’élaboration et de l’exécution de la stratégie d’approvisionnement du bureau pays en vue de couvrir tous les besoins en biens et services nécessaires au fonctionnement des bureaux et à la mise en œuvre des programmes.
Il/Elle dirige l’unité d’achat pays (CPU – Country Procurement Unit) et supervise les activités d’achat et d’approvisionnement des bureaux terrains en veillant à l’efficacité et à l’efficience des opérations, conformément aux principes de ségrégation des tâches contenues dans le Procurement Operating Model (POM) de SCI.
Il/Elle assure l’intérim du Head of Supply Chain en cas d’absence.
En cas de crise humanitaire majeure, le détenteur du rôle devra s’attendre à travailler en dehors de la description normale du poste et faire preuve de flexibilité sur les horaires de travail.

PORTEE DU POSTE :
Rapporte au : Head of Supply Chain
Personnel rapportant à ce poste : Roving Sourcing Coordinator et Buying Coordinator

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITES :

Mise en œuvre de la Politique et du Manuel d’Approvisionnement de SCI
- Veiller à ce que les procédures opérationnelles de l’Unité d’Achat facilitent et garantissent la mise en application de la Politique et du Manuel d’Approvisionnement de SCI, tout en tenant compte du contexte du pays et des spécificités du bureau pays.
- Veiller au respect de la Politique et du Manuel d’Approvisionnement de SCI par tous dans l’exécution des activités d’approvisionnement et reporter les éventuels écarts en proposant les amendements nécessaires aux procédures ou aux outils existants ou tout autre action de mitigation des risques.
- Assurer la formation de toutes les parties prenantes aux processus de passation de marché, notamment les staffs du département Supply Chain, les membres de comité de passation de marché et les responsables budgétaires.
- Accompagner les partenaires de mise œuvre locaux de programmes, dans la formation et le respect des procédures de passation de marchés.
- S’approprier le nouveau Système informatique de gestion des approvisionnements de SCI et contribuer activement à son déploiement dans le pays au cours de l’année 2022.

Stratégie et planification des achats et approvisionnements
- Conduire les processus d’élaboration et de mise à jour des plans d’approvisionnement des différents projets, du Plan d’approvisionnement pays (Master Procurement Plan), de la stratégie contractuelle annuelle.
- Superviser l’exécution des plans d’approvisionnement en collaboration avec les points focaux et les équipes programmes.
- Mettre en œuvre la stratégie contractuelle, notamment par l’établissement ou le renouvellement d’accords-cadres, la pré-qualification de fournisseurs et l’identification de nouveaux fournisseurs, à travers le lancement de processus d’appels d’offres.
- Implémentation du Procurement Operating Model (POM) et Management de l’Unité d’Achat Pays

- Veiller à la séparation des rôles de Management, de Sourcing et de Buying (Achat opérationnel) dans le fonctionnement des achats et approvisionnement, aussi bien au niveau du bureau pays que des bureaux terrains.
- Assurer le Management de la fonction Approvisionnement : supervision de l’unité d’achat, mise à jour/adaptation des procédures et outils, contrôle des processus de passation de marché, etc.
- Superviser les activités de Sourcing : recherche et pré-qualification de fournisseurs, vérification des antécédents des fournisseurs (Vetting), contractualisation, management des fournisseurs, évaluation des performances des fournisseurs, maintenance de la base de données fournisseurs, etc.
- Superviser et contrôler les activités d’achat opérationnel (traitement des demandes d’achat) : revue des dossiers de passation de marché, orientations techniques, support dans l’élaboration des dossiers d’appel d’offres et des outils nécessaires au bon déroulement des processus de passation de marché, veiller à une conduite rigoureuse des processus de diligence raisonnable, suivi des achats internationaux gérés par le l’unité d’achat régionale (Régional Procurement Unit : RPU), communication avec les demandeurs et prise en charge de leurs besoins spécifiques.
- Veiller à une bonne collaboration entre l’unité d’achat pays et les bureaux terrains dans le traitement et le contrôle routinier des processus de passation de marché.
- Veiller au respect des règles de validation et du Schéma de délégation (SoD) lors de la validation des documents d’approvisionnement.
- Effectuer une revue régulière du Procurement Tracker de l’unité d’achat et des bureaux terrains en veillant à la qualité des données et à l’atteinte des objectifs de performance de la fonction Approvisionnement.
- Etablir et exécuter un programme de contrôles a posteriori au niveau de l’unité d’achat et sur les bureaux terrains pour s’assurer du respect des standards de SCI dans la gestion des approvisionnements et prendre toute action nécessaire pour mitiger les risques.
- Veiller au bon fonctionnement du système d’archivage physique et électronique des données et dossiers d’approvisionnement.

Management d’équipe, Rapportage et Management des performances
- Assurer le management de l’Unité d’achat pays, notamment à travers une bonne application des politiques et règles de management des ressources humaines en vigueur au sein de l’organisation vis-à-vis des collaborateurs sous sa responsabilité hiérarchique (timesheet, congés, permissions, recrutements, conséquence management, évaluations, etc.).
- Organiser son équipe en vue de garantir une certaine flexibilité pour le bon déroulement des activités quotidiennes.
- Produire un rapport mensuel de la situation des achats nationaux et internationaux, puis le partager avec tous les collaborateurs clés du pays (cela y compris l’équipe dirigeante).
- Tenir une téléconférence mensuelle avec tous les collaborateurs clés du pays et leur faire la situation de tous les achats, puis produire un rapport des points d’actions sortis de la téléconférence.
- Assurer le développement de son équipe pour garantir l’atteinte des objectifs du département et l’épanouissement des membres de l’équipe.
- Effectuer les évaluations mensuelles, trimestrielles et annuelles des performances de chaque collaborateur sous sa supervision hiérarchique ou technique.
- Evaluer les performances mensuelles de la chaîne d’approvisionnement selon les indicateurs clés de performance prédéfinis.
- Analyser les performances mensuelles individuelles et collectives et mettre en œuvre ou proposer les actions correctives et/ou préventives adéquates.
- Soutien opérationnel aux achats dans les bureaux terrains

