Sous la coordination de : Coordinateur/rice de Finance, HR et Administration
Supervise le / la / les : Agent de ménage & Cuisine
Lieu : Casamance, Sénégal
Département : Services support

La vision de MAG est un avenir sûr pour les femmes, les hommes et les enfants touchés par la violence, les conflits et l'insécurité. Les gens vivront dans des communautés où leurs droits sont respectés, dans la dignité et le choix, sans craindre les mines, les restes explosifs de guerre et l'impact des armes légères et de petits calibres et des munitions.

La mission de MAG est de sauver des vies et de construire un avenir plus sûr. Pour cela, nous utiliserons nos compétences essentielles et notre savoir-faire distinctif pour retirer les mines et les restes explosifs de guerre des zones affectées, ainsi que pour réduire l'impact des armes légères et de petit calibre et des munitions sur les personnes et les communautés, pour et avec qui nous travaillons.

Objectif du poste :
L’administrateur du bureau de Casamance assume la gestion comptable et financière tout en imputant les dépenses suivant les lignes budgétaires et les codes de projets validés dans le plus strict respect des Procédures Opérationnelles Permanentes (POP) en vigueur au sein de Mines Advisory Group. Il/Elle sera en outre responsable du suivi des dossiers du personnel en poste et de l’administration. Il/Elle devra s’acquitter en outre de toutes les missions qui lui seront données par ses supérieurs hiérarchiques dans le respect du Règlement Intérieur du projet. Ce poste est supervisé par le/la Coordinateur/rice National(e) Finance, HR et Administration au niveau technique.

Description du poste
Sous la supervision de son manager, l’administrateur/rice de bureau a pour missions et tâches ci-après :

Finance et comptabilité
• S'assurer que MAG se conforme à toutes les exigences de paiements et de prélèvements statutaires selon les procédures en vigueur établies par MAG et les exigences des bailleurs.
• Examiner et traiter les demandes de paiement, en veillant à l'exactitude et au respect de la politique de MAG.
• Vérifier la conformité financière des réquisitions et des bons de commande, des bons de réception avant tout paiement
• Contribuer à la mise en œuvre des politiques de gestion du cash pour optimiser la trésorerie de MAG
• S'assurer que tous les paiements réguliers sont effectués dans les délais.
• Assurer les opérations comptables, y compris la saisie des données, les rapprochements bancaires, la préparation des états financiers, etc.
• S’assurer que le programme a un niveau acceptable de trésorerie et préparer la demande de trésorerie mensuelle dans les délais
• Gérer la petite caisse du programme, notamment en effectuant un comptage régulier de la caisse et en signalant immédiatement tout écart au Coordinateur de Finance/HR/Admin et FSSM entre le décompte de caisse et le livre de caisse
• S'assurer de la tenue de registres précis et justificatifs de paiement.
• Préparation et envoi du rapport financier dans les délais
• Obtenir le relevé bancaire du compte de MAG chaque mois et l’envoyer au Coordinateur de Finance/HR/Admin comme support du rapport financier mensuel
• Maintenir un système de classement efficace en s’assurant que tous les documents comptables soient bien classés

Administration et Ressources Humaines
• Préparer et suivre les courriers entrants et sortants ;
• Effectuer le classement électronique et sur papier, de manière précise et efficace des dossiers administratifs ;
• S'assurer que les horaires de travail et des prestataires de services au bureau de MAG sont maintenus, communiqués et respectés ;
• Assurer le suivi de la préparation, la mise en signature et l’archivage des time sheets ;
• Accueillir les visiteurs au bureau MAG/à la maison d'hôtes en s’assurant de la remise de carte SIM, crédit téléphonique, les dispositions pour la préparation de la chambre et la transmission des clés ;
• Assurer le suivi de tous les dossiers relatifs au bureau (loyer, impôts, coûts de fonctionnement) et des besoins de maintenance du bureau et de la maison d’hôtes en les communiquant au responsable d’approvisionnement ;
• Respecter et faire respecter les échéances et les procédures de gestion administrative de l’organisation ;
• Tenir à jour les dossiers du personnel national et des prestataires et intérimaires ;
• Suivre les dossiers administratifs du personnel national ;
• Distribuer, faire signer, collecter et archiver les bulletins de paie mensuels ;
• Faire enregistrer les contrats du personnel auprès de l’inspection du Travail de Ziguinchor ;
• Déclaration de personnel auprès de l’IPRES et la Caisse de Sécurité Sociale de Ziguinchor ;
• Assurer le bon fonctionnement du bureau et de la maison d’hôtes ;
• Superviser l’agent de ménage ;
• Veiller au respect du Règlement Intérieur et des politiques des RH de l’organisation.

Cette description de poste a pour but de résumer les principales fonctions et responsabilités du poste ; il ne s'agit pas d'une liste complète et exhaustive des tâches. Il s'agit d'un document non contractuel qui peut être modifié en fonction des circonstances. Il est attendu de tous les membres du personnel du MAG qu'ils fassent preuve de flexibilité et qu'ils soient disposés à accomplir les tâches appropriées lorsque le besoin s'en fait sentir.

Tous les membres du personnel doivent assumer les tâches générales suivantes :
• Travailler dans le cadre des valeurs fondamentales de MAG, et promouvoir son éthique et sa mission
• Travailler à la réalisation des objectifs du département et du programme
• S'assurer de la connaissance et du respect de toutes les politiques et procédures du MAG et se tenir informé des activités de MAG
• Exercer son rôle d'une manière appropriée au contexte culturel et dans le cadre juridique local
• Comprendre et respecter les normes décrites dans le cadre de protection de MAG, en agissant avec le soin et l'attention nécessaires pour préserver le bien-être de toute personne entrant en contact avec le travail de MAG et en signalant tout problème éventuel
• L’administrateur/rice sera appelé(e) à remplir toutes tâches confiées par son manager qui pourraient être indispensables pour le bon fonctionnement du programme Spécifications de la personne

Expérience essentielle & compétences

-Diplôme d’études supérieures de niveau universitaire en Comptabilité, Administration, Ressources Humaines ou dans tout autre domaine associé.
• Expérience préalable d’au moins deux (2) ans dans un rôle administratif et financier, idéalement dans un rôle de services de soutien pour une autre ONG.
• Expérience préalable dans la rédaction de documents administratifs et dans la tenue des livres de caisse et banque.
• Très bonne capacité organisationnelle, attentif et soigneux,
• Capacité à travailler de façon autonome.
• Excellentes compétences administratives, y compris dans l’utilisation de MS Word et Excel.
• Maîtrise du français et une des langues locales,
• La connaissance de l’anglais est un atout.