L’assistant(e) de direction fournira un soutien administratif et stratégique de haut niveau au directeur général/directeur exécutif/autre dirigeant. Ce poste requiert des compétences organisationnelles exceptionnelles, le souci du détail et la capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement en constante évolution. L’assistant administratif assurera la liaison entre le dirigeant et les parties prenantes internes/externes, en veillant à l’efficacité du flux de travail et de la communication.

Principales responsabilités
Soutien exécutif et calendrier
• Gérer le calendrier, les rendez-vous et les déplacements du directeur national.
• Établir des priorités et programmer des réunions, en veillant à une gestion optimale du temps.
• Préparer les ordres du jour, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des mesures prises lors des réunions.
• Voyager avec le CD selon les besoins
Rôle de communication et de liaison
• Agir en tant que premier point de contact entre l’exécutif et les parties prenantes internes/externes.
• Rédiger, réviser et gérer la correspondance, les rapports et les présentations.
• Maintenir la confidentialité et traiter les informations sensibles avec discrétion.

Gestion administrative et de bureau
• Superviser les tâches administratives, y compris le classement, la gestion des données et le suivi des dépenses.
• Coordonner les opérations de bureau afin d’assurer le bon déroulement du travail.
• Aider à la préparation du budget, à l’approvisionnement et à la gestion des fournisseurs.
Planification de voyages et d’événements
• Organiser les voyages nationaux et internationaux, y compris les vols, l’hébergement et les itinéraires.
• Planifier et coordonner les réunions de direction, les sessions du conseil d’administration et les événements d’entreprise.
• Assurer l’organisation logistique des engagements de haut niveau.
• Soutien aux parties prenantes et au conseil d’administration
• Préparer des documents et des rapports pour les réunions du conseil d’administration et les discussions de la haute direction.
• Soutenir les processus de gouvernance en gérant la documentation et la communication du conseil d’administration.
• Coordonner le suivi des décisions et des mesures prises lors des réunions de direction.
Gestion financière
• Préparer le budget du bureau du directeur national.
• Préparer les rapports financiers sur les voyages pour le CD
Projet Gestion
• Assistant dans la coordination de projets spécifiques
• Suivre l’avancement du projet et assurer la liaison avec les équipes concernées

Formation et certifications
• Licence en administration des affaires, en gestion, en communication ou dans un domaine connexe.
Expérience
• Au moins deux ans d’expérience en tant qu’assistant(e) de direction, assistant personnel ou dans une fonction similaire.

Connaissances
• Haut niveau de discrétion et de confidentialité.
• Solides compétences en matière de résolution de problèmes et de prise de décision.
• Capacité d’adaptation et aptitude à gérer des priorités dynamiques.
• Une expérience dans le domaine de l’assistance aux cadres au sein de organisations à but non lucratif, entreprises, administrations publiques est un atout.

Compétences
• Créativité
• Excellentes compétences en matière d’organisation et de gestion du temps.
• Haut niveau de discrétion et de confidentialité.
• Solides compétences en matière de résolution de problèmes et de prise de décision.
• Capacité d’adaptation et aptitude à gérer des priorités dynamiques.
• Une expérience dans le domaine de l’assistance aux cadres au sein de [secteur spécifique, par exemple, organisations à but non lucratif, entreprises, administrations publiques] est un atout.
• Analyse et rédaction de rapports
• Compétences en matière de présentation et de communication
• Planification, organisation, gestion du temps et coordination
• Maîtrise de l’anglais et du français à l’écrit et à l’oral
• Maîtrise de Microsoft Office Suite, de Google Workspace et des outils de gestion de projet
• Solides capacités d’organisation et d’exécution de tâches multiples.
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale
• Capacité à travailler de manière indépendante et à maintenir le professionnalisme dans des situations de forte pression.