I. Contexte et justification

Muso est une organisation mondiale de santé à but non lucratif. En partenariat avec des partenaires gouvernementaux, nous construisons des systèmes de santé pour sauver des vies en atteignant les patients plus rapidement, dans les heures suivant la maladie et dans les communautés les plus pauvres. Muso croit fermement que personne dans le monde ne devrait mourir faute de soins et nous travaillons donc pour que cela devienne une réalité.

Au cours des 5 dernières années, Muso a connu une croissance exponentielle: d'une équipe de 20 personnes à un effectif de plus de 100 personnes. Notre budget annuel a augmenté de 500%. Nous sommes passés d'une population de 100 000 personnes à plus de 350 000 personnes, et nous fournissons désormais également une assistance technique aux gouvernements du Mali et de la Côte d'Ivoire à l'échelle nationale. Avec une croissance d'une telle ampleur, les besoins en médicaments, en fournitures médicales et en équipement ont considérablement augmenté, de sorte que chaque année, nos besoins opérationnels sont bien plus importants que les besoins de l'année précédente. Dans ce contexte, nous cherchons à renforcer nos systèmes de gestion des achats et de la chaîne d'approvisionnement afin de répondre efficacement aux besoins de nos patients.

II. Résumé du poste

Le responsable de la chaîne d'approvisionnement sera responsable de la conception et de la mise en œuvre d'un système d'approvisionnement et de chaîne d'approvisionnement efficace et transparent pour les médicaments, les fournitures médicales et les équipements médicaux, puis de gérer notre chaîne d'approvisionnement de la phase de planification à l'utilisateur final. Il / elle dirigera la planification, l'organisation et la mise en œuvre du système de chaîne d'approvisionnement de Muso

Les tâches principales comprennent:
1. Concevoir et mettre en œuvre un système d'achat et de chaîne d'approvisionnement efficace et efficient
• Améliorer la chaîne d'approvisionnement existante de Muso en examinant d'abord la méthodologie et les processus actuels, puis en développant et en mettant en œuvre un plan de chaîne d'approvisionnement efficace et de haute qualité: de l'approvisionnement à la gestion des stocks en passant par la distribution. **
• Créer et mettre en œuvre de nouveaux protocoles de chaîne d'approvisionnement et de nouvelles procédures d'exploitation pour renforcer l'efficacité, les normes de conformité, garantir la qualité des produits, garantir des prévisions précises, éviter les ruptures de stock et garantir les meilleures pratiques et prix.
• Développer et mettre en œuvre un système pour identifier, comparer et sélectionner les opportunités d'approvisionnement nationales, régionales et internationales afin d'assurer un approvisionnement rapide et rentable de produits de qualité qui répondent à la demande et évitent les ruptures de stock.
• Identifier les itinéraires / méthodes d'expédition et de transport optimaux, en accordant une attention particulière à la sensibilité au prix des divers délais et quantités et au coût de l'entreposage et de la distribution.
• Développer et mettre en œuvre des systèmes pour suivre et gérer les stocks nécessaires, commandés, achetés, arrivés, libérés des douanes, stockés et à différents niveaux du système de santé en temps réel pour répondre de manière proactive aux besoins programmatiques.
• Travailler en étroite collaboration avec l'équipe des innovations technologiques pour créer de nouvelles bases de données et / ou mieux utiliser les bases de données existantes et les outils de collecte de données électroniques (y compris les dossiers médicaux électroniques et les applications pour téléphones intelligents des ASC) afin de gérer, organiser et suivre les stocks et prévoir et prévenir les stocks sorties.
• Assurer la préparation aux situations d'urgence et le développement de plans d'urgence de la chaîne d'approvisionnement afin d'atténuer les perturbations de l'approvisionnement; effectuer des réévaluations régulières de la capacité logistique et prépositionner l'inventaire au besoin.

