Offre d'emploi





Assistant Administratif et Financier


Référence 120173
Salaire xxx/ mois
Localisation Mopti / Mali
Type contrat CDD
Expiration 15 Septembre 2021
Offre visitée 175 fois
Description de l'offre

Le Projet Agro-Pastoral Intégré des Régions de Gao et Ménaka (PAI-GM), s’inscrit dans le cadre de la résilience des ménages pastoraux et agro-pastoraux des dites régions aux crises socio-économiques.

Il s’articule sur 4 axes d‘intervention :
- Amélioration des systèmes de production pastorale
- Amélioration des systèmes de production agro-pastorale
- Renforcement des mécanismes locaux de prévention et gestion des conflits liés aux ressources naturelles et des mécanismes de cohésion sociale
- Mise en place d’un fonds de contingence, sensible aux crises aiguës (« filet social local »)
- Dans le cadre des activités du dit Projet, le Bureau de la Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) à Bamako, lance l’avis de recrutement pour : Un/e Assistant (e) administratif/ve et financier/ère (Mopti), Mali.

Localisation du poste : Mopti
Nature du contact : CDD, 12 mois avec possibilité de renouvellement
Classification : Bande 2
Domaine de responsabilité
Assurer une bonne gestion de la trésorerie (Caisse et Banque)
Exécuter les tâches de secrétariat ;
Gérer les tâches administratives en général (voyages, évènements, etc…)
Gestion de la logistique
Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :

Attributions
Secrétariat
Le/la titulaire du poste assurera les activités suivantes :

Accueillir les visiteurs et répondre à leurs demandes ;
Traiter les courriers, les dossiers et les documents (enregistrement, diffusion et archivage) ;
Planifier les réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réserver les salles de réunion ;
Rédiger les comptes rendus des réunions ;
Reproduire & classer les documents ;
Rédiger ou préparer les correspondances à adresser aux partenaires ;
Assurer les achats conformément aux besoins de l’antenne ;
Gestion de la trésorerie
Le/la titulaire du poste assurera les activités suivantes :

- Préparer les appels de fonds de l’antenne ;
- Préparer les approvisionnements de la caisse ;
- Tenir la caisse et le journal de caisse ;
- Effectuer les dépenses ;
- Remplir le journal de caisse et suivre le solde en lien avec la Coordinatrice de l’antenne et la Responsable financière ;
- Réceptionner et vérifier la conformité des factures ;
- Contrôler le solde de la caisse ;
- Effectuer le rapprochement de la caisse en lien avec la Coordinatrice de l’antenne et le Responsable du programme ;
- Saisir les libellés, coller et classer les factures chronologiquement et rigoureusement,
- Saisir les journaux de caisse dans le logiciel cash book ;
- Imputer les factures selon le plan comptable du Programme ;
- Effectuer le classement et l’archivage des documents ;
- Garantir la sécurité de la caisse et la confidentialité des informations ;
- Assurer la remise des titres de paiement (chèques au prestataires et fournisseurs) ;
- Assurer le lien avec les autres antennes et le Bureau du Projet à Bamako.
- Gestion des évènements et des voyages

Le/la titulaire du poste assurera les activités suivantes :

Gestion et coordination des événements (ateliers, formations, séminaires) :
- Organiser les ateliers, formations, séminaires, réceptions, conférence, etc… ;
- Développer un portefeuille de fournisseurs, prestataires et prospects fiables ;
- Établir un cahier des charges (TDR) adapté à chaque évènement en collaboration avec les conseillers (ères) techniques
- Proposer des salles de conférence adaptées et organiser une prestation de traiteur (restauration) ;
- Réaliser la gestion des aspects administratifs liés à l’organisation de l’évènement ;
- Mettre en place des actions de communication et de promotion de la visibilité ;

Gestion des voyages
- Recevoir les demandes de mission de terrain et les ordres de mission validés ;
- Remplir la fiche de demande de billet d’avion si voyage en dehors du Mali ;
- Suivre l’émission et réceptionner des billets d’avion accompagnés de l’assurance voyageur de la GIZ ;
- Réserver les hôtels pour les missionnaires conformément à la liste des hôtels partenaires validés par le SRMO de la GIZ ;
- Elaborer les Programmes de budget des événements (atelier, formation, séminaire, etc..) ;
- Analyser et vérifier les budgets tout en veillant au respect des taux d’indemnités convenus dans le protocole d’harmonisation des PTF et selon les P&R de la GIZ
- Préparer les fiches d’avances pour la validation du Responsable administratif puis du Directeur du Cluster AgriSAN ;
- Veiller à identifier et à distinguer les achats des prestations de service (respect des procédures d’acquisition) ;
- Préparer les demandes d’achats et / ou les termes de références pour les achats et les prestations en lien avec l’événement ;
- Procéder aux achats liés à l’événement ;
- Préparer les contrats de prestation liés à l’événement ;
- Respecter les circuits de validation selon les règlements de signature en vigueur Procéder au classement de la liasse documentaire liée à l’action selon les P&R ;
- Procéder au paiement des indemnités pour les participants conformément aux listes de présence journalières liées à l’évènement ;
- Recevoir et vérifier les justificatifs liés à l’événement tout en veillant au respect des exigences de la GIZ en termes de la recevabilité des pièces justificatives.
- Suivre de près et avec les moyens donnés par le cluster les créances et assurer des décomptes dans les plus brefs délais.

