Spécification du poste : Responsable Logistique et Approvisionnement (H/F)
Département : Services supports
Superviseur direct : Finance and Support Services Manager (FSSM)
Le poste supervise : Chargé de la logistique
Lieu : Dakar, Sénégal
Salaire : 1,221,292 Francs CFA (XOF) brut mensuel
Temps plein, Contrat à durée déterminée de 12 mois

La vision de MAG est un avenir sûr pour les femmes, les hommes et les enfants touchés par la violence, les conflits et l'insécurité. Les gens vivront dans des communautés où leurs droits sont respectés, dans la dignité et le choix, sans craindre les mines, les restes explosifs de guerre et l'impact des armes légères et de petit calibre et des munitions.
La mission de MAG est de sauver des vies et de construire un avenir plus sûr. Pour cela, nous utiliserons nos compétences essentielles et notre savoir-faire distinctif pour retirer les mines et les restes explosifs de guerre des zones affectées, ainsi que pour réduire l'impact des armes légères et de petit calibre et des munitions sur les personnes et les communautés, pour et avec qui nous travaillons.

Objectif du poste : Le(la) Responsable Logistique et de l’approvisionnement (H/F) sera chargé de veiller à ce que toutes les activités d'approvisionnement et de logistique soient menées conformément aux politiques et procédures de MAG, aux exigences des donateurs et aux meilleures pratiques des ONGI, en maintenant des contrôles et une responsabilité appropriée et en garantissant le meilleur rapport qualité-prix pour MAG.
Il/Elle devra s’acquitter en outre de toutes les missions qui lui seront confiées par ses supérieurs hiérarchiques dans le respect du Règlement d’Ordre Intérieur. Ce poste est supervisé par le Finance and Support Services Manager (FSSM) au niveau technique.

Description du poste
Sous la supervision du Finance and Support Services Manager (FSSM), le/la Responsable Logistique et de l’approvisionnement aura les missions et tâches principales ci-après :
- Pilotage de la gestion logistique du pays :
- Apporter son expertise et aider les équipes sur le terrain à planifier, développer, s'approvisionner et gérer l'ensemble des dispositions de la chaîne d'approvisionnement afin de répondre efficacement aux objectifs organisationnels et humanitaires.
- Garantir une bonne intégration des équipes logistiques et s’assurer de leur supervision et formation.
- Identifier les priorités et assurer une bonne coordination de l’équipe des différents Pays.
- Garantir le respect des procédures et la conformité aux règles MAG et bailleurs (achats, inventaires, gestion des stocks)
- Assurer la mise à jour et le partage périodique des procédures du département.
- Assurer la liaison et la coordination avec les demandeurs et autres départements concernés concernant leurs besoins qui sont traités par la logistique et tenir toutes les parties informées de tout changement en temps voulu.
- Produire (ou contrôler) et partager les livrables mensuels sur les achats et la logistique

Coordination des Approvisionnements :
- Fournir une expertise technique en matière de logistique et d'approvisionnement à l'équipe de gestion du programme afin de guider l'élaboration des budgets, des propositions et des plans opérationnels, en veillant à ce que les nouveaux projets soient dotés de ressources et de coûts appropriés
- Garantir la mise en place des procédures de gestion des approvisionnements et l’utilisation des formats standards de MAG et diffuser des informations et des conseils sur les questions liées aux achats au personnel du MAG.
- Traitement des requêtes en conformité avec les procédures de MAG et les exigences des bailleurs dans des délais raisonnables, et en satisfaisant les besoins des demandeurs.
- Élaborer et mettre à jour les plans d'approvisionnement du programme afin de garantir des achats en temps voulu et une chaîne d'approvisionnement fluide pour permettre un fonctionnement efficace des opérations.
- Gérer le processus d'approvisionnement de bout en bout, conformément aux procédures d'approvisionnement du MAG et des donateurs, en assurant le contrôle de la chaîne d'approvisionnement et en veillant à ce que le rapport qualité-prix soit respecté.
- Superviser la sélection et la désignation des fournisseurs conformément aux procédures de passation de marchés, en menant des études de marché locales, des procédures d'appel d'offres et en élaborant des accords de fourniture adaptés.
- Organiser, suivre et contrôler la sécurité du transport et du stockage des équipements et des biens en veillant à ce que tout le personnel concerné soit tenu au courant de l'évolution de la situation.
- Travailler avec les douanes et d'autres parties prenantes pour assurer le dédouanement rapide et rentable des marchandises expédiées au niveau international.
- Veiller à ce que les licences et autorisations nécessaires soient demandées, le cas échéant, pour l'acquisition et l'utilisation d'équipements sensibles.
- Garantir la mise en place des procédures de gestion des approvisionnements et l’utilisation des formats standards de MAG et diffuser des informations et des conseils sur les questions liées aux achats au personnel du MAG. Traitement des requêtes en conformité avec les procédures de MAG et les exigences des bailleurs dans des délais raisonnables, et en satisfaisant les besoins des demandeurs.
- Communiquer avec les départements internes et les fournisseurs pour garantir une coordination adéquate

