COOPI – COOPERAZIONE INTERNAZIONALE

MISSION MALI/COORDINATION BAMAKO

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Fonction : Assistant Admin, RH à la Coordination : Un (01) poste
Lieu d’affectation : Bamako -Mali avec des déplacements sur terrain
Durée du contrat : douze (12) mois avec possibilité d’extension
Date de début : Immédiate
Les candidatures féminines sont fortement encouragées !
COOPI au Mali

COOPI est présente au Mali depuis 2012. Au cours des dernières années, l'organisation a principalement œuvré dans les secteurs de la nutrition mais a récemment démarré des actions de protection de l'enfance, de la réintégration économique et d’appui psychosocial.

OBJECTIF PRINCIPAL DU POSTE
- Apporter un appui technique et fonctionnel et mettre en œuvre les plans opérationnels afin d’augmenter la performance de l’organisation à travers les Ressources Humaines et l’administration sous la supervision de l’administrateur Pays

RESPONSABILITES SPECIFIQUES :
Recrutement et Induction
Sous la coordination du responsable hiérarchique de chaque nouveau recrutement :
- Fournir l’appui au recrutement conformément aux politiques et procédures RH de COOPI
- Développer et suivre l’effectivité du programme d’induction de tout nouveau staff
- Produire les projets de contrats de travail et les faire valider
- Former et informer le nouveau staff sur leurs droits et devoirs découlant de leur contrat et de l’accord d’Etablissement, ainsi que les systèmes et politiques de Ressources Humaines et de l’Administration.

Gestion des contrats et des avantages de service
- Assurer la gestion efficace des congés contractuels, des congés de circonstances et des absences du personnel en lien avec les supérieurs hiérarchiques
- Assurer un suivi des fins de contrat, de période probatoire afin de conseiller, en temps utile, les managers sur les actions appropriées
- Assister l’administrateur dans le suivi des documents juridiques administratifs et RH (impôts ITS, INPS et AMO, contrats de services et autres documents) de l’organisation
- Assurer la gestion et la mise à jour régulière de la base de données du personnel de COOPI
- Assister et appuyer les chefs de projet sur les questions relatives à législation du travail
- Appuyer les superviseurs hiérarchiques sur l’élaboration des plans d’actions individuels au premier mois du contrat et lors des évaluations à mi-parcours et de fin de contrat ainsi que leur archivage dans les dossiers du personnel.
- Maintenir de bons rapports de travail avec les autres chargés de Ressources Humaines & Administrateurs d’ONGs et participer aux réunions du réseau des administrateurs des ONGs organiser en faire des rapports écrits succincts pour la documentation et le suivi.

Administration
- S’acquitter des taches suivantes et/ou s’assurer que le personnel sous sa supervision s’en acquitte convenablement :
- Assurer l’imputation et passer les écritures comptables journalières dans le logiciel comptable DESSY
- Assurer la gestion (tenue et journal EXCEL) de la caisse et faire le suivi des pièces justificatives
- Suivre la validation des diverses dépenses avant leur exécution
- Vérifier la régularité de la dépense avant tout décaissement
- Superviser l’archivage et le classement des pièces comptables
- Assurer la préparation des états de paie et assurer le paiement du personnel et des fournisseurs ainsi que des baux,
- Actualiser les listes de contacts utiles de la mission en lien avec les bases
- Assurer l’interface entre l’organisation et les entités administratives et fiscales,
- Gérer les registres des correspondances entrantes et sortantes ;
- Veiller au recouvrement des cartes téléphoniques du personnel ;
- Mettre en place un système de gestion des engagements contractuels (ex : les baux) et informer deux semaines à l’avance l’administrateur de leurs dates d’expiration ;
- Veiller à ce que toutes loyer ainsi que toutes taxes sur loyer soient payées, les reçus classés et les photocopies données au bailleur concerné ;
- Rédiger les comptes rendus des réunions du département et des réunions du staff.
- Superviser le classement et archivage des dossiers administratifs
- Représenter l’administrateur dans diverses réunions et faire les comptes rendus

Divers
- Répondre à toute sollicitation répondant à son profil et jugées utiles par la hiérarchie pour la bonne marche de l’organisation.

PROFIL DU CANDIDAT
- Diplôme universitaire en gestion, ressources humaines, finances ou disciplines apparentées (min Bac+4).
- Expérience d’au moins 2 ans en matière de gestion des ressources Humaines et dans l’administration, de préférence avec une organisation internationale. Des qualifications professionnelles en Ressources humaines ou équivalentes constitueront un avantage.
- Bonne connaissance de la législation sociale au Mali.
- Bonne communication verbale et écrite (capacité à produire des memos, des lettres administratives et des rapports en fonction des modèles établis) en français.

CAPACITES
- Manipulation aisée des programmes MS Word et Excel
- Très bonne connaissance du Français parlé et écrit,
- Etre ordonné et capable d’organiser son travail et en définir les priorités
- Bon sens de l’écoute active et bonne capacité d’analyse et d’explication des faits et des situations ainsi que la prise d’initiative.
- Diplomatie, tact et talent de négociateur.
- Connaître les techniques de gestion des équipes mixtes de travail.
- Aptitude au travail d’équipe et apte à motiver les collègues.
- Flexibilité : Aptitude à travailler sous pression et à s’adapter à des situations changeantes.

DEPOT DU DOSSIER DE CANDIDATURE
- Curriculum vitae actualisé avec trois contacts des personnes de références (de préférence les supérieurs hiérarchiques/Responsable RH) ;
- Lettre de motivation ;

NB: Les autres documents seront demandés uniquement aux candidats qui seront retenus pour les prochaines étapes.
Seuls les candidats retenus seront contactés.