Offre d'emploi







HR & Administration Officer_ ALBARKA


Référence 114834
Salaire xxx/ mois
Localisation Mopti / Mali
Type contrat CDI
Expiration 30 Avril 2021

Description de l'offre

Description de l'emploi

HR & Administration Officer_ ALBARKA - (2100027V)

HUMAN RESOURCES & ADMINISTRATION OFFICER ALBARKA
(les candidatures féminines sont fortement encouragées)
EQUIPE/ SUPPORT ALBARKA NORD & CENTRE
LIEU DE TRAVAIL: MOPTI (couvre la zone d’intervention du projet)
DEPARTEMENT : RH ET ADMINISTRATION
NATURE DU POSTE : NATIONAL
GRADE: A DETERMINER
DUREE DU CONTRAT : CDI

Le Programme ALBARKA, financé par USAID/BHA pour une durée de cinq ans, améliorera durablement la sécurité alimentaire et la résilience des ménages extrêmement pauvres et vulnérables des cercles de Koro, Douentza dans la région de Mopti, de Gourma Rharous et Tombouctou dans la région de Tombouctou et de Ansongo et Gao dans la région de Gao, à travers le renforcement des systèmes locaux et de la participation communautaire.

ALBARKA, sera mis en œuvre par un consortium composé de 7 membres dont 4 ONG et structures nationales et 3 ONG internationales.

LE BUT DU ROLE :
Basé à Mopti et sous la supervision technique du Directeur Adjoint des Operations ALBARKA et sous la supervision administrative du Coordinateur RH du Nord et centre.
Il/ elle devra s'assurer que les opérations administratives quotidiennes et les fonctions des RH du Projet ALBARKA sont exécutées conformément aux politiques, aux procédures et aux pratiques des RH de Save the Children International.
Il/Elle jouera le rôle d'interface et de coordination pour l'ensemble des services internes et externes et assurera la diffusion des informations au sein du bureau et sera le garant de la bonne mise en œuvre des politiques/procédures administratives de l’organisation.
Il travaillera sur base des procédures et politiques SCI, dans le contexte normal, ainsi que dans le contexte des urgences.
Il ou Elle appuiera les Managers dans le processus de recrutement et de gestion des performances, ainsi que la mise en œuvre de la politique de protection de l'enfance de Save the Children dans les sous bureau du Nord & du Centre concernant les staff ALBARKA.

DIMENSION DU POSTE
Rapporte au : Directeur Adjoint des Operations du Projet ALBARKA
Staff sous la supervision de ce poste : N/A

Responsabilité budgétaire : N/A
Etendu du Rôle : travaille en coordination avec l’équipe ALBARKA,du Centre et du Nord, l’Inspection du travail, l’INPS, et assure les relations, avec les partenaires.
Il/Elle Travaillera avec les auditeurs au besoin en vue de fournir les documents requis pour le projet et répondre à toutes les questions liées aux audits des dossiers du personnel et de l’Administration.
Il/Elle coordonnera avec le staff HR de Bamako pour les accès dont il n’a pas avec ORACLE et TALEO.

PRINCIPALES RESPONSABILITES :

Politique/conseil/gestion :
- Faire respecter les politiques et les procédures du SCI en matière de ressources humaines au sein des Equipe ALBARKA du bureau du Centre et du Nord ;
- Assurer un niveau élevé de confidentialité des données relatives au personnel et veiller à ce que toutes les informations relatives aux employés soient tenues à jour, complètes et conservées dans un lieu sécurisé.
- Maintenir une connaissance approfondie des politiques nationales du Mali en matière de ressources humaines et d'administration et veiller à leur application cohérente.
- Fournir en temps opportun des séances d'information au personnel sur les nouveaux développements en matière de politiques, afin d'assurer une application correcte et cohérente grâce à la formation, à la surveillance et aux mesures de suivi appropriées.
- Fournir des conseils et un soutien aux responsables/coordonnateurs de terrain et aux chefs de projet ALBARKA sur les questions relatives aux ressources humaines, notamment le recrutement, l'orientation, le développement de carrière, l'évaluation des performances et la séparation.
- Aider périodiquement les responsables du projet ALBARKA à rédiger ou à modifier les descriptions de poste en fonction des besoins du programme.
- Coordonner les questions disciplinaires, donner des conseils et agir en la matière conformément à la législation du travail en vigueur et aux politiques et procédures internes de Save the Children au Mali.