2. Gérer l'amélioration continue de la qualité du système de chaîne d'approvisionnement
• Établir des mesures de performance pour la mesure, la comparaison et l'évaluation des facteurs affectant la chaîne d'approvisionnement
• Collaborer avec l'équipe de suivi et d'évaluation et / ou avec l'équipe de données pour suivre et rendre compte de ces mesures de performance au moins une fois par mois
• Examiner régulièrement les données pour adopter des plans afin d'améliorer continuellement le système de la chaîne d'approvisionnement.
• Organiser et animer régulièrement des réunions d'examen de la chaîne d'approvisionnement de l'équipe avec les responsables des finances, des programmes et du secteur médical
• Préparer et soumettre des mises à jour hebdomadaires et des rapports mensuels sur les opérations d'approvisionnement et de chaîne d'approvisionnement au directeur des finances, au directeur de l'exploitation et au directeur marketing. **

3. Gestion
• Soutenir l'équipe dans tous les services pour faciliter l'amélioration du flux de travail.
• Gérez les nouveaux recrutements de personnel au besoin.

4. Élaborer des budgets et des prévisions
• Participez à des sessions annuelles de planification opérationnelle et à des cycles de prévision plus fréquents (par exemple, mensuels et trimestriels), pour vous assurer que les besoins budgétaires de Muso sont régulièrement compris et planifiés. **
• Fournir des données aux équipes de développement et de financement pour soutenir l'élaboration de nouvelles propositions de financement. **
• Élaborer un plan annuel d'approvisionnement et de chaîne d'approvisionnement à intégrer dans le plan opérationnel annuel de l'organisation

5. Renforcer le contrôle interne et la collaboration:
• Veiller à ce que les systèmes et procédures d'approvisionnement appropriés soient en place et respectés.
• Mener des affaires pour assurer le respect des normes internationales et de la qualité les plus élevées
• Mettre en œuvre et gérer de nouvelles procédures d'achat pour assurer la conformité avec les meilleures pratiques internationales, y compris l'acquisition concurrentielle de biens et services de qualité au meilleur prix possible - cela implique un examen continu des politiques et des procédures opérationnelles standard existantes en matière d'approvisionnement et de lancer des propositions de mise à jour vers des processus d'approvisionnement et de gestion de la qualité. **
• Fournir les informations nécessaires à une collaboration inter-fonctionnelle efficace entre les départements, en particulier pour s'assurer que des systèmes solides sont en place pour les freins et contrepoids entre les équipes financières et opérationnelles.
• Travailler régulièrement avec l'équipe des finances / comptabilité, l'équipe des subventions, les départements et les sites pour organiser des contrôles réguliers du respect des contrôles internes et des processus opérationnels standard, et assurer une préparation rapide aux audits internes et externes
• Participer à des réunions d'équipe interministérielles deux fois par mois pour présenter les mises à jour et coordonner les besoins de la chaîne d' approvisionnement avec les autres départements

À noter, ce poste n'est pas responsable de:
Achat ou gestion de la chaîne d'approvisionnement d'articles non médicaux tels que le matériel de bureau Muso, l'électronique, les véhicules Muso, etc.
Recrutement ou gestion de consultants ou de services

IV. Compétences requises:
• Au moins 3 ans d'expérience dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement, y compris avec les produits médicaux
• Expérience de la gestion et de l'amélioration des données, des informations et des processus de la chaîne d'approvisionnement
• Au moins 3 ans d'expérience de vie ou de travail en étroite solidarité avec les communautés marginalisées.
• Solides compétences analytiques et stratégiques, y compris une forte capacité à conceptualiser de nouveaux systèmes et à prévoir les défis et les besoins à relever
• Solides compétences en communication et en gestion des parties prenantes
• Expérience en gestion de projets et d'équipes
• La maîtrise du français est requise
• La connaissance de Bamanankan est un atout
• La connaissance de l'anglais est un atout

Date limite 28/02/21