Le poste de responsable des finances et de l’administration consiste à apporter un soutien financier et administratif aux programmes du BRC au Sahel. Le titulaire de ce poste fournit des services de soutien opérationnel complets, professionnels et proactifs au bureau du BRC au Sahel sur les aspects financiers, logistiques et administratifs, en accompagnant les partenaires, les responsables et les délégués. Ce poste polyvalent soutient et contribue à la mise en œuvre efficace des programmes du BRC ainsi qu’à la bonne gestion du bureau (aspect principal du poste).

Responsabilités
Sous la supervision et avec le soutien du représentant national pour le Sahel, le responsable des finances et de l’administration assume plusieurs missions clés dans les domaines des finances, de la logistique et de l’administration :

Finance
• Assister le responsable Sahel dans la mise en œuvre et l’amélioration continue des systèmes de contrôle financier au sein du cluster Sahel.
• Vérifier l’exactitude, l’exhaustivité et la conformité des registres financiers et veiller à ce que les documents soient prêts pour un audit à tout moment.
• Garantir l’intégrité des informations financières dans Agresso et soutenir les processus avancés de rapprochement financier.
• Gérer la trésorerie et les prévisions, les opérations de trésorerie quotidiennes et mensuelles, les paiements et le rapprochement
• Tenir à jour et mettre à jour le manuel du petit bureau du Sahel et les fiches de procédure
• Soutenir les audits internes et la mise en œuvre des rapports financiers
• Veiller au respect des exigences en matière de reporting financier et des exigences des bailleurs de fonds.

Soutien aux programmes et aux Sociétés nationales partenaires
• Fournir un soutien technique aux Sociétés nationales afin qu’elles puissent produire des rapports financiers précis, validés et remis en temps opportun, qui répondent aux exigences et aux délais des projets et qui soient conformes aux politiques et procédures des Sociétés nationales ainsi qu’aux directives de gestion financière du BRC.
• S’assurer que les explications relatives aux écarts budgétaires, ainsi que les activités et les lignes budgétaires reportées correspondantes, sont correctes et cohérentes avec les rapports narratifs.
• Aider les responsables de programme dans l’examen et la révision des prévisions budgétaires. Préparer les rapports financiers et signaler les écarts importants au chef de bureau.
• Contribuer à la planification et à l’organisation des audits internes et des audits initiés par les bailleurs de fonds concernant les programmes soutenus par le BRC

Logistique et Sécurité
• Veiller à ce que les inventaires des immobilisations des NS pour les projets, conformément à leurs politiques et aux exigences des bailleurs de fonds/projets, soient établis, tenus à jour et mis à jour à tous les niveaux.
• Assurer le suivi des dossiers d’approvisionnement conformément aux directives du manuel des petits bureaux, y compris la compilation et l’archivage de la documentation relative aux achats.
• Gérer l’organisation d’événements, notamment la finalisation des ordres du jour, la logistique et l’administration des réunions, des ateliers et autres événements :
• Tenir à jour l’inventaire des biens, des fournitures, du mobilier et des équipements du BRC.
• Apporter un soutien à l’entretien des bureaux et des équipements afin de fournir des services de bureau de qualité et de garantir le bon fonctionnement des installations ainsi qu’un approvisionnement adéquat en fournitures de bureau.
• Superviser la gestion du parc automobile (indemnité mensuelle de carburant, entretien…) selon les besoins.
• Aider le représentant national pour le Sahel à s’assurer que les exigences minimales de sécurité (MSR) pour le pays sont en place et à en garantir le respect.

Administration et Ressources Humaines
• Assurer le suivi de l’ensemble des accords d’intégration et de prestation de services du BRC, en collaboration avec les homologues de la FICR, et veiller au respect des procédures applicables
• Contribuer à l’organisation et à la facilitation des visites et des déploiements dans les pays, ainsi que des visites dans la région du Sahel et au Royaume-Uni, y compris les dispositions relatives à l’hébergement et au transport
• Coordonner et soutenir les réunions sur site et en ligne selon les besoins
• Soutenir l’organisation des déplacements des membres de l’équipe, en assurant la liaison avec la FICR pour l’accueil des nouveaux membres du personnel, leur intégration et les questions administratives, selon les besoins
• Soutenir les responsables en assurant une communication interne et externe efficace et servir de premier point de contact pour les demandes internes relatives aux activités du RCM dans les pays, selon les besoins.
• Veiller au respect des procédures administratives au sein du bureau du BRC et dans la région du Sahel.
• Stocker et archiver les données afin de garantir que les dossiers sont à jour, exacts et fiables, et contiennent les informations requises.

Information et Communication
• Tenir à jour des systèmes de documentation et d’archivage financiers précis, sécurisés et conformes, en veillant à ce que les informations du Système de gestion de l’information sur les programmes (PIMS) du BRC soient mises à jour
• Assurer la coordination avec le responsable régional pour fournir des rapports d’avancement et d’autres informations aux équipes de collecte de fonds du BRC concernant les projets financés par des sources externes.
• Représenter l’équipe du Sahel lors de réunions internes et externes, selon les besoins.
Safeguarding
• Contribuer à la création d’un environnement sûr où les abus, les préjudices ou l’exploitation (y compris les abus sexuels sur les enfants et les jeunes) ne sont pas tolérés, et promouvoir une culture d’expression permettant de signaler tout problème sans crainte de représailles.
• Aider les responsables à mettre en œuvre efficacement les politiques de protection des personnes et la procédure internationale de protection des personnes.


Qualifications et expérience
• Requis : Diplôme universitaire dans un domaine pertinent
• Souhaité : Certifications professionnelles dans un domaine pertinent
• Excellentes compétences en communication écrite et orale
• Excellentes compétences en matière de présentation et de rédaction de rapports
• Compétences avérées en matière de tableurs et d’administration financière
• Capacité à gérer de nombreuses tâches administratives et de reporting
• Maîtrise avérée des compétences fondamentales en (a) communication et collaboration numériques, (b) création de contenu numérique de base, (c) sûreté et sécurité numériques, (d) maîtrise des données, et (e) résolution de problèmes à l’aide de la technologie (y compris l’utilisation responsable des assistants IA).
• Compréhension et adhésion à la mission et aux valeurs de la FICR.
• Maîtrise parfaite du français à l’oral et à l’écrit
• Maîtrise parfaite de l’anglais à l’oral et à l’écrit est souhaitable