Full vacancy title: Assistant à la gestion de la documentation, PSEG.1
Location: Abidjan, Côte d'Ivoire
Position Grade: GS7
Position Number: 50000840
Posting Date: 08-nov-2021
Closing Date: 07-déc-2021

LA BANQUE :
Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement qui œuvre pour la croissance économique et le progrès social en Afrique.
Elle compte 81 États membres, dont 54 en Afrique (pays membres régionaux).
Le programme de développement de la Banque africaine de développement vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique.
Afin de se concentrer au mieux sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et de réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a défini pour ses interventions en Afrique, cinq grands domaines (Top 5) à intensifier pour accélérer l’obtention de résultats à savoir : l'énergie, l'agro-industrie, l'industrialisation, l'intégration et l'amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE RECRUTEUR :
Le Président planifie, supervise et gère les activités du Groupe de la Banque.
Sous la direction des conseils d'administration, le Président pilote les affaires de la Banque africaine de développement et du Fonds africain de développement, et gère les opérations et activités conformément aux accords portant création des deux entités.
Le Président supervise plusieurs départements et unités, y compris le Cabinet du président ; le Département de l'évaluation indépendante du développement ; le Département de l'intégrité et de la lutte contre la corruption; l'Unité de la vérification de la conformité et médiation ; le Secrétariat du conseil d'appel des sanctions ; le Tribunal administratif; le Bureau de l'auditeur général ; la Direction de la gestion des risques du groupe ; le Conseil juridique général et services juridiques ; le Département de la communication et des relations extérieures ; le Bureau de l'éthique et le Bureau du secrétaire général et secrétariat général.

LE DÉPARTEMENT RECRUTEUR :
Le rôle du Bureau du Secrétaire général et du Secrétariat général de la Banque (PSEG) est de faciliter la réalisation des objectifs de la stratégie décennale de la Banque, des High 5 et du modèle de développement et de prestation des services (DBDM) en améliorant le processus de prise de décision des organes de gouvernance et forger de meilleures relations de travail avec les actionnaires et les pays d'accueil de la Banque.

Le PSEG comprend :
(i) le Cabinet du Secrétaire général (PSEG.0) qui a la responsabilité supplémentaire de gérer la Section de la gestion des documents et des archives ainsi que la Section de la coordination des politiques de gouvernance d'entreprise et des relations avec les actionnaires et la Section des conférences et réunions ;
(ii) une Division des affaires et des procédures du Conseil (PSEG.1) ; et
(iii) une Division du protocole, des privilèges et des immunités (PSEG.2).

LA DIVISION (PSEG.1)

Les principales fonctions de la Division des affaires et des délibérations du Conseil (PSEG.1) sont les suivantes :
(i) Préparer les programmes de travail, l'ordre du jour et les calendriers des réunions des Conseils et comités ;
(ii) Organiser les réunions des Conseils et de leurs comités, ainsi que leur assurer le secrétariat ;
(iii) Assurer les services de secrétariat des Conseils des gouverneurs et de leurs organes subsidiaires, et gérer les relations entre ces Conseils et la haute direction ;
(iv) Suivre la mise en œuvre des décisions des Conseils par les unités organisationnelles concernées ;
(v) Fournir des services administratifs et de soutien aux élus et fournir un soutien au recrutement pour leurs bureaux ; et
(vi) Préserver et sauvegarder la mémoire institutionnelle de la Banque.

LE POSTE :

L'objectif global de ce rôle est :
- Contrôler la qualité des documents du Conseil et assurer leur diffusion dans les délais (copie électronique);
- Indexer dans DARMS, tous les documents électroniques distribués pour en faciliter la récupération.
- Récupérer les documents de DARMS pour les directeurs exécutifs, leur personnel, la haute direction et le personnel de la Banque
- Couvrir les réunions du Conseil et des Comités et préparer les listes de présence aux réunions.
- Participer aux Assemblées annuelles du Groupe de la Banque

PRINCIPALES FONCTIONS :
Sous la supervision directe et l’orientation du Chef du Conseil Coordination Programmation & Contrôle Qualité Section et supervision générale du Chef de division, le titulaire doit :

Distribution des documents du Conseil (version électronique et papier) :
- S’assurer que les titres, les numéros de référence et les dates sur les documents sont corrects avant leur distribution
- Effectuer des vérifications comparatives rapides pour s'assurer de la conformité entre les documents anglais et français
- Suivre et diffuser les documents aux membres du Conseil et à leurs Comités dans les délais requis
- Bonne connaissance et utilisation adéquate de la base de données des Gouverneurs pour transmettre des lettres et documents aux gouverneurs du Groupe de la Banque ;
- Enregistrer tous les documents transmis à la haute direction

Couverture des réunions
- Participer à la couverture des réunions du Conseil, des comités chargés des réunions, des séminaires, des groupes de travail et des conférences ;
- Faciliter la circulation des messages entre les membres du Conseil lors des réunions ;
- Accueillir les membres de la Haute direction et du personnel autorisés à prendre part aux réunions dans les salles du Conseil ou de réunions ;
- Transmettre les messages écrits ou oraux des membres du personnel se trouvant dans les salles de réunion à ceux qui sont à l'extérieur et vice-versa ;
- Préparer les listes de présence des réunions pour le Secrétaire général, les Chargé(e)s d'affaires du Conseil et les secrétaires des comités ;

Indexation des documents :
- Indexer les documents dans le système d'archivage électronique et veiller à ce que les références, le dossier, la catégorie et le type du document correct soient sélectionnés pour garantir une bonne indexation des documents ;
- Mener les recherches documentaires (sur les projets/programmes, documents de politiques et les rapports d'activité) dans le système d'archivage électronique à la demande des Administrateurs et des membres du personnel ;
- Participation aux Assemblées annuelles du Groupe de la Banque :

Contribuer au traitement des documents des Assemblées annuelles et prendre part aux réunions.
CRITÈRES DE SÉLECTION (compétences, expérience et connaissances) :

- Être titulaire d’au moins une Licence en Gestion, Développement, Communication, Relations Internationales et Technologies de l’Information ou dans d'autres disciplines connexes.
- Justifier d’au moins cinq (5) années d'expérience professionnelle pratique pertinente dans la gestion du traitement de la documentation.
- Une connaissance approfondie des procédures de traitement de document.
- Une bonne maîtrise des procédures de travail de la Banque et du Conseil.
- Une bonne connaissance de l'archivage des documents.
- Capacité à adapter et à utiliser de façon rapide les toutes dernières technologies liées à la gestion des archives.
- Aptitudes en communication et en relations interpersonnelles.
- Souci du détail
- Capacité à communiquer efficacement à l'écrit comme à l'oral en anglais ou en français, avec, de préférence, une connaissance pratique de l'autre langue.
- Compétence dans l'utilisation des applications courantes de la Suite Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint); la connaissance de SAP (ou d'autres systèmes de gestion intégrés des documents ou des logiciels de traitement de données quantitatives et qualitatives) constitue un atout supplémentaire ;

LE PRÉSENT POSTE N'OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D'EMPLOI INTERNATIONAL (LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ COMME MEMBRE DU PERSONNEL LOCAL ET NE BENEFICIERA PAS DU STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL).