Chargée achat évènementiel et logistique

Intitulé du Poste : Chargé-e contrats, achats et événementiel
Nombre de poste et niveau de Poste : 01
Nature du contrat : Contrat local
Les présents termes de référence visent à recruter un ou une Chargé-e contrats, achats et événementiel pour appuyer le consortium GFA-IPAR dans la réalisation des activités du projet Seen Suuf II dans les vingt-sept (27) communes d’intervention du projet dans l’optique de disposer d’un service support efficace, fiable et productif dans l’exécution de la mission qui nous a été assignée et d’asseoir une base de données fiable et de qualité dans le domaine de responsabilité spécifiée.

• Type de contrat : Contrat Individuel
• Lieu et Type d’affectation : 27 communes d’intervention du projet Seen Suuf II.
• Durée de la mission : 24 mois
• Date estimative de démarrage de la mission : Décembre 2024
• Langues exigées : Français et la compréhension de l’anglais et l’allemand serait un atout.

Contexte et Objectifs
Contexte
Contexte et justification

Le Sénégal est un pays partenaire de la coopération bilatérale allemande au développement.
En étroite concertation avec l’ambassade, les organisations d’exécution mettent en œuvre la coopération allemande au développement au Sénégal. Il s’agit principalement de la Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) et de la KfW Entwicklungsbank (KfW).
Le Sénégal est un pays partenaire de la coopération bilatérale allemande au développement.
En étroite concertation avec l’ambassade, les organisations d’exécution mettent en œuvre la coopération allemande au développement au Sénégal. Il s’agit principalement de la Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) et de la KfW Entwicklungsbank (KfW).
En septembre 2019, le Sénégal et l’Allemagne ont conclu un partenariat pour la réforme dans le cadre de l’initiative G20 Compact-with-Africa. Depuis, la coopération au développement entre les deux pays s’est considérablement intensifiée. L’objectif est d’améliorer les conventions -cadres pour un développement social, écologique, avec un accent particulier sur la création d’emplois pour les jeunes sénégalais.
C’est dans ce sens qu’est né le projet Seen Suuf intitulé « Appui à l’amélioration de la gestion du foncier » au niveau des communes du Sénégal, qui visait principalement à doter les autorités nationales et déconcentrées, les collectivités territoriales et les acteurs locaux, des compétences pour accroître la sécurité des droits fonciers de la population locale dans les zones d’intervention du projet.
Toutefois, pour mener à bien le projet et atteindre les résultats escomptés, le projet Seen Suuf a été subdivisé en plusieurs composantes dont « l’appui à l’aménagement du territoire, la gestion des conflits et l’inventaire parcellaire agricole » qui était à la charge du Consortium GFA-IPAR.

L’exécution de la phase I du projet Seen Suuf qui a duré de 2020 à 2024 a permis de générer des résultats probants dans les domaines de la planification spatiale, de la gestion des conflits, et surtout de la reconnaissance des droits fonciers des populations.
Ainsi dans le cadre de cette seconde phase du projet, il a été confié au consortium, en plus de la planification sensible au climat et aux conflits dans dix (10) nouvelles communes, d’effectuer la mise à l’échelle de l’inventaire parcellaire dans les dix-sept (17) communes d’intervention de Seen Suuf II. Et pour y parvenir le consortium a identifié ses besoins en ressources humaines, dont le recrutement d’un ou d’une chargé-e contrats, achats et événementiel.
Sous la supervision du chef du chef de mission et de la responsable administrative et financière, le ou la chargé-e des achats, logistique et evènementiel sera en charge des tâches suivantes:

• Gestion des dossiers de demandes des contrats de consultation ou prestation ;
• Gestion des dossiers de contrats d’achat ;
• Préparation des demandes de contrats à traiter ;
• Information et l’appui dans les processus de contractualisation des prestataires ;
• Achats de matériels et équipements ainsi que la préparation des demandes d’achat faites conformément aux règles et disposition de GFA qui sont alignées sur celles de la GIZ ;
• Gestion des tâches liées à l’Evènementiel et à la Logistique ;
• Application des règles et dispositions de la GFA, en conformité avec celles de la GIZ dans l’exécution de toutes les tâches qui lui sont attribuées.

Fonctions et responsabilités
En leur qualité de chargée d’achats, contrats et événementiel, il ou elle est appelé-e à :
• Exécuter correctement et dans les délais les tâches techniques, organisationnelles et administratives spécifiées, en collaboration et en concertation avec le supérieur hiérarchique, conformément aux objectifs du projet et dans le respect des exigences et des procédures légales, contractuelles et internes.
• Veiller au bon déroulement des activités quotidiennes en répondant aux demandes écrites, en répondant aux demandes non standard, en préparant des rapports et de la correspondance en utilisant de manière indépendante tous les outils numériques nécessaires à la gestion des connaissances
• Organiser tous les types d’événements prévus dans le cadre du projet, conformément aux règles et réglementations de GFA, en étant la personne de contact pour tous les acteurs internes et externes.
• Maintenir une communication interne et externe appropriée.
• Coopérer de manière constructive avec toutes les parties prenantes internes et externes dans votre domaine de responsabilité en veillant à ce que l’information circule correctement.
• Soutenir la gestion des connaissances et le développement continu des processus dans le domaine de responsabilité.
• Gérer et mettre à jour les dossiers et les données nécessaires pour le domaine de travail (compiler ces dossiers et données pour les évaluations et les statistiques, conformément aux exigences, et respecter les normes d’assurance qualité qui s’appliquent aux documents).
• Préparation et réalisation des opérations d’achat de services (demande de contrat, termes de référence, liste restreinte, appel d’offre, vérification manuelle dans la liste de sanction, évaluation des offres etc.) et suivi des contrats de service locaux, y compris archivage des dossiers selon les règles de GFA.
• Préparation et réalisation des opérations d’achat (tout la chaine d’approvisionnement : commande, étude du marché, recherche et vérification des fournisseurs, passation de marché et livraison etc.) en respect des procédures applicables de GFA et en optimalisant leur efficacité et efficience ainsi que suivi des dossiers d’achat de biens locaux au niveau du projet, y compris archivage des dossiers selon les règles de GFA.
• Préparation, conclusion et suivi des dossiers de contrats traités au niveau du projet, y compris la préparation des dossiers (capacité commerciale et juridique des récipiendaires, budget, chronogramme etc.) et l’archivage des dossiers selon les règles GFA.
• Préparation, soumission et suivi des dossiers d’achat (services et matériels) traités au niveau du projet.
• Appui dans la préparation, soumission et suivi des dossiers de contrats locaux traités au niveau du projet.
• Appuyer la RAF er le chef de mission dans toutes les décisions, réunions, échanges et conseils qu’ils doivent faire par rapport aux décisions touchant les aspects contrats et achats.
• Apporter un appui-conseils aux récipiendaires et partenaires sur les règles et exigences de GFA.

Contrats
• Assure le traitement des dossiers relatifs aux demandes de contrats de consultation et prestation en étroite collaboration avec la responsable administrative et financière ;
• Elabore et assume le suivi efficace et efficient des contrats établis au niveau du projet en étroite collaboration avec la responsable administrative et financière ;
• Veille sur la conformité (aux règles et procédures de la GIZ) dans le cadre de la gestion administrative des contrats en étroite collaboration avec la responsable administrative et financière et le chef de mission ;
• Donne un appui-conseil et des orientations dans l’application des procédures de contractualisation des prestataires et consultants et bénéficiaires.

Achats
• Assure le traitement des dossiers relatifs aux demandes d’achats ;
• S’occupe du processus des achats locaux (demandes de service, appels d’offres) ;
• Transmet et suit les dossiers de demande d’achats à effectuer ;
• Réceptionne les marchandises, en documente la réception et procède aux contrôles nécessaires ;
• Traite et suit les réclamations ;
• Donne un appui-conseil en ce qui concerne le respect des normes en matière de contrats et d’achats selon les procédures, règles et exigences de GFA, toujours alignées avec celles de la GIZ.