Gestion des stocks
- Veiller au respect des politiques de gestion de stock
- Veiller à la bonne tenue de l’entrepôt (propreté, rangement, accessibilité, etc.)
- Organiser des inventaires physiques semestriels et annuels des stocks
- Assurer l’archivage physique et numérique des supports stocks
- S’assurer que les entrées et les sorties de stock du correctement surveillés et enregistrés

Suivi périodique des indicateurs logistiques et amélioration des processus :
- Identifier les possibilités d'amélioration des processus logistiques et d'approvisionnement.
- Proposer des solutions pour réduire les coûts, améliorer l'efficacité et accélérer les délais de livraison.
- Collecte, analyse des données liées à l'activité logistique ;
- Établit des rapports périodiques pour présenter les résultats des indicateurs clés de performance logistique ;
- Identifie les écarts et les tendances significatives et les partager avec l'équipe logistique ;

Archivage :
- Maintenir un niveau élevé, précis et à jour concernant l’archivage physique et électronique des documents de stocks, des achats, des équipements et du parc auto ;
- Générer des rapports réguliers pour surveiller les performances et les indicateurs clés de performance (livrables logistiques mensuelles).

Gestion des équipements :
- Superviser les actifs du programme, en veillant à ce qu'ils soient suivis, entretenus et maintenus et à ce que le registre des actifs du programme soit précis et à jour.
- Gérer le cycle de vie des actifs du programme, en veillant à ce qu'ils soient mis au rebut en temps voulu, conformément à la politique du MAG et des donateurs.
- Veiller au bon fonctionnement et à l’affectation pertinente de tous les moyens de communications de la mission et garantir le respect des procédures de gestion des équipements de MAG.
- S’assurer d’un bon suivi et codification des assets du programme.
- Participer à la définition des besoins avec les équipes du programme.
- Mise à disposition des outils IT pour chaque employé ;
- Prise en charge des incidents ou requêtes du personnel MAG ;
- Suivi de chaque article du parc informatique et la mise à jour des logiciels, licences, Antivirus, pare-feu etc...
- Tenir le registre des équipements ainsi que les fiches d’inventaires à jours.
- Assurer la bonne utilisation, maintenance, réparation et entretien des équipements.

Gestion du transport, du parc des véhicules :
- En collaboration avec l'équipe de gestion du programme, définir les besoins en matière de flotte de véhicules et veiller à ce que des plans d'utilisation, de maintenance et d'entretien des véhicules soient établis et correctement renseignés.
- S’assurer avec l’équipe logistique que les véhicules sont utilisés de façon optimale
- S’assurer que les véhicules sont entretenus et utilisés correctement.
- S’assurer du respect des consignes de sécurité lors des déplacements véhiculés.

