Sous la supervision du Chef d’Agence, vous serez en charge de

• Assumer les tâches administratives et de secrétariat afin d’optimiser les procédures de flux de travail dans le bureau,
• Assister ses collègues et les cadres en les aidant à planifier et à diffuser des informations,
• Être le point de référence pour toutes les questions, requêtes ou problèmes et fera partie intégrante des effectifs de la société.


Responsabilités

• Répondre aux appels téléphoniques et les rediriger, le cas échéant,
• Gérer l’agenda quotidien/hebdomadaire/mensuel et organiser de nouvelles réunions et rendez-vous,
• Préparer et diffuser la correspondance, les mémos et les formulaires,
• Archiver et mettre à jour les coordonnées des employés, clients, fournisseurs et partenaires externes,
• Soutenir et faciliter la rédaction de rapports réguliers,
• Développer et tenir à jour un système d’archivage,
• Contrôler l’approvisionnement des fournitures de bureau et passer les commandes appropriées,
• Organiser les déplacements,
• Documenter les dépenses et distribuer les rapports,
• Assumer des tâches occasionnelles de réceptionniste


Profil du poste

Titulaire d’un Bac+2 en secrétariat ou équivalent,
Une année d’expérience avérée de secrétaire ou à un poste d’assistant administratif
Bonne connaissance des techniques d’organisation et d’optimisation de bureau
Excellentes capacités polyvalentes et de gestion du temps
Excellentes compétences de communication orale et écrite
Intégrité et professionnalisme
Maîtrise de MS Office