Evènementiel
• Appuie à la réservation des salles de réunion ainsi que les modalités liées à la restauration en binôme avec la responsable administrative et financière ;
• Prépare les éléments logistiques nécessaires en rapport avec les événements et ateliers du projet avec le soutien des experts concernés et les chauffeurs ;
• Elabore les contrats ou bons de commande dans le domaine de l’événementiel ;
• § Etablit et garde à jour la base de données des établissements (hôtels, salles de réunion, restaurateurs. etc).

Logistique
• Programme le déploiement opérationnel du matériel roulant avec consultation préalable avec le chef de mission, les experts concernées et les chauffeurs ;
• Organise les réparations/maintenances nécessaires au niveau du parc automobile ;
• Veille sur le bon fonctionnement des véhicules et le respect des procédures par les chauffeurs ;
• Met en place des outils robustes et innovants (cahier de bord, fiche mensuelle de suivi de la consommation du carburant et le capture du tableau de bord pour chaque départ excédant plus de 5 KM)
• Assure une bonne apparence du matériel roulant et des locaux en vérifiant les travaux des prestataires (bureau, salles de réunion, cuisines etc.) et en collaboration avec les services prestataires et la GIZ ;

Autres attributions
• Assure le classement et l’archivage de tous les dossiers selon procédure GFA ;
• Participe à la préparation des contrôles et des missions de backstopping;
• Assure le suivi des dossiers ;
• Contribue aux activités et aux tâches de l’ensemble du projet ;
• Assume toutes autres activités et tâches sur instruction de son supérieur hiérarchique.

Zone d’intervention
Les cartographes travailleront dans les vingt-sept (27) communes d’intervention du projet Seen Suuf II dans les régions de Kaolack et Kaffrine.

Conditions de travail
Le coordonnateur aura le statut de consultant, ainsi :
• Il ou elle sera sous la direction du chef de mission et la responsable administrative et financière
• Il ou elle sera basé-e dans les locaux du projet à Kaolack et travaillera en étroite collaboration avec l’équipe du consortium GFA-IPAR
L’employé suivra les éthiques et valeurs défendues par le GFA

Qualifications requises
Education
Titulaire d’un BAC +4 en Gestion/Organisation ou Logistique ou autre diplôme équivalent.
Expérience :
• Il doit justifier d’au moins 7 ans d’expérience professionnelle dans un poste similaire, de préférence au sein d’un organisme international ou de coopération et ONG international.
• Vous devez avoir une excellente connaissance du processus de passation de marché ; une très bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (Word, Excel, PowerPoint, MS Teams, etc.).
• Vous disposez d’excellentes capacités d’analyse, d’une grande intégrité morale et d’assurance dans le cadre des négociations avec les prestataires avec une bonne capacité de travail en équipe et sous pression. La connaissance du code des Marchés Publics et du droit des affaires serait un atout considérable.
• Expérience professionnelle significative dans le domaine de l’administration des contrats, achats et événementiel avec des ONG, entreprises privées ou partenaires.
• La connaissance des règles et procédures de la GIZ en matière de contrats et achats est un atout.
• Une capacité de travailler avec intégrité, dynamisme, proactivité, diligence, agilité et de manière bien organisée et de traiter les données avec confidentialité.
• Une capacité à travailler dans une équipe diverse, mais aussi de manière autonome et axé sur les résultats.
• Une excellente maîtrise du français et la maîtrise de l’anglais ou l’allemand est un atout.
• Expérience avec le projet Seen Suuf serait un atout.

Langues requises
• Français : Excellentes capacités rédactionnelles et de communication en langue française.
• Une bonne connaissance des langues locales (wolof, sérère et peulh) serait un atout.