Apporter l’assistance technique pour la mise en place des contrats cadres au niveau terrain en cohérence avec la stratégie de réponse humanitaire terrain
Identifier les achats complexes / stratégiques terrains et organiser leur réalisation de manière à répondre efficacement aux besoins programmes dans le temps et dans les exigences des bailleurs fonds
Former les équipes en charge des achats sur les achats complexes stratégiques
Faire le contrôle et la revue des autres achats réalisés dans les Bureaux terrains.

Responsabilités Child SafeGuarding (CSG) :
- Dénoncer tous les cas d’abus interne ou externe ;
- Connaitre la politique CSG et le Code de Bonne Conduite et sensibiliser sur cette politique (enfants, partenaires, communautés) ;
- Contribuer aux exercices de leçons apprises et de documentation des bonnes pratiques sous l’impulsion du point focal ;
- Etre exemplaire dans son travail et dans sa vie privée et respecter le code de bonne conduite et la politique de CSG ;
- Connaitre et respecter les procédures locales ;
- Veiller au bien-être de l’enfant ;
- Assurer un environnement sain au service des enfants.

Gouvernance
- Mettre en œuvre et s’assurer de la conformité à notre politique d'approvisionnement, manuel d'approvisionnement et les procédures d'approvisionnement établies
- Donner un ton fort à partir d’en haut que la fraude est inacceptable
- S’assurer que nous utilisons des systèmes et des processus reconnus, y compris PROSAVE lorsqu’ils sera disponible.
- Systèmes , Outils et procédures

Responsable de s’assurer que la gestion du catalogue / termes et les conditions des contrats et la gestion des prix soient effectués par l'équipe d'approvisionnement Pays.
Accompagner les équipes achats du pays dans leur renforcement de capacités, à travers le Supply Chain Learning Hub, produire et partager avec - Head of Supply Chain - le rapport annuel de la situation du personnel achat ayant complété des formations.
Responsable de veiller à ce que les activités d'activation des fournisseurs soient menées de manière à ce que le plus grand nombre possible de fournisseurs traitent avec SCI via le réseau PROSAVE.

QUALIFICATIONS
- Diplôme d’études supérieures, Niveau BAC + 4/5 dans le domaine des Achats/Approvisionnements, du Supply Chain Management, de la Logistique, du Commerce International, de l’Administration des Affaires, de la gestion ou tout autre domaine connexe. Certification en Achats et/ou Logistique humanitaire.
- 5 ans d’expérience minimum en gestion de département d’approvisionnement d’une organisation internationale et d’expérience en position de management/supervision d’équipe
- 3 ans d’expériences en achats humanitaires complexes et en mise en place de contrats cadres
- Expérience dans le développement, la rédaction et l’implémentation de systèmes d’approvisionnement, politiques et procédures efficients
- Bonne maîtrise des procédures d’importation par voies maritime, aérienne et routière
- Familiarité avec l’outil informatique, avec une bonne maîtrise du pack Office ; la maîtrise des systèmes SharePoint et d’un ERP est un atout
- Très bon niveau en Anglais, à l’écrit comme à l’oral (proficiency level)
- Excellentes capacités communicationnelles, très bonne expression et excellentes qualités rédactionnelles
- Excellentes compétences organisationnelles et analytiques
- Capacité à développer les capacités du personnel d’approvisionnement à travers des formations, le cadre de gestion des performances et les plans de développement
- Capacité à prioriser les tâches et à faire face à des situations de pression
- Assez flexible pour travailler dans une organisation en pleine mutation
- Ouvert au travail en équipe, Bon esprit d’équipe
- Capacité à travailler de façon indépendante avec des directives limitées, motivé
- Aptitudes à travailler avec les enfants et les communautés

EXPERIENCE ET COMPETENCES
- Produire des Résultats : Prend lui-même des responsabilités et tient les autres redevables pour livrer nos objectifs ambitieux pour les enfants, améliorer continuellement sa performance ou celle de l'équipe / organisation.
- Résoudre les problèmes et prendre des décisions : Prend des décisions efficaces, réfléchies et en temps opportun par la collecte et l’évaluation d’informations pertinentes à l'intérieur ou à l'extérieur de l'organisation et porter des jugements appropriés.
- Travailler efficacement avec les autres : Travaille en collaboration avec les autres pour atteindre des objectifs communs et devient prospère grâce à la diversité des personnes et des perspectives. Sait quand il faut diriger et quand il faut suivre et comment garantir un travail multilatéral efficace.
- Innover et Adapter : Développe et met en place des solutions innovantes pour s'adapter et réussir dans un environnement de travail changeant, universel et incertain.
- Excellentes compétences verbales, écrites et compétences de présentation en français et en langue nationales la connaissance de l’anglais constitue un atout.
- Compétences en informatique, MS office, internet
- Capacité de voyager souvent aux sites de programme à l'intérieur du Mali
- Engagement envers les valeurs de Save the Children, y compris la volonté de respecter et faire respecter la politique de protection de l’enfant.

Lieu principal: Bamako
Type de contrat: CDI
Date de clôture (période de dépôt des candidatures) - Externe: 24 oct. 2021


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