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Vos principales missions seront les suivantes :
Rôle d'interface
- Etre en contact avec les clients internes et répondre à leurs demandes : recueil des besoins
- Gestion de dossiers: Préparer, saisir, suivre et/ou pointer les dossiers qui lui sont assigné(e)s
- Traiter tout type de demande et/ou courrier
- Alerter sa hiérarchie et/ou les différents services sur des points impactant son activité et possiblement celle de son département ou de l'organisation
- Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre et les classer/ archiver
- Passation des commandes fournisseurs, rédaction des bons de commande
- Suivi des délais de livraison
- Relance fournisseurs
- Suivre la facturation
Gestion des données : Mettre en place et actualiser des bases de données
- Fournisseurs coordonnées, fiche d'information fournisseur, dossier administratif et financier, qualification, références, plaquettes, présentation commerciale...
- Données techniques : fiches produits, plans, dossiers des ouvrages exécutés (DOE), fiche de données de sécurité, carnet de maintenance...
- Données tarifaires et contractuelles : Contrats et tarifs, Prix standard, catalogues
- Veille, analyse de marché : collecter et analyser les informations stratégiques pour l'entreprise
- Gérer des processus de création : Articles, Maîtrise de la base fournisseurs gestion des ouvertures de comptes fournisseurs en amont de la comptabilité
Préparation des consultations
- Rédiger le cahier des charges avec les opérationnels
- Préparation des pièces écrites des dossiers de consultation
- Envoi des RFI
- Réception et dépouillement des offres .
- Préparation des tableaux de synthèse et d'analyse comparative des offres
Gestion administrative et logistique des achats
- Saisie de commandes ou traitement des demandes d'achats (si tarifs négociés, contrat, catalogue,…)
- Effectuer des demandes de prix, relances
- Gestion de portefeuille des commandes : assurer le suivi des commandes engagées, respect des délais d'approvisionnement
- Suivi de la facturation
- Effectuer toute activité en rapport avec le poste à la demande du supérieur hiérarchique.
Vous disposez d’une Licence (BAC+3) en Achats ou d’une école supérieure de commerce.
Vous avez au moins 1 an d'expérience sur un poste similaire.
Vous vous y connaissez en :
- Législation concernant les achats et les contrats
- Utilisation du Pack office, Excel en particulier
Vous disposez de capacités pour communiquer de façon claire et précise.
Vous êtes :
- Organisé
- Rigoureux
- Autonome, excellent en communication
- Disponible
Vous êtes donc notre futur Assistant (e) administratif (ve) achats !
Ce poste est basé à Sangalkam avec des déplacements réguliers à prévoir dans la sous-région