Cadre général de la mission d’audit

Ce projet est né suite à l’alarme d’une supposée excision massive de plus de 200 filles en Casamance dans le cadre des festivités d’initiation dans l’année. A la suite de cet événement, la coopération espagnole, à travers son antenne à Ziguinchor, s’est entretenue avec plusieurs acteurs sur le terrain pour vérifier cette hypothèse. Le nombre des filles excisées à cette occasion a dû être assez inférieur, mais la persistance très élevée de cette pratique a impulsé la Coopération espagnole au Sénégal à travailler dans la lutte contre l’excision en l’introduisant dans la ligne du Cadre d’Association Pays (MAP) de la Protection de l’Enfance. L’UFR-2S a été contactée alors par le bureau de l’AECID à Dakar pour mener un projet qui puisse contribuer à la réduction de cette pratique. L’Université a présenté une proposition de lignes de travail. Une communication étroite s’est créée avec le bureau de l’AECID à Dakar, les propositions de l’UFR2S ont été travaillées conjointement pour pouvoir finaliser correctement le formulaire AECID.

Données administratives et fonctionnement de la gestion du projet

Le projet financé á la hauteur de 189.200 Euros avait prévu sa durée pour 24 mois, mais il y a eu une prolongation des activités de 12 mois. La date de finalisation des activités est prévue le 20 décembre 2020.

Le mécanisme de gestion de fonds suit les modalités de tous les projets financés par la coopération espagnole. Le rectorat de l’Université de Ziguinchor a ouvert un compte unique pour le projet avec une double signature de la part du Recteur et la représentante de l’AECID. L’UFR des Sciences de la Santé prépare une demande qui est adressée par le rectorat á la coopération Espagnole pour la non objection d’un montant global correspondant á une programmation d’activités trimestrielles ou semestrielles en fonction de l’organisation de comités de pilotages devant validé préalablement cette programmation.

Les montants approuvés par la lettre de non objection de la coopération espagnole sont transférés par ordre de virement avec la signature du recteur et de la représentante de l’AECID á un compte de gestion signé par l’agent comptable de l’Université de Ziguinchor.

L’agent comptable est le responsable de l’exécution des dépenses en fonction des demandes de l’UFR qui doit suivre les activités approuvées lors du comité de pilotage. Pour les rétributions l’agent comptable suit les procédures de l’université et fait les payements après réception des livrables attendus par le projet.

Déroulement de la mission d’audit(A titre indicatif)
- Une réunioninitiale avec la chargée de programmes de la Coopération Espagnole á Dakar (présentielle ou online)
- Une phase préliminaire àZiguinchorpour examiner les pièces justificatives et les rapports de suivi, PV des comités de pilotage, plans de travail et non objections examen du compte principal et du compte de gestion(Durée de cette phase 3 á 5 jours).
- Une semaine pour la rédaction du rapport intermédiaire après examen de toutes les pièces justificatives (Durée 1 semaine).
- Une réunion online de restitution du rapport en présence de l’agent comptable, l’assistant administratif, l’assistante Comptable.
- Laisser un délai de (deux á trois)semaines pour que l’UFR puisse faire des corrections de justificatifs,
- Faire une révision finale des justificatifs au 15 décembre et envoyer le rapport d’audit final.
Pour chacune de ces phases, le consultant précisera le calendrier et la durée, les interlocuteurs de l’UFR et du rectorat qui seront mobilisés et les documents qui devront être mis à sa disposition ainsi que les restitutions ou livrables à chaque étape.
Il est attendu du consultant de fournir à cette occasion une information sur les évolutions normatives et de pouvoir répondre aux questions techniques.
Dans le cadre de sa mission, le titulaire du marché devra donner son avis sur les méthodes et procédures comptables qui lui semblent les plus pertinentes ainsi que toute recommandation qui puisse être utile á l’efficacité et conformité aux normes de gestion et justification.

