Office Managers
• CDD
• Dakar, Sénégal
• Management - Gestion de Projet
• ONG et Ambassades
• Secrétariat - Assistanat

GIZ
La GIZ recrute des Office Managers.

Contexte
La Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH est un prestataire de services de la coopération internationale pour le développement durable et l’action éducative internationale. À son titre d’entreprise fédérale d’utilité publique, la GIZ aide, dans quelque 120 pays, le gouvernement fédéral allemand et en particulier le ministère fédéral de la Coopération et du Développement économique (BMZ) ainsi qu’un grand nombre de commettants et clients publics et privés à atteindre leurs objectifs de coopération internationale. Avec ses partenaires, la GIZ met au point des solutions efficaces qui ouvrent des perspectives aux populations et améliorent durablement leurs conditions de vie.
Le partenariat sénégalo-allemand pour les réformes vise à améliorer les conditions-cadres propices à l’investissement privé, afin de générer plus d’emplois, pour contribuer à la réalisation des objectifs du Plan Sénégal Emergent II. Dans le cadre de ce partenariat, la GIZ appuie le gouvernement sénégalais dans la gestion foncière, le droit et de l’administration du travail, l’accès au financement des MPME, la formation professionnelle et la modernisation de l’administration publique (cinq projets).
Afin de renforcer les équipes des différents projets du partenariat de réforme, la GIZ recherche deux à trois Office Manager pour renforcer l’équipe à Dakar selon les descriptions de poste ci-dessous.

Domaine de responsabilité
• Assurer le bon fonctionnement du secrétariat du projet
• Fourniture et coordination de prestations administratives pour le projet et liaison avec les services administratifs et financiers
• Coordination de l’organisation des évènements et des missions/voyages Exécution autonome des tâches appui administratif du projet moyennant un minimum de consignes et d’instructions
• Assurer une bonne communication et transmission de l’information au sein du projet, avec ses antennes, autres projets et le Bureau Régional de la GIZ
• Selon vos capacités et expériences appuyer des processus stratégiques et techniques du projet

Dans ce cadre, elle/il a les attributions suivantes :

Attributions
1. Appui administratif et financier
• Organiser, coordonner et assurer le bon déroulement du travail quotidien de bureau Être le point focal entre l’équipe technique et les services administratifs et financiers de la GIZ, y compris pour le suivi de dossiers
• Accueil téléphonique et de réception de visiteurs
• Organiser et coordonner les rendez-vous et appuyer la gestion du calendrier du / de la directeur-rice de projet
• Organiser la liste des contacts externes (répertoire des partenaires)
• Appuyer la rédaction de la correspondance, des rapports, etc.
• Contribuer à l’organisation et documentation des réunions d’équipe et d’autres réunion selon les besoins et assurer le suivi des points d’action
• Gérer le courrier
• Mettre l’archive toujours à jour et veiller au bon étiquetage des classeurs dans l’archive
• S’assurer que l’entretien des équipements électroniques de bureau (imprimantes, photocopieuses, téléphones, etc.) est effectué régulièrement
• Préparer des photocopies et numériser des documents selon les besoins Coordonner les stocks des consommables de bureau et appuyer l’achat de consommables et autre matériel
• Classer et archiver de façon accessible et selon les règles toute la documentation relative au charroi, stock et inventaire et veiller à la mise à jour régulière de cette documentation
• À l’aide du logiciel « ONSITE » appuyer le chargé logistique dans la gestion de l’inventaire du projet dans les règles de la GIZ
• Appuyer le service financer dans le traitement de factures selon les règles de signature et conformément aux procédures approuvées.
• Appui à la supervision de la logistique, du matériel, des équipements et des fournitures

2. Service événementiel
• Contribuer à la préparation des budgets des ateliers, réunions et conférences Coordonner l’organisation des ateliers ou d’autres évènements, y compris la logistique, la préparation de matériel et équipement, la gestion et le suivi des participants etc. S’assurer de la réservation des salles, hôtels etc. auprès des chargés des contrats Communiquer avec et coordonner les prestataires impliqués dans des événements (hôtels, traiteurs, modérateurs, imprimeries etc.)

Planification et suivi de voyages
• Appuyer le planning de mission domestiques et internationales
• Coordonner les voyages du personnel, visiteurs et partenaires du projet, y compris l’hébergement, le transport (ensemble avec le chargé logistique), des billets/autorisations/visa etc.
• Appuyer la gestion des frais de voyages pour les voyageurs (collaborateurs-ices et partenaires)
• Appuyer les visiteurs internationaux (y compris consultant-e-s et collaborateurs-ices, bailleurs, journalistes etc.)

Autres
• Effectuer d’autres tâches administratives selon les besoins
• Selon le profil de le/la candidat/e d’autres tâches peuvent être attribuées

Qualifications, compétences et expérience requises
Qualifications
• Diplôme universitaire dans un domaine lié aux attributions (communication, organisation-administration de bureau, gestion d’entreprise ou de projet, ou similaire)

Expérience professionnelle
• Au minimum trois (03) années d’expérience à un poste similaire
• Avoir une large expérience en gestion, administration, secrétariat et assistanat de direction
• Avoir une bonne expérience en logistique et organisation d’évènements

Autres connaissances
• Bonnes capacités en communication
• Bonnes capacités rédactionnelles
• Maîtrise des méthodes agiles est un atout
• Maîtrise des outils informatiques, notamment MS Office
• Maîtrise du français et du wolof essentiel, maîtrise d’anglais et de l’allemand un atout

Lieu de Travail : Dakar
Type du contrat : Contrat de travail à durée déterminée

Dossiers de candidature :
• Une lettre de motivation
• Un curriculum détaillé (si possible sous forme de tableau)
• Trois références professionnelles

Date limite des dépôts de candidature :
Les dossiers de candidatures complets devront être envoyés au plus tard 05.12.2021 par courriel avec pour objet « Nom – Prénom Recrutement Office Management PPR »

NB : Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite de la procédure.