Gestion des TIC :
- Veiller à ce que la planification des technologies de l'information reflète les priorités du programme, en fournissant un soutien et une supervision pour les questions liées aux technologies de l'information, y compris l'adhésion à toutes les politiques organisationnelles en matière de technologies de l'information.
- Veiller à ce que les nouveaux membres du personnel soient correctement initiés à toutes les politiques en matière de technologies de l'information.
- Assurer le bon fonctionnement des serveurs, y compris le system de backup ;
- Assurer une bonne connectivité (réseau interne et internet) pour le personnel
- Coordination et supervision du département logistique :
- Planifier et répartir les tâches de l’équipe logistique placée sous sa supervision en fonction des priorités
- Assurer le leadership et la gestion quotidienne des équipes placées sous sa supervision
- Définir des objectifs clairs pour chaque membre de l'équipe en lien avec les objectifs globaux de l'Organisation
- Assurer l'accompagnement, le mentorat et le coaching des membres de l’équipe logistique placée sous sa supervision
- Faciliter la communication entre les différentes équipes ou départements pour assurer une bonne coordination des activités.
- Participer activement aux réunions d’équipes, réunions de lancement de Projet, réunion de suivi budgétaire.

Cette description de poste a pour but de résumer les principales fonctions et responsabilités du poste ; il ne s'agit pas d'une liste complète et exhaustive des tâches. Il s'agit d'un document non contractuel qui peut être modifié en fonction des circonstances. Il est attendu de tous les membres du personnel du MAG qu'ils fassent preuve de flexibilité et qu'ils soient disposés à accomplir les tâches appropriées lorsque le besoin s'en fait sentir.
Tous les membres du personnel doivent assumer les tâches générales suivantes :
- Travailler dans le cadre des valeurs fondamentales de MAG, et promouvoir son éthique et sa mission
- Travailler à la réalisation des objectifs du département et du programme
- S'assurer de la connaissance et du respect de toutes les politiques et procédures du MAG et se tenir informé des activités du MAG
- Exercer son rôle d'une manière appropriée au contexte culturel et dans le cadre juridique local
- Comprendre et respecter les normes décrites dans le cadre de protection de MAG, en agissant avec le soin et l'attention nécessaires
pour préserver le bien-être de toute personne entrant en contact avec le travail de MAG et en signalant tout problème éventuel
- Le chargé des Finances, de l’administration et des Ressources Humaines sera appelé à remplir toutes tâches confiées par son management qui pourraient être indispensables pour le bon fonctionnement du programme


Spécifications de la personne
Expériences essentielles
- Au moins 5 ans d'expérience dans le domaine de la logistique : approvisionnement, dont 2 ans minimum à un poste similaire
- Expérience de la coordination de tous les aspects d'une chaîne d'approvisionnement solide
- Expérience de la mise en œuvre et de la gestion de contrôles logistiques pour répondre aux exigences opérationnelles d'un projet ou d'un programme.
- Expérience du travail dans un pays en développement et compréhension des contraintes que cela impose.
- Expérience de la gestion et du renforcement des capacités d'une équipe de personnel national.

Compétences et connaissances essentielles :
- Connaissance des procédures et lignes directrices internationales pertinentes en matière d’exportation/importation
- Compréhension des lignes directrices en matière d'achats éthiques et des normes des ONGI
- Capacité à développer et à maintenir des systèmes d'enregistrement clairs pour contrôler la chaîne d'approvisionnement et la gestion des actifs.
- Excellentes compétences organisationnelles avec la capacité de coordonner, de planifier et de hiérarchiser les activités.
- Excellente maîtrise de la lecture, du calcul et des technologies de l'information (par exemple Word/Excel)
- Capacité à communiquer avec clarté et crédibilité sur papier et en face à face.
- Compétences en matière de négociation
- Compétences linguistiques en français/anglais
- Aptitudes essentielles
- Innovateur, flexible et proactif avec une approche de résolution de problèmes où les systèmes peuvent être améliorés.
- Déterminé et engagé à respecter les normes de qualité les plus élevées
- Capacité à s'intégrer dans une équipe variée et à établir des relations de travail efficaces à tous les niveaux, en interne et en externe.
- Capacité à respecter les délais et à travailler calmement sous pression.
- Capacité à gérer une charge de travail importante et à établir des priorités.
- Capacité à représenter et à promouvoir le MAG
- Intérêt et engagement pour le mandat humanitaire et de renforcement des capacités de MAG
- Souci du détail, en particulier en ce qui concerne la paperasserie et l'équipement.
- Souhaitable
- Expérience des processus d'approvisionnement et de facturation
- Expérience des procédures d'autorisation d'expor