RESPONSABILITES SPECIFIQUES AUX RESSOURCES HUMAINES
Recrutements :
- Coordonner le processus de recrutement des staff ALBARKA à travers la plateforme Taleo et assurer leur intégration dans Oracle,
- Appuyer les Managers du projet ALBARKA, dans l’élaboration des Termes De Référence de recrutement ;
- Organiser et coordonner le processus de recrutement du personnel du projet ALBARKA,, en collaboration avec le Département Technique du projet ALBARKA, en participant activement au processus.
- S’assurer que les descriptions de poste sont mises dans le bon format et que la demande de recrutement est bien renseignée et signée par tous les parties.
- Veiller à la bonne mise en œuvre du processus de recrutement conformément aux politiques et procédures de l’Organisation de tout le processus. Orienter le panel de recrutement sur les politiques et procédures de recrutement
- Veiller à la diffusion des annonces de recrutement aussi bien à l’interne qu’à l’externe à, travers TALEO et au niveau des services et structures appropriés, etc.).
- Assurer la mise à jour et le suivi du tracer de recrutements et le partager avec le bureau principal.

Orientation du personnel
- Coordonner et élaborer des plans d'intégration efficaces, en veillant à ce que le personnel soit au courant des politiques et des pratiques relatives à son emploi. Veillez sur la mise en œuvre du calendrier d'intégration pour les nouveaux employés en coordination avec les Superviseurs hiérarchiques.
- Coordonner et s'assurer que les nouveaux employés sont formés, comprennent et signent les politiques de Save the Children telles que la Politique de défense de l'enfant et le Code de conduite, la fraude l’induction globale et autres politiques de Save the Children ;
- Coordonner l’orientation des employés nouvellement recrutés sur ALBARKA avec leur superviseur.
- Coordonner la mise à niveau périodique du personnel ancien du projet ALBARKA
- Coordination de la revue des performances du Personnel
- Coordonner le processus de gestion des performances des staff ALBARKA des sous bureau du Nord et du Centre
- Appuyer les employés dans la gestion des Evaluations de Performance et la fixation des Objectifs dans le système Oracle
- Assurer le suivi et la transmission de l’extraction des rapports trimestriels effectué par la DRH au personnel.
- Contribuer à collecter les besoins en formation et transmettre à La Directrice des RH à Bamako

Gestion administrative du personnel :
Assurer l’extraction du rapport des congés des staffs ALBARKA du Nord et du centre en vue d’une mise à jours et l’ajustement pour chaque employé dans Oracle.

En coordination avec les HR de Bamako, contribuer à la production du rapport mensuel et trimestriel et signaler tout problème aux Manager et au Coordinateur HR &Admin pour correction.
- Suivre l’épuisement des congés/permissions et dans le système Oracle et notifié le staff au besoin.
- Assurer le respect des procédures administratives d’absence et de congé
- Veiller au bon respect des conventions médicales d’assurance souscrites par Save the Children pour son personnel
- S’assurer que tout nouvel employé a une copie de sa description de tâches et de son contrat de travail.
- Organiser des visites médicales d’embauches pour les employés de sa base
- Assurer le visa des contrats par le médecin du travail et par l’inspection du travail au niveau de la base
- Assurer le suivi des dates de fin de fin de contrat et prendre les dispositions pour le notifications d’extension ou de notification de préavis.
- Assurer que Save the Children agit à tout moment en conformité avec les procédures dans le code de travail et se tenir informé de l’évolution des lois rédigeant le code de travail.
- Etre l’interphase avec les administrations nationales relatives à l’emploi telles que la l’inspection du travail, l’ANPE, l’INPS, et
- Veiller au bon respect des conventions médicales d’assurance souscrites par Save the Children International pour son personnel

Participation dans l’élaboration des rapports trimestriels et annuels des Ressources Humaines
Garder la confidentialité sur les questions relatives à la gestion du personnel de Save the Children au Mali.