Autres attributions : Gestion logistique
Gestion de la chaîne d’approvisionnement

Réaliser les achats localement et appuyer conformément aux P&R les chargés d’approvisionnement des autres Programmes sur les achats locaux, régionaux de biens et services : identification du besoin, consultation du marché, commande, suivi, réception, contrôle de la conformité.

Gestion du parc de véhicule et des déplacements

Superviser l’optimisation du planning d’utilisation des véhicules tout en tenant compte des règles de sécurité : affectation des véhicules pour missions et courses ;
Gérer avec rigueur et équité le pool des chauffeurs, concernant les courses en ville et les missions en dehors de la ville ;
Renforcer les procédures de gestion du parc automobile depuis l’utilisation jusqu’à la maintenance et les réparations, superviser en lien avec la Responsable logistique les opérations d’entretien (entretien préventif) et de réparations du parc de véhicules ;
En étroite collaboration avec la Responsable logistique, contrôler et analyser mensuellement les chiffres de consommation de carburant ; s’assurer qu’ils sont corrects et conformes à l’utilisation qui est faite des véhicules, sur base des données issues des carnets de bord.

Gestion du bâtiment
- Collaborer avec le SRMO et l’administration à Bamako au contrôle, mutualisation et renforcement des services de gardiennage dans les bâtiments du programme,
- Superviser la bonne gestion des locaux : gestion du personnel de nettoyage, aménagement, entretien & maintenance, sécurisation, suivi du mobilier,
- S’assurer que les locaux et leur contenu sont proprement assurés.

Gestion des équipements et des stocks
- S’assurer de la bonne utilisation des équipements (ordinateurs, matériels informatiques, téléphones-satellites, etc. …) ainsi que de la régularité de leur entretien et de leur maintenance ;
- Alerter les personnes concernées du renouvellement nécessaire des équipements ;
- Réaliser les contrôles (inventaires) pour assurer la bonne gestion des équipements avec l’appui de la RAF à Bamako ;
- Organiser / appuyer à la remise des équipements à des partenaires ou à des groupes cibles conformément aux procédures de la GIZ ; assurer l’établissement des attestations de remise etc.. ;
- Mettre en place un planning de livraison des produits, articles et consommables
- Maintenir une liaison permanente avec les fournisseurs ;
- Superviser les livraisons : type d’emballage, quantité, fréquence ;
- Vérifier la qualité, la quantité et la conformité des produits, articles et consommables lors de leur réception ;
- Gérer les situations d’urgence : retard de livraisons, rupture d’approvisionnement, erreur dans la commande ;
- Préparer et passer les commandes ;
- Stocker les produits, articles et consommables ;
- Organiser l’espace de stockage afin de faciliter le passage des manutentionnaires,
- Réaliser des inventaires de stocks ;
- Gérer les entrées et les sorties de stocks à travers des fiches de stocks ;
- Anticiper les demandes du personnel ;
- Garantir la disponibilité des produits, articles et consommables.

Autres connaissances/compétences :
- Personnalité affirmée pour faire respecter les règles de la GIZ
- Gestion commerciale
- Techniques de communication
- Organisation d’évènements
- Gestion budgétaire
- Maîtrise d’Excel et d’Outlook

Qualifications, compétences et expériences requises

Qualification :
Maîtrise en gestion, comptabilité, commerce, droit, finance-contrôle de gestion-audit, ou en communication d’entreprise ; autres diplômes connexes ;

Expérience professionnelle :
Expérience probante minimale de 5 ans dans un poste similaire

Autres connaissances/compétences :
- Bonnes capacités en communication interculturelle, rédaction et analyses ;
- Disposition à travailler en équipe et sous pression, fiabilité, flexibilité, endurance ;
- Capacité élevée de travail autonome et avoir un esprit novateur.
- Bonne maîtrise de la langue française parlée et écrite.
- Connaissances de base de la langue Allemande/Anglaise souhaitable.
- Bonne maitrise d’une langue locale de la zone d’intervention.

Tout dossier de candidature doit inclure :
(i) une lettre de motivation adressée à la Directrice Résidente de la GIZ,
(ii) un curriculum vitae,
(iii) des copies légalisées des diplômes et
(iv) les coordonnées de trois personnes de référence.

Envoi des candidatures
Tout dossier de candidature doit être envoyé par mail (l’objet du mail doit être « Candidature au poste Un/e Assistant (e) administratif/ve et financier/ère (Mopti) » PAI-GM à : ...

La date de clôture des soumissions est fixée au 15 septembre 2021, à 17h00.
Si vous avez besoin de renseignements complémentaires, adressez-vous par mail à ...

Seules les candidatures présélectionnées sur dossiers seront contactées.


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