Des interventions complémentaires pourront être demandées au titulaire du marché d’audit et ce dans le respect des dispositions législatives et règlementaires applicables à l’exercice par les commissaires aux comptes de leur mission
Budget disponible : 6 559 600 FCFA

Conditions particulières d’exécution
Les prestations seront réalisées sous l’entière responsabilité du titulaire du marché dans le cadre des dispositions légales définissant la mission permanente de l’auditeur et dans le respect des normes professionnelles régissant la fonction.
En outre, le titulaire du marché reconnaît être tenu à une obligation générale de conseil et de mise en garde vis à vis de l’Université Assane Seck de Ziguinchor.
Le titulaire du marché transmettra au responsable du programme UFR Santé et au Rectoratle travail détaillé de la mission et les missions confiées à chaque collaborateur intervenant sur la mission.

Le titulaire du marché s’engage à :
-Engager une équipe de travail compétente et qualifiée pour effectuer les prestations objet du présent marché ;
-Nommer un interlocuteur unique apte à prendre toutes les décisions nécessaires à la réalisation du marché.
Le titulaire du marché doit être reconnu par l´ONECCA (Ordre Nationale des Experts Comptables et Comptables Agréés du Sénégal). Il doit avoir une bonne expérience d’audit auprès des structures de l’Etat, dont les programmes dans le secteur de gouvernance. En ce sens, le soumissionnaire devra indiquer ses références et son expérience sur ce domaine au cours des 3 dernières années. Les prestations sont effectuées á l’Université Assane Seck de Ziguinchor.

Remise des documents
Tous les dossiers (rapports, comptes rendus, etc.) seront remis par écrit par le titulaire du marché à l’ONP et notamment sur l’un des supports suivants :
-Microsoft WORD dans une version compatible à MS office 2010, pour les documents écrits ;
-Microsoft EXCEL dans une version compatible à MS office 2010 ;
-Microsoft POWERPOINT dans une version compatible à MS office 2010.
Néanmoins, les parties pourront convenir de l’utilisation de versions plus récentes de logiciels.

Conditions d’exécution de la mission

L’UFR Santé en collaboration avec l’agent comptable du rectorat doit fournir au titulaire toutes les indications et instructions nécessaires à la bonne exécution de sa mission.
L’auditeur et le personnel á son service sont obligés á garder secret toute information acquise dans l’exercice de leur révision dans les termes prévus dans la législation nationale dans l’ audit des comptes. L’auditeur devra garder un archive de documentation qui accrédite le travail de révision effectué contenu dans le rapport.

Durée de la mission

La mission se déroulera du 9 novembre au 14 décembre 2020

Délais de paiement
Il sera fait application d’un délai de paiement maximum de 5 jours après réception du rapport final partl’UFR Santé. La date de dépôt de rapport est fixée au 15 Décembre 2020.

Interlocution technique
- Agent comptable du rectorat
- Responsable de gestion du projet
- Responsable de gestion de l’UFR Santé

Critère de Sélection des offres
Les offres des consultants seront examinées selon les critères suivants:
- Compréhension des enjeux de la mission et des risques d’audit appliqués au projet,
- CV des intervenants proposés,
- Structuration du cabinet,
- Tarifs
- Taux moyen unique pour les prestations d’audit légal conduisant à un budget forfaitaire
- Tarif journalier par niveau d’intervenant concernant les éventuelles prestations complémentaires
- Méthodologie de travail,

Les offres retenues sur la base de ces critères seront départagées lors de la négociation afin d’évaluer plus finement la réponse à chacun des critères.

Composition de la demande
La proposition du consultant, rédigée en français, sera constituée des pièces suivantes :
-Le présent TDR ;
-Mémoire technique ;
-Bordereau de prix dûment renseigné, daté et signé (annexe1) ;
-Attestation d’appartenance à l’ordre des experts comptables ;
-Un feuillet précisant les coordonnées postales, téléphoniques et électroniques du contact référent pour cette prestation ;
-Un planning prévisionnel de la mission ;
-Les documents annexes que le prestataire jugera utile pour compléter sa proposition ;

Calendrier de mise en œuvre
-Date limite de dépôt de l’offre : 31 Octobre 2020
-Notification du choix du prestataire : 05 Novembre 2020
-Démarrage de la prestation :09 Novembre 2020