RESPONSABILITES SPECIFIQUES A L’ADMINISTRATION

Facilities Management :
Responsable de la mise en œuvre correcte des politiques et procédures et éthique de l’organisation dans le domaine de l’administration du projet ALBARKA
- Contribuer à la gestion de l’environnement physique du bureau et le maintien de l’état de propreté.
- Coordonner l’allocation d’espace de travail et les déménagements du staff ALBARKA
- Organiser les déménagements des résidences des expatriés du staff ALBARKA
- Fournir un soutien logistique aux invités, aux visiteurs, y compris les organisations partenaires impliquées dans les activités du projet ALBARKA.
- Prendre des dispositions pour la gestion administrative du déplacement du personnel expatrié et national du projet ALBARKA en visite au Nord et au Centre
- Signer les ordres de missions des staff ALABARKA
- Organiser les différents ateliers de l’organisation en collaboration avec la Logistique ALBARAKA.
- Appuyer le personnel du projet ALBARKA dans l’organisation des voyages nationaux et internationaux.
- Assurer la fourniture des ressources d'information (Journaux, quotidien national, et autres documents, etc.) de façon à ce que l'information soit plus accessible et mettre en place un mécanisme de contrôle à l'usage du personnel et des visiteurs du Projet.

Gestion des contrats du projet ALBARKA avec les prestataires des services
Chargé de la gestion de toutes les questions liées au suivi et la mise à jour des contrats tels que : les contrats de bail, des bureaux, résidences des expatriés et des équipements du personnel ALBARKA. Les contrats de maintenance et d’entretien du bureau de Tombouctou et des résidences des expatriés ALBARKA, les contrats cadre pour l’entretien période et la réparation des équipements (Photocopieurs ; fax ; téléphones ; imprimantes ; ordinateurs ; nodulaires et des climatiseurs).

Relations avec l’extérieur
- Apporter une assistance à la circulation de l’information et la transmission des décisions et/ ou les invitations entre l’Organisation et les Autorités gouvernementales
- S’assure que les clauses de l’Accord d’Etablissement de notre organisation avec les autorités gouvernementales sont respectées

La gestion de la Guest House :
- Il/Elle assiste et travaille avec l’Area Manager sur tous les aspects opérationnels de la Guest house et doit s’assurer que les locaux sont en bon état de fonctionnement. Assurer la disponibilité des matériels et équipements nécessaires et leur maintenance.
- Veiller à l'application des DOP (Directives Opérationnelles et Procédurales) dans toute la structure et de vérifier la mise en place des contrôles opérationnels de routine.
- Inspecter les lieux (chambres, toilettes, Cuisine, etc…) pour s’assurer de l’état des lieux et vérifier le stock (qualité, les niveaux de stock nominale, l'expiration, etc.) et de la propreté interne et externe, l'ambiance, le service de préparation, le personnel de nettoyage et la culture de l'hospitalité ;
- Surveiller et maintenir le fonctionnement et les frais généraux afin de maintenir un maximum de revenus pour l'organisation.
- Etre disponible sur appel 24 heures par jour pour résoudre les problèmes urgents ;
- S’assurer d’une bonne condition d’accueil et d’hébergement des visiteurs du projet ALBARKA

Autres responsabilités professionnelles
Les fonctions et responsabilités énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire de poste peut être amené à exécuter des tâches supplémentaires en fonction de son niveau de compétences et d'expérience.

QUALIFICATIONS, EXPERIENCE ET APTITUDES
- Niveau d’étude Maîtrise (bac+4ans) en Droit Privé et/ou en GRH ou science sociale ;
- 3 à 5 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l’Administration et des Ressources Humaines de préférence avec une Organisation Internationale
- Expérience dans la formation des adultes.
- Expérience de travailler et de gestion d’une équipe et capacité de travailler sous pression.
- Familier avec la législation du travail au Mali
- Expérience démontrée dans la rédaction des correspondances administratives
- Bonne capacités de communication écrite et verbale en Français. L’Anglais serait un atout considérable.
- Excellentes compétences du pack Office ainsi que l’utilisation de la messagerie électronique.
- Sens de la responsabilité, de la rigueur, de la confidentialité et de l’honnêteté.
- Excellente connaissance de l’environnement humanitaire ou du milieu des ONG internationales.
- Excellente connaissance de la gestion Administrative
- Connaissance de la langue, du milieu et l’expérience de travail dans la zone sont des atouts majeurs.
- Disponible à voyager dans le Nord et le Centre
- Avoir l’experience de travailler avec les platesformes Taleo et Oracle sera un atout très favorable.

Lieu principal: Mopti
Type de contrat: CDI
Date de clôture (période de dépôt des candidatures) - Externe: 30 avr